BISTA
BISTA Kanton Bern
Einführung
Jährlich, meist im September, erfolgt der obligatorische Export der Bildungsstatistik. Um diesen mit korrekten Daten erfolgreich durchführen zu können, benötigt es vorab administrative Vorbereitungen sowie die Kontrolle der Daten auf Richtigkeit. Der folgende Leitfaden soll dabei als Orientierung dienen und beschreibt gleichzeitig den Aufbau dieses Kapitels:
- Administrative Vorbereitung
- BISTA-relevante Felder erkennen und führen (kontinuierlich während des Jahres)
- Vorbereitung des BISTA-Exports mithilfe des Formulars Bildungsstatistik (im Modul Schule)
- Kontrollrapport drucken und zur Behebung von Fehlern nutzen
- Bildungsstatistik exportieren (Dateien für Upload generieren)
- Auf kantonaler Erhebungsplattform hochladen
Im Folgenden werden diese Schritte detailliert beschrieben und können so bei der Vorbereitung des BISTA-Exports systematisch durchgegangen werden, um einen erfolgreichen Export zu gewährleisten.
1. Administrative Vorbereitung
Grundeinstellungen BISTA Bern
Bevor Sie mit der Vorbereitung der diesjährigen Bildungsstatistik beginnen, müssen unbedingt einige Grundeinstellungen in Scolaris überprüft und allenfalls angepasst werden. Diese ändern sich zwar nur selten, wenn sie schon einmal eingestellt wurden, sollten aber trotzdem zur Sicherheit einmal im Jahr vor der Erstellung der diesjährigen Bildungsstatistik überprüft werden.
Melden Sie sich dazu in Scolaris als Benutzer/in mit Administratorenrechten an.
a. Programmoptionen
Gehen Sie im Bereich Options in die Programmoptionen. Wählen Sie dort den Abschnitt Schnittstellen an.
Überprüfen Sie im oberen Bereich unter Bista die Einstellungen wie folgt:
| Feld | Einstellung |
| Kanton | BE |
| Exportoptionen BUR | aktiviertes Kontrollkästchen |
| Schulgemeinde | Bezeichnung Ihrer Schulgemeinde |
| Gemeindecode | Code Ihrer Schule |
b. Notwendige Statistikfelder einblenden
Stellen Sie sicher, dass die für den Kanton Bern benötigten zusätzlichen Felder im Schülerformular eingeblendet sind. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie im Modul Schule das Formular Schüler.
- Wechseln Sie auf das Menüband Options.
- Klicken Sie auf Feldnamen konfigurieren.
- Wechseln Sie im sich öffnenden Fenster zum Register Diverses.
- Setzen Sie die Häkchen bei den folgenden beiden Feldern, um sie anzeigen zu lassen:
- Asylbewerber
- HSK
c. Überprüfung der Referenztabellen und Kataloge
Vor der Erstellung der Bildungsstatistik empfiehlt es sich, auf der Erhebungsplattform zu überprüfen, ob Änderungen/Neuerungen/Ergänzungen vorzunehmen sind. Dies ist z.B. der Fall, wenn sich Codes ändern. Diese Listen findet man unter https://www.bista.be.ch/erhebung/de/hilfe/sdl.aspx (Stand: 26.06.2023).
In solchen Fällen müssen in Scolaris die entsprechenden Referenztabellen und Kataloge angepasst werden. Da die dort hinterlegten Codes IMMER den gültigen Werten des Kantons Bern entsprechen müssen, dürfen diese nur geändert werden, wenn es von offizieller Kantonsseite auf der Website bekanntgegeben und somit gefordert wird.
Sie gelangen zu den entsprechenden Referenztabellen per Klick auf den als Link dargestellten Feldnamen oder über Options und dann den Abschnitt Referenzen bzw. Kataloge.
Zum Schutz der Kataloge kann in Scolaris V in der Benutzerverwaltung für jede Rolle definiert werden, welche Kataloge diese Rolle bearbeiten darf. Wir empfehlen, diese Rechte nur an wenige Personen zu geben.
Wenn in Referenztabellen bzw. Katalogen Einträge gelöscht oder geändert werden, so ist im Anschluss immer zu überprüfen, ob Schülerdatensätze existieren, welche diesen Eintrag hatten (z.B. mittels Schnellfilter).
Falls ja, dann müssen diese zwingend einen aktuellen, neuen Eintrag aus der Referenztabelle zugewiesen bekommen.
In der Referenztabelle Schulart bietet es sich an, überflüssige Eintragungen zu löschen (fremde Schularten, z.B. kein Kindergarten an einer Sekundarschule nötig). So verringert sich die Gefahr von späteren falschen Einträgen.
2. BISTA-relevante Felder erkennen und führen
In Scolaris V kann jede/r Nutzer/in selber entscheiden, ob er/sie momentan die BISTA-relevanten Felder gekennzeichnet haben möchte. Hat man im Modul Schule oder Administration ein Formular (Schüler o. Klasse bzw. Adresse o. Personal) offen, befindet sich im zugehörigen Menüband Formular der Button Bista-Felder markieren.
Wählt man diesen an, so werden neben allen BISTA-relevanten Feldern im jeweiligen Formular rote Ausrufezeichen als Hinweis eingeblendet (hier als Beispiel im Formular Schüler im Register Übersicht).
Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht zu den BISTA-relevanten Feldern, welche nicht unbedingt selbsterklärend sind, aber zwingend geführt werden müssen (und daher auch rote Ausrufezeichen bei eingeschalteter Funktion haben). Auf eine Auflistung weiterer, selbsterklärender BISTA-relevanter Felder wie Geburtsdatum des/r Schülers/in wird für die Übersichtlichkeit verzichtet.
a. Formular Schüler
| Bezeichnung | Ort | Funktion |
| Gemeinde | Formular Adresse, Register Übersicht | wird im Formular Adresse nach Eingabe der Postleitzahl automatisch eingefügt |
| Heimatort | Formular Schüler, Register Eigenschaften | Heimatort der Schülerin / des Schülers:
|
| Erstsprache |
Formular Schüler, Register Eigenschaften |
Eintrag aus Referenztabelle auswählen Wird das Feld leergelassen, übernimmt Scolaris automatisch den Eintrag aus dem Feld Sprache (=Umgangssprache). |
| Lehrplanstatus |
Formular Schüler, Register Eigenschaften |
Eintrag aus Referenztabelle auswählen |
| Asylbewerber |
Formular Schüler, Register Eigenschaften (kein Standardfeld; vom Administrator einzublenden) |
leer = kein/e Asylbewerber/in F = vorläufig Aufgenommene N = Asylsuchende |
| HSK |
Formular Schüler, Register Eigenschaften (kein Standardfeld; vom Administrator einzublenden) |
X = Teilnahme an HSK leer = keine Teilnahme an HSK |
| Programmjahr |
Formular Schüler, Register Klasse |
Wird beim Klassenwechsel aus dem Formular Klasse übernommen und muss allenfalls angepasst werden (z.B. bei Schülern mit unterschiedlichen Programmjahren in derselben Kleinklasse). |
| Klassenhistory |
Formular Schüler, Register Klasse |
Jeder Schülerdatensatz benötigt in der History einen Eintrag bezüglich des letzten Schuljahres. Sind die Klassendaten immer gepflegt, so erfolgt dies beim Klassenwechsel automatisch. Neu in den KIGA eintretende Schüler:innen sind davon ausgenommen.
Bei Zuzüglern auf das neue Schuljahr bis zum Stichtag BISTA muss die Klassenhistory für das vergangene Schuljahr manuell eingetragen werden.
Bei manuellen Einträgen empfehlen wir, auch die Bezeichnung und Untergruppe in der History zu führen. Da der Eintrag auf dem Druckbericht Schülerkarte erscheint, wird der Eintrag so vollständig und wirkt nicht rudimentär. |
b. Versicherungs-Nummer
Die Sozialversicherungsnummer (AHV13) wird im Kanton Bern als Personenidentifikator verwendet. Bei allen Schülerdatensätzen muss im Feld Versicherungs-Nr. (Formular Schüler, Register Eigenschaften) daher die AHV-Nummer erfasst sein.
c. Formular Klassen
Hier ist wichtig zu beachten, dass beim Klassenwechsel die im Formular Klassen erfassten Daten automatisch in die entsprechenden Schülerdatensätze eingetragen werden. Ggf. muss hier also manuell nachgearbeitet werden.
1. Korrekte Bezeichnung der Mischklassen
Bei Mischklassen (z.B. KIGA 1/2 mit Kindern aus dem 1. und 2. Programmjahr) müssen im Formular Klasse (Modul Schule) bestimmte Felder bei allen beteiligten Teilklassen identisch sein, damit diese Teilklassen in Scolaris als gemeinsame Mischklasse erfasst und so später für die Bildungsstatistik korrekt exportiert werden können. Diese Felder sind:
- Bezeichnung (Register Übersicht)
- Gebäude (Register Eigenschaften) [entspricht dem Schulhaus]
- Lehrperson 1 (Register Übersicht)
Das Feld Untergruppe (Register Übersicht) darf sich unterscheiden; auf diese Weise lassen sich auch die Teilklassen auseinanderhalten.
Beispiel:
Mischklasse KIGA 1/2 (bestehend aus KIGA-Kindern des 1. und 2. Programmjahrs):
| Feld | KIGA 1 | KIGA 2 |
| Bezeichnung | KIGA 1/2 | KIGA 1/2 |
| Gebäude | Nord | Nord |
| Lehrperson 1 | Peter Müller | Peter Müller |
| Untergruppe | 1 | 2 |
2. Fremdklassen
Überprüfen Sie, ob alle Fremdklassen tatsächlich ein Häkchen im Feld Fremdklassen gesetzt bekommen haben (Register Eigenschaften). Nur dann werden diese Fremdklassen bei den Statistikexporten nicht berücksichtigt.
3. Unterrichtssprache und Klassentyp
Der Kanton Bern verfügt über zusätzliche Felder im Klassenformular. Diese findet man im Register Eigenschaften und sie sind wie folgt zu befüllen:
| UNTERRICHTSSPRACHE | |
| 1 | deutsch |
| 2 | französisch |
| 3 | englisch |
| 4 | andere |
| KLASSENTYP | |
| 0 oder 1 | Regelklassen |
| 2 | Einschulungsklassen |
| 3 | Klassen zur besonderen Förderung |
| 4 | Sonderschulklassen |
| 5 | andere |
d. Formular Schulhaus
Damit jede Klasse - und damit auch jeder Schülerdatensatz - einem Schulhaus zugeordnet werden kann, muss jedes Schulhaus seine eindeutige Nummer erhalten.
| Bezeichnung | Funktion |
| BUR-Nummer | Schulhausnummer gemäss Bildungsstatistik |
Bei Neubau oder Reaktivierung von Schulhäusern ist der Code beim Kanton zu erfragen. Dies gilt auch, wenn Codes bestehender Schulhäuser unklar sind.
3. Vorbereitung des BISTA-Exports mithilfe des Formulars Bildungsstatistik
Um möglichst effizient den anstehenden BISTA-Export vorzubereiten, empfiehlt es sich, das Formular Bildungsstatistik im Modul Schule zu nutzen. Dieses ermöglicht, in tabellarischer Form für alle BISTA-relevanten Felder die Daten auf Vollständigkeit zu überprüfen und ggf. auch gleich zu ergänzen bzw. zu korrigieren.
a. BISTA-relevante Schülerdaten kontrollieren
Im ersten Register Bista Schüler können im Dropdownfeld Klasse entweder alle Klassen gleichzeitig oder nur einzelne Klassen angewählt werden, um sich die entsprechenden SchülerInnen anzeigen zu lassen und deren Daten auf Vollständigkeit zu überprüfen. Alternativ kann auch nach Lehrperson oder Programmjahr gefiltert werden.
Um möglichst schnell einen Überblick zu gewinnen, welche Daten fehlen, empfiehlt es sich, spaltenweise durchzugehen und dabei jeweils den Spaltenfilter zu verwenden. Durch Klick auf den kleinen Pfeil im Spaltentitel und dann die Auswahl des obersten Eintrags Von A bis Z sortieren bzw. Nach Datum sortieren (aufsteigend) werden die leeren Felder der jeweiligen Spalte zuoberst angezeigt, sodass man auf schnelle Weise die fehlenden Daten ergänzen kann (im Bearbeitungsmodus). Dabei kann man nach erfolgtem Eintrag mit der Nach-Unten-Pfeiltaste auf schnelle Weise zum nächsten Feld übergehen - Scolaris speichert die Einträge automatisch und pflegt diese im zugehörigen Datensatz an entsprechender Stelle ein.
b. BISTA-relevante Personaldaten kontrollieren
Um alle Personaldatensätze anzuzeigen, muss im oberen Bereich der Dropdownfelder in einem der Felder eine beliebige Auswahl getroffen werden. Die genaue Auswahl ist unerheblich, da immer alle vorhandenen Personaldatensätze angezeigt werden.
Hier werden nicht alle BISTA-relevanten Daten abgebildet. Es gibt zusätzlich relevante Daten im Formular Beschäftigung zu befüllen.
c. BISTA-relevante Klassendaten kontrollieren
Hierbei verhält es sich analog zu dem Register Bista Personal (siehe b. BISTA-relevante Personaldaten kontrollieren).
d. BISTA-relevante Gebäudedaten kontrollieren
Hierbei verhält es sich analog zu dem Register Bista Personal (siehe b. BISTA-relevante Personaldaten kontrollieren).
Das letzte Register Perspektive SuS im Formular Bildungsstatistik ist eine individuelle Fremdkantonslösung und ist daher für den Kanton Bern irrelevant.
4. Kontrollrapport drucken
Wenn alle BISTA-relevanten Felder korrekt gepflegt und vollständig erfasst sind, kann ein Kontrollrapport der Bildungsstatistik gedruckt werden. Dies machen Sie wie folgt:
- Markieren Sie sämtliche Normalklassen des aktuellen Schuljahrs.
- Wählen Sie im Modul Schule unter Funktionen Bista aus.
- Wählen Sie im sich daraufhin öffnenden Fenster bei Export Art aus, ob Sie die Daten verpackt (=mit Passwort geschützt; dieses setzen Sie im weiteren Verlauf selbst) oder unverpackt (ohne zusätzliches Passwort; für die meisten Kantone ausreichend) exportieren wollen.
- Kreuzen Sie anschliessend den gewünschten Bericht (Klassen/Lehrpersonen/Statistik des Schulpersonals) an und bestätigen Sie durch Klick aufs Häkchen.
Alle Berichte dienen der Kontrolle und haben keine Datenübermittlung zur Folge.
Kontrolle mittels Druckbericht
Auf dem darauffolgenden Druckbericht erscheinen die markierten Klassen. Mischklassen werden direkt auf einem Blatt zusammengezogen.
Im Folgenden wird erläutert, welche Angaben wo in Scolaris zu ergänzen sind, falls Fehleinträge bemängelt werden und zu korrigieren bzw. zu ergänzen sind.
Steht in einem Feld n.v., so sind gar keine gültigen Einträge vorhanden - hier sind Korrekturen zwingend erforderlich!
Titelbereich des Kontrollberichts
| Bezeichnung | Verortung in Scolaris |
| Schule | Modul Administration, Formular Gebäude, Register Übersicht, Feld BUR-Nummer |
| Klasse | Formular Klassen, Register Übersicht, Felder Bezeichnung, Untergruppe und Programmjahr |
| Name Lehrperson | Formular Klassen, Register Übersicht, Feld Klassenlehrperson |
| Abteilung | Formular Gebäude, Register Übersicht, Feld Nummer |
| Typ |
Formular Klassen, Register Bista BE, Feld Klassentyp |
Spalten des Kontrollberichts
| Bezeichnung | Verortung in Scolaris |
| Geb. | Formular Schüler, Register Übersicht, Feld Geburtsdatum |
| Geschl. | Formular Schüler, Register Eigenschaften, Feld Geschlecht |
| Staat | Formular Schüler, Register Eigenschaften, Feld Heimatort |
| Sprache | Formular Schüler, Register Eigenschaften, Feld Erstsprache |
| Wohng. | Formular Adresse, Register Übersicht, Feld Gemeinde |
| Schulart | Formular Klassen, Register Übersicht, Feld Schulart |
| Schuljahr | Formular Schüler, Register Klasse, Feld Programmjahr |
| SArtVJ | Formular Schüler, Register Klasse, Unterformular History, Feld Schulart beim als aktuell gekennzeichneten Datensatz (Häkchen in der Spalte Aktuell) |
| SJahrVJ | Formular Schüler, Register Klasse, Unterformular History, Feld P-Jahr beim als aktuell gekennzeichneten Datensatz (Häkchen in der Spalte Aktuell) |
| BMS | nur für Berufsschulen |
| MAR | nur für Gymnasium |
| Asylbewerber | Formular Schüler, Register Eigenschaften, Feld Asylbewerber |
| LP-Status | Formular Schüler, Register Eigenschaften, Feld Lehrplanstatus |
| Schüler | Formular Schüler und Adresse, Register Übersicht, Felder Name, Strasse und Ort |
| Versicherungs-Nr. | Formular Schüler, Register Eigenschaften, Feld Versicherungs-Nr. |
| HSK | Formular Schüler, Register Eigenschaften, Feld HSK |
5. Bildungsstatistik exportieren
Um die Bildungsstatistik aus Scolaris zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie im Modul Schule die Funktionen auf und wählen Sie Bista.
- Wählen Sie die Variante verpackt oder unverpackt aus (je nach Kantonsanforderung).
- Wählen Sie die Option Statistik der Lernenden aus.
- Tragen Sie den vom Kanton gewünschten Stichtag ein.
- Bestätigen Sie mit dem Ausführbutton.
- Bestätigen Sie die Meldung Soll die Bildungsstatistik erstellt werden?.
- Als Speicherort wird der im Setup hinterlegte Transferpfad vorgeschlagen.
- Legen Sie ggf. das Verschlüsselungspasswort fest.
- Scolaris speichert dann unter dem gewählten Transferpfad entweder eine Zip-Datei mit der Bezeichnung BExx_xxxx.zip (darin verpackt: Klassen.csv & Schüler.csv) oder speichert die beiden Dateien unverpackt einzeln ab.
6. Upload der Bildungsstatistik
Die Erstellung der Bildungsstatistik ist nun abgeschlossen. Die gespeicherte Dateien können nun auf der BISTA Plattform des Kanton Berns hochgeladen werden. Anschliessend gibt die Erfassungsplattform des Kantons Bern bei weiterhin bestehenden Fehlern einen Hinweis auf diese, sodass man diese noch beheben und dann den Upload erneuern kann.
BISTA nach BFS
Einführung
Jährlich, meist im September, erfolgt der obligatorische Export der Bildungsstatistik. Um diesen mit korrekten Daten erfolgreich durchführen zu können, benötigt es vorab administrative Vorbereitungen sowie die Kontrolle der Daten auf Richtigkeit. Der folgende Leitfaden soll dabei als Orientierung dienen und beschreibt gleichzeitig den Aufbau dieses Kapitels:
- Administrative Vorbereitung
- BISTA-relevante Felder erkennen und führen (kontinuierlich während des Jahres)
- Vorbereitung des BISTA-Exports mithilfe des Formulars Bildungsstatistik (im Modul Schule)
- Kontrollrapport drucken und zur Behebung von Fehlern nutzen
- Bildungsstatistik exportieren (Dateien für Upload generieren)
- Daten übermitteln, ggf. via Erhebungsplattform auf kantonaler Ebene
Im Folgenden werden diese Schritte detailliert beschrieben und können so bei der Vorbereitung des BISTA-Exports systematisch durchgegangen werden, um einen erfolgreichen Export zu gewährleisten.
Im Folgenden wird zuerst auf den BISTA-Export "Statistik der Lernenden" eingegangen und anschliessend auf die "Statistik des Lehrpersonals".
STATISTIK DER LERNENDEN
1. Administrative Vorbereitung
Grundeinstellungen für Kantone nach BFS
Bevor Sie mit der Vorbereitung der diesjährigen Bildungsstatistik beginnen, müssen unbedingt einige Grundeinstellungen in Scolaris überprüft und allenfalls angepasst werden. Diese ändern sich zwar nur selten, wenn sie schon einmal eingestellt wurden, sollten aber trotzdem zur Sicherheit einmal im Jahr vor der Erstellung der diesjährigen Bildungsstatistik überprüft werden.
Melden Sie sich dazu in Scolaris als Benutzer/in mit Administratorenrechten an.
a. Programmoptionen
Gehen Sie im Bereich Options in die Programmoptionen. Wählen Sie dort den Abschnitt Schnittstellen an.
Überprüfen Sie im oberen Bereich unter Bista die Einstellungen wie folgt:
| Feld | Einstellung |
| Kanton | Kurzbezeichnung Ihres Kantons |
| Exportoptionen BUR | aktiviertes Kontrollkästchen |
| Schulgemeinde | Bezeichnung Ihrer Schulgemeinde |
| Gemeindecode | Code Ihrer Schule |
b. Überprüfung der Referenztabellen und Kataloge
Vor der Erstellung der Bildungsstatistik empfiehlt es sich, auf der Erhebungsplattform zu überprüfen, ob Änderungen/Neuerungen/Ergänzungen vorzunehmen sind. Dies ist z.B. der Fall, wenn sich Codes ändern. In solchen Fällen müssen in Scolaris die entsprechenden Referenztabellen und Kataloge angepasst werden.
Da die dort hinterlegten Codes IMMER den gültigen Werten des BFS entsprechen müssen, dürfen diese nur geändert werden, wenn es von offizieller Bildungsdirektionsseite bekanntgegeben und somit gefordert wird.
Sie gelangen zu den entsprechenden Referenztabellen per Klick auf den als Link dargestellten Feldnamen oder über Options und dann den Abschnitt Referenzen bzw. Kataloge.
Zum Schutz der Kataloge kann in Scolaris V in der Benutzerverwaltung für jede Rolle definiert werden, welche Kataloge diese Rolle bearbeiten darf. Wir empfehlen, diese Rechte nur an wenige Personen zu geben.
Wenn in Referenztabellen bzw. Katalogen Einträge gelöscht oder geändert werden, so ist im Anschluss immer zu überprüfen, ob Schülerdatensätze existieren, welche diesen Eintrag hatten (z.B. mittels Schnellfilter).
Falls ja, dann müssen diese zwingend einen aktuellen, neuen Eintrag aus der Referenztabelle zugewiesen bekommen.
In der Referenztabelle Schulart bietet es sich an, überflüssige Eintragungen zu löschen (fremde Schularten, z.B. kein Kindergarten an einer Sekundarschule nötig). So verringert sich die Gefahr von späteren falschen Einträgen.
2. BISTA-relevante Felder erkennen und führen
In Scolaris V kann jede/r Nutzer/in selber entscheiden, ob er/sie momentan die BISTA-relevanten Felder gekennzeichnet haben möchte. Hat man im Modul Schule oder Administration ein Formular (Schüler o. Klasse bzw. Adresse o. Personal) offen, befindet sich im zugehörigen Menüband Formular der Button Bista-Felder markieren.
Wählt man diesen an, so werden neben allen BISTA-relevanten Feldern im jeweiligen Formular rote Ausrufezeichen als Hinweis eingeblendet (hier als Beispiel im Formular Schüler im Register Übersicht).
Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht zu den BISTA-relevanten Feldern, welche nicht unbedingt selbsterklärend sind, aber zwingend geführt werden müssen (und daher auch rote Ausrufezeichen bei eingeschalteter Funktion haben). Auf eine Auflistung weiterer, selbsterklärender BISTA-relevanter Felder wie Geburtsdatum des/r Schülers/in wird für die Übersichtlichkeit verzichtet.
a. Formular Schüler
| Bezeichnung | Ort | Funktion |
| Gemeinde | Formular Adresse, Register Übersicht | wird im Formular Adresse nach Eingabe der Postleitzahl automatisch eingefügt |
| Heimatort | Formular Schüler, Register Eigenschaften | Heimatort der Schülerin / des Schülers:
|
| Erstsprache |
Formular Schüler, Register Eigenschaften |
Eintrag aus Referenztabelle auswählen Wird das Feld leergelassen, übernimmt Scolaris automatisch den Eintrag aus dem Feld Sprache (=Umgangssprache). |
| Lehrplanstatus |
Formular Schüler, Register Eigenschaften |
Eintrag aus Referenztabelle auswählen |
| Programmjahr |
Formular Schüler, Register Klasse |
Wird beim Klassenwechsel aus dem Formular Klasse übernommen und muss allenfalls angepasst werden (z.B. bei Schülern mit unterschiedlichen Programmjahren in derselben Kleinklasse). |
| Klassenhistory |
Formular Schüler, Register Klasse |
Jeder Schülerdatensatz benötigt in der History einen Eintrag bezüglich des letzten Schuljahres. Sind die Klassendaten immer gepflegt, so erfolgt dies beim Klassenwechsel automatisch. Neu in den KIGA eintretende Schüler:innen sind davon ausgenommen.
Bei Zuzüglern auf das neue Schuljahr bis zum Stichtag BISTA muss die Klassenhistory für das vergangene Schuljahr manuell eingetragen werden.
Bei manuellen Einträgen empfehlen wir, auch die Bezeichnung und Untergruppe in der History zu führen. Da der Eintrag auf dem Druckbericht Schülerkarte erscheint, wird der Eintrag so vollständig und wirkt nicht rudimentär. |
b. Versicherungs-Nummer
Die Sozialversicherungsnummer (AHV13) wird als Personenidentifikator verwendet. Bei allen Schülerdatensätzen muss im Feld Versicherungs-Nr. (Formular Schüler, Register Eigenschaften) daher die AHV-Nummer erfasst sein.
Dies gilt auch für alle Lehrpersonen 1 und 2 der Klassen, die in der Bildungsstatistik berücksichtigt werden.
c. Formular Klassen
Hier ist wichtig zu beachten, dass beim Klassenwechsel die im Formular Klassen erfassten Daten automatisch in die entsprechenden Schülerdatensätze eingetragen werden. Ggf. muss hier also manuell nachgearbeitet werden.
1. Korrekte Bezeichnung der Mischklassen
Bei Mischklassen (z.B. KIGA 1/2 mit Kindern aus dem 1. und 2. Programmjahr) müssen im Formular Klasse (Modul Schule) bestimmte Felder bei allen beteiligten Teilklassen identisch sein, damit diese Teilklassen in Scolaris als gemeinsame Mischklasse erfasst und so später für die Bildungsstatistik korrekt exportiert werden können. Diese Felder sind:
- Bezeichnung (Register Übersicht)
- Gebäude (Register Eigenschaften) [entspricht dem Schulhaus]
- Lehrperson 1 (Register Übersicht)
Das Feld Untergruppe (Register Übersicht) darf sich unterscheiden; auf diese Weise lassen sich auch die Teilklassen auseinanderhalten.
Beispiel:
Mischklasse KIGA 1/2 (bestehend aus KIGA-Kindern des 1. und 2. Programmjahrs):
| Feld | KIGA 1 | KIGA 2 |
| Bezeichnung | KIGA 1/2 | KIGA 1/2 |
| Gebäude | Nord | Nord |
| Lehrperson 1 | Peter Müller | Peter Müller |
| Untergruppe | 1 | 2 |
2. Fremdklassen
Überprüfen Sie, ob alle Fremdklassen tatsächlich ein Häkchen im Feld Fremdklassen gesetzt bekommen haben (Register Eigenschaften). Nur dann werden diese Fremdklassen bei den Statistikexporten nicht berücksichtigt.
d. Formular Schulhaus
Damit jede Klasse - und damit auch jeder Schülerdatensatz - einem Schulhaus zugeordnet werden kann, muss jedes Schulhaus seine eindeutige Nummer erhalten.
| Bezeichnung | Funktion |
| BUR-Nummer | Schulhausnummer gemäss Bildungsstatistik |
Bei Neubau oder Reaktivierung von Schulhäusern ist der Code beim Kanton zu erfragen. Dies gilt auch, wenn Codes bestehender Schulhäuser unklar sind.
3. Vorbereitung des BISTA-Exports mithilfe des Formulars Bildungsstatistik
Um möglichst effizient den anstehenden BISTA-Export vorzubereiten, empfiehlt es sich, das Formular Bildungsstatistik im Modul Schule zu nutzen. Dieses ermöglicht, in tabellarischer Form für alle BISTA-relevanten Felder die Daten auf Vollständigkeit zu überprüfen und ggf. auch gleich zu ergänzen bzw. zu korrigieren.
a. BISTA-relevante Schülerdaten kontrollieren
Im ersten Register Bista Schüler können im Dropdownfeld Klasse entweder alle Klassen gleichzeitig oder nur einzelne Klassen angewählt werden, um sich die entsprechenden SchülerInnen anzeigen zu lassen und deren Daten auf Vollständigkeit zu überprüfen. Alternativ kann auch nach Lehrperson oder Programmjahr gefiltert werden.
Um möglichst schnell einen Überblick zu gewinnen, welche Daten fehlen, empfiehlt es sich, spaltenweise durchzugehen und dabei jeweils den Spaltenfilter zu verwenden. Durch Klick auf den kleinen Pfeil im Spaltentitel und dann die Auswahl des obersten Eintrags Von A bis Z sortieren bzw. Nach Datum sortieren (aufsteigend) werden die leeren Felder der jeweiligen Spalte zuoberst angezeigt, sodass man auf schnelle Weise die fehlenden Daten ergänzen kann (im Bearbeitungsmodus). Dabei kann man nach erfolgtem Eintrag mit der Nach-Unten-Pfeiltaste auf schnelle Weise zum nächsten Feld übergehen - Scolaris speichert die Einträge automatisch und pflegt diese im zugehörigen Datensatz an entsprechender Stelle ein.
b. BISTA-relevante Personaldaten kontrollieren
Um alle Personaldatensätze anzuzeigen, muss im oberen Bereich der Dropdownfelder in einem der Felder eine beliebige Auswahl getroffen werden. Die genaue Auswahl ist unerheblich, da immer alle vorhandenen Personaldatensätze angezeigt werden.
Hier werden nicht alle BISTA-relevanten Daten abgebildet. Es gibt zusätzlich relevante Daten im Formular Beschäftigung zu befüllen.
c. BISTA-relevante Klassendaten kontrollieren
Hierbei verhält es sich analog zu dem Register Bista Personal (siehe b. BISTA-relevante Personaldaten kontrollieren).
d. BISTA-relevante Gebäudedaten kontrollieren
Hierbei verhält es sich analog zu dem Register Bista Personal (siehe b. BISTA-relevante Personaldaten kontrollieren).
Das letzte Register Perspektive SuS im Formular Bildungsstatistik ist eine individuelle Fremdkantonslösung und ist daher für Kantone nach BFS irrelevant.
4. Kontrollrapport drucken
Wenn alle BISTA-relevanten Felder korrekt gepflegt und vollständig erfasst sind, kann ein Kontrollrapport der Bildungsstatistik gedruckt werden. Dies machen Sie wie folgt:
- Markieren Sie sämtliche Normalklassen des aktuellen Schuljahrs.
- Wählen Sie im Modul Schule unter Funktionen Bista aus.
- Wählen Sie im sich daraufhin öffnenden Fenster bei Export Art aus, ob Sie die Daten verpackt (=mit Passwort geschützt; dieses setzen Sie im weiteren Verlauf selbst) oder unverpackt (ohne zusätzliches Passwort; für die meisten Kantone ausreichend) exportieren wollen.
- Kreuzen Sie anschliessend den gewünschten Bericht (Klassen/Lehrpersonen/Statistik des Schulpersonals) an und bestätigen Sie durch Klick aufs Häkchen.
Alle Berichte dienen der Kontrolle und haben keine Datenübermittlung zur Folge.
Kontrolle mittels Druckbericht
Auf dem darauffolgenden Druckbericht erscheinen die markierten Klassen. Mischklassen werden direkt auf einem Blatt zusammengezogen.
Im Folgenden wird erläutert, welche Angaben wo in Scolaris zu ergänzen sind, falls Fehleinträge bemängelt werden und zu korrigieren bzw. zu ergänzen sind.
Steht in einem Feld n.v., so sind gar keine gültigen Einträge vorhanden - hier sind Korrekturen zwingend erforderlich!
Titelbereich des Kontrollberichts
| Bezeichnung | Verortung in Scolaris |
| Schule | Modul Administration, Formular Gebäude, Register Übersicht, Feld BUR-Nummer |
| Klasse | Formular Klassen, Register Übersicht, Felder Bezeichnung, Untergruppe und Programmjahr |
| Charakter | ist fix auf den Code 10 vorprogrammiert; der Code steht für die schulische Vollzeitausbildung |
| Abteilung | Formular Gebäude, Register Übersicht, Feld Nummer |
| Schulart | Formular Klassen, Register Übersicht, Feld Schulart |
| Schulhaus | Formular Klassen, Register Eigenschaften, Feld Gebäude |
| Code BUR | Formular Schulhaus, Register Übersicht, Feld BUR-Nummer |
| Name Lehrperson 1 | Formular Klassen, Register Übersicht, Feld Klassenlehrperson (Feldbezeichnung kann variieren) |
| Name Lehrperson 2 |
Formular Klassen, Register Übersicht, Feld Lehrperson 2 (Feldbezeichnung kann variieren) |
Spalten des Kontrollberichts
| Bezeichnung | Verortung in Scolaris |
| Identifikator | Formular Schüler, Register Eigenschaften, Feld Versicherungs-Nr. |
| SArt | Formular Klassen, Register Übersicht, Feld Schulart |
| SJahr | Formular Schüler, Register Klasse, Feld Programmjahr |
| Geschl. | Formular Schüler, Register Eigenschaften, Feld Geschlecht (1=m; 2=w) |
| Geb.Datum | Formular Schüler, Register Übersicht, Feld Geburtsdatum |
| Sprache | Formular Schüler, Register Eigenschaften, Feld Erstsprache |
| Staat | Formular Schüler, Register Eigenschaften, Feld Heimatort |
| Wohnort | Formular Adresse, Register Übersicht, Feld Gemeinde |
| SArtVJ | Formular Schüler, Register Klasse, Unterformular History, Feld Schulart beim als aktuell gekennzeichneten Datensatz (Häkchen in der Spalte Aktuell) |
| SJahrVJ | Formular Schüler, Register Klasse, Unterformular History, Feld P-Jahr beim als aktuell gekennzeichneten Datensatz (Häkchen in der Spalte Aktuell) |
| Ausb.Form | ist fix auf den Code 10 vorprogrammiert; der Code steht für die schulische Vollzeitausbildung |
| LP-Status |
Formular Schüler, Register Eigenschaften, Feld Lehrplanstatus |
5. Bildungsstatistik exportieren
Um die Bildungsstatistik aus Scolaris zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie im Modul Schule die Funktionen auf und wählen Sie Bista.
- Wählen Sie die Variante verpackt oder unverpackt aus (je nach Kantonsanforderung).
- Wählen Sie die Option Statistik der Lernenden aus.
- Tragen Sie den vom Kanton gewünschten Stichtag ein.
- Bestätigen Sie mit dem Ausführbutton.
- Bestätigen Sie die Meldung Soll die Bildungsstatistik erstellt werden?.
- Als Speicherort wird der im Setup hinterlegte Transferpfad vorgeschlagen.
- Legen Sie ggf. das Verschlüsselungspasswort fest.
- Scolaris speichert dann unter dem gewählten Transferpfad entweder eine Zip-Datei mit der Bezeichnung LUxx_xxxx.zip (Bsp. Kanton Luzern; die ersten beiden Buchstaben entsprechen Ihrem Kanton) (darin verpackt: Klassen.csv & Schüler.csv) oder speichert die beiden Dateien unverpackt einzeln ab.
STATISTIK DES LEHRPERSONALS
1. Administrative Vorbereitungen
Grundeinstellungen BISTA BFS Schulpersonal
Entsprechend der obigen administrativen Vorbereitungen zur Statistik der Lernenden gilt es auch hier, sich über allfällige Änderungen in den Codes der Referenztabellen und Kataloge zu informieren.
Da die dort hinterlegten Codes IMMER den gültigen Werten des BFS entsprechen müssen, dürfen diese nur geändert werden, wenn es von offizieller Bildungsdirektionsseite bekanntgegeben und somit gefordert wird.
Zu den vorherigen zu überprüfenden Referenztabellen und Katalogen kommen folgende aus dem Bereich Personal hinzu:
- Referenz Diplomkategorie
- Referenz Personalkategorie
- Referenz Beschäftigungsart
2. BISTA-relevante Felder erkennen und führen
Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht zu den BISTA-relevanten Feldern im Bereich Personal und Beschäftigung, welche nicht unbedingt selbsterklärend sind, aber zwingend geführt werden müssen (und daher auch rote Ausrufezeichen bei eingeschalteter Funktion haben). Auf eine Auflistung weiterer, selbsterklärender BISTA-relevanter Felder wie Geburtsdatum der Person wird für die Übersichtlichkeit verzichtet.
a. Formular Personal
| Bezeichnung | Ort | Funktion |
| Heimatort | Formular Personal, Register Eigenschaften | Heimatort der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters:
|
| Eintritt Kanton | Formular Personal, Register Schule, Feld Eintritt Kt. | Kontrollieren und allenfalls ergänzen |
| Schulhaus | Formular Personal, Register Schule, Feld Gebäude | Die Schulhäuser, die Personen zugeordnet werden, müssen die korrekte BUR- Nummer tragen (Modul Administration, Formular Gebäude, Register Übersicht). |
b. Formular Beschäftigung
| Bezeichnung | Ort | Funktion |
| Beschäftigungsart | Register Beschäftigung, Feld Beschäftigungsart |
Auswahl zwischen
|
| Schulart | Register Beschäftigung, Feld Schulart | Auswahl aus Referenztabelle |
| Diplom | Register Beschäftigung, Feld Diplom | Auswahl aus Referenztabelle |
| Personalkategorie | Register Beschäftigung, Feld Personalkategorie | Auswahl aus Referenztabelle |
Wenn bei einem Beschäftigungsdatensatz keine Personalkategorie eingetragen ist oder eine Personalkategorie ohne gültigen Code, so wird diese Beschäftigung nicht exportiert.
Für BISTA relevante Felder in der Tabelle Pensum im Register Beschäftigung
| Feld | ggf. Erklärungen |
| Schuljahr | |
| Von/Bis | |
| Schulhaus | Auswahl aus Referenztabelle |
| Anzahl | Anzahl Lektionen pro Woche oder Stunden pro Woche erfassen |
| Basis | Vollpensenbasis erfassen, entweder in Lektionen oder Wochenstunden |
3. Kontrolle mittels Druckbericht
Im Folgenden wird erläutert, welche Angaben wo in Scolaris zu ergänzen sind, falls Fehleinträge bemängelt werden und zu korrigieren bzw. zu ergänzen sind.
Steht in einem Feld n.v., so sind gar keine gültigen Einträge vorhanden - hier sind Korrekturen zwingend erforderlich!
| Bezeichnung | Verortung in Scolaris |
| Name | Formular Personal, Register Übersicht, Feld Name |
| Vorname | Formular Personal, Register Übersicht, Feld Vorname |
| Versicherungs-Nr.: | Formular Personal, Register Eigenschaften, Feld Versicherungs-Nr. |
| Ges. | Formular Personal, Register Eigenschaften, Feld Geschlecht (1=m, 2=w) |
| Geb.Dat. | Formular Personal, Register Eigenschaften, Feld Geburtsdatum |
| Staat | Formular Personal, Register Eigenschaften, Feld Heimatort |
| DJ | Formular Personal, Register Schule, Feld DJ |
| P-Kat | Formular Beschäftigung, Register Beschäftigung, Feld Personalkategorie |
| Vertragsart | Formular Beschäftigung, Register Übersicht, Feld Art |
| Diplom | Formular Beschäftigung, Register Beschäftigung, Feld Diplom |
| Schulhaus | Formular Beschäftigung, Register Beschäftigung, Tabelle Pensum, Feld Schulhaus |
| Pensum | Formular Beschäftigung, Register Beschäftigung, Tabelle Pensum, Feld Anzahl |
| Basis | Formular Beschäftigung, Register Beschäftigung, Tabelle Pensum, Feld Basis |
| Schulart | Formular Beschäftigung, Register Beschäftigung, Feld Schulart |
4. Bildungsstatistik exportieren
Um die Bildungsstatistik aus Scolaris zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie im Modul Schule die Funktionen auf und wählen Sie Bista.
- Wählen Sie die Variante verpackt oder unverpackt aus (je nach Kantonsanforderung).
- Wählen Sie die Option Statistik des Schulpersonals aus.
- Tragen Sie den vom Kanton gewünschten Stichtag ein.
- Bestätigen Sie mit dem Ausführbutton.
- Bestätigen Sie die Meldung Soll die Bildungsstatistik erstellt werden?.
- Als Speicherort wird der im Setup hinterlegte Transferpfad vorgeschlagen.
- Legen Sie ggf. das Verschlüsselungspasswort fest.
- Scolaris speichert unter dem gewählten Transferpfad eine Zip-Datei mit der Bezeichnung LPxx_xxxx.zip. Darin befindet sich die entsprechende Datei.
5. Versand/Upload der Bildungsstatistik
Die Erstellung der Bildungsstatistik ist nun abgeschlossen. Die gespeicherten Dateien können nun an das Statistische Amt übermittelt werden.
BISTA Kanton SG
Grundeinstellungen Kanton SG
Bevor Sie mit der Vorbereitung der Bildungsstatistik beginnen, müssen unbedingt einige Grundeinstellungen in Scolaris überprüft und allenfalls angepasst werden. Damit Scolaris überhaupt weiss, welche Gemeinde zu melden ist und nach welchen kantonalen Vorgaben die Statistik erstellt werden muss, sind einige Einstellungen zu tätigen.
Melden Sie sich in Scolaris als Benutzer mit Administratorenrechten an.
Grundeinstellungen
Stellen Sie sicher, dass unter den Programmoptionen (Register Options) im Bereich Schnittstellen folgendes erfasst ist:
- Feld Kanton: Wählen Sie den Eintrag SG
- Unter Exportoptionen das Kontrollfeld Exportoptionen BUR aktiviert
- Im Feld Schulgemeinde die Bezeichnung Ihrer Schulgemeinde eingetragen ist.
- Feld Gemeindecode: Hier muss der code Ihrer Schule hinterlegt sein
Versicherungs-Nummer
Die Sozialversicherungsnummer (AHV13) wird als Personenidentifikator verwendet. Bei allen Schülerdatensätzen muss im Feld Versicherungs-Nr. daher die AHV Nummer erfasst sein.
Ebenso gilt dies für alle Lehrpersonen 1 und 2 der Klassen welche in der Bildungsstatistik berücksichtigt werden.
Korrekte Bezeichnung der Mischklassen
Bei Mischklassen (z.B. KIGA 1 und KIGA 2) müssen folgende Felder bei allen beteiligten Klassen identisch sein:
- Klassenbezeichnung
- Schulhaus
- Lehrperson 1
Die Untergruppe darf verschieden sein, somit können die Klassen unterschieden werden.
Überprüfung der Referenztabellen und Kataloge
Die folgenden Referenztabellen und Kataloge dürfen nur angepasst werden, wenn die Bildungsdirektion ausdrücklich neue Codes zulässt. Sie dürfen nur gültige Werte des Kanton St. Gallen enthalten.
Sie gelangen zu den entsprechenden Referenztabellen per Klick auf den Link (Feldbezeichnung) des entsprechenden Feldes oder über Options --> Referenzen / die Kataloge finden Sie ebenfalls unter Options --> Kataloge
Schutz der Kataloge: In Scolaris V kann für jede Rolle definiert werden, welche Kataloge diese Rolle bearbeiten darf. Sie finden diese Rechte in der Benutzerverwaltung. Wir empfehlen diese Rechte nur an wenige Personen zu geben.
Wichtig: Wenn in Referenztabellen / Katalogen Einträge gelöscht / geändert werden, so ist im Anschluss immer zu überprüfen, ob Schülerdatensätze existieren, welche diesen Eintrag hatten (z.B. mittels Schnellfilter). Falls ja, dann müssen diese zwingend einen aktuellen, neuen Eintrag aus der Referenztabelle zugewiesen bekommen.
Referenztabellen
Folgende Referenztabellen sind für die BISTA Kanton SG relevant und müssen Einträge entsprechend den vom Kanton geforderten Codes tragen:
- Referenztabelle Konfession
- Referenztabelle Klassenbezeichnung
- Referenztabelle Klassenstufe
Kataloge
Die folgenden Kataloge dürfen nur angepasst werden, wenn die Bildungsdirektion ausdrücklich neue Codes zulässt:
- Katalog Staat: Codes nicht verändern
- Katalog Sprachen: Codes nicht verändern
- Katalog Postleitzahlen: Codes nicht verändern
- Katalog: Gemeinden: Codes nicht verändern (entspricht der BFS-Gemeindeliste)
- Wichtig: Auch bei ausserkantonalen Gemeinden muss der Gemeindecode erfasst werden.
Datenpflege in den Hauptformularen
Um zu gewährleisten, dass die Bildungsstatistik korrekt erstellt wird, müssen gewisse Pflichtfelder in den Hauptformularen zwingend richtig gepflegt sein. Diese Pflichtfelder können Sie sich mit einem kleinen roten Ausrufezeichen von Scolaris V markieren lassen, indem Sie im Menüband FORMULAR auf den Button "BISTA-Felder markieren" klicken.
Formular Schüler
| Bezeichnung | Funktion |
| Name | Name der Schülerin / des Schülers |
| Vorname | Name der Schülerin / des Schülers |
| Klassen | Kontrollieren, wird aus Klassenformular übernommen |
| Geburtsdatum | Geburtsdatum der Schülerin / des Schülers |
| Strasse | kontrollieren, wird aus dem Adressformular übernommen |
| Gemeinde | kontrollieren, wird im Formular Adressen nach Eingabe der PLZ automatisch eingefügt. |
| Geschlecht | Geschlecht der Schülerin / des Schülers |
| Versicherungs-Nr.: | AHV Nummer der Schülerin / des Schülers |
| Heimatort | Heimatort der Schülerin / des Schülers:
|
| Erstsprache | Eintrag aus Referenztabelle auswählen. Wird das Feld leergelassen übernimmt Scolaris automatisch den Eintrag aus dem Feld Sprache (Umgangssprache) |
| Konfession |
Eintrag aus Referenztabelle auswählen |
| Lehrplanstatus |
Eintrag aus Referenztabelle auswählen |
| Klassenhistory |
jeder Schülerdatensatz benötigt in der History einen Eintrag bezüglich des letzten Schuljahres. Sind die Klassendaten immer gepflegt, so erledigt sich dies beim Klassenwechsel automatisch. Neu in den KIGA eintretende Schüler:innen sind davon ausgenommen. In der History müssen folgende Felder gepflegt sein:
|
Tipp: Wir empfehlen auch die Bezeichnung und Untergruppe in der History bei manuellen Einträgen zu führen. Der Eintrag wird dadurch vollständiger und erscheint komplett auf der Schülerkarte, ansonsten ist der Eintrag etwas rudimentär.
Formular Personal
Bei Lehrpersonen, die einer oder mehreren Klassen als Klassenlehrperson zugeteilt sind, müssen folgende Felder zwingend gepflegt sein:
| Name | Name der Lehrperson |
| Vorname | Vorname der Lehrperson |
| Versicherungs-Nr.: | AHV Nummer der Lehrperson |
Formular Klassen
| Bezeichnung | Funktion |
| Bezeichnung und Untergruppe | Kontrollieren |
| Klassenlehrperson | Kontrollieren |
| Gebäude | Kontrollieren, allenfalls aus dem Listenauswahlfeld auswählen (Datensätze aus Administration, Gebäude) |
Wichtig: Die im Klassenformular erfassten Daten werden beim Klassenwechsel in die entsprechenden Schülerdatensätze eingetragen!
Fremdklassen
Alle Klassen, welche ein Häkchen im Feld Fremdklassen aktiviert haben (Register Eigenschaften), werden bei den Statistikexporten nicht berücksichtigt.
Formular Schulhaus
Damit jede Klasse - und damit auch jeder Schülerdatensatz - einem Schulhaus zugeordnet werden kann, muss jedes Schulhaus seine eindeutige Nummer erhalten.
| Bezeichnung | Funktion |
| BUR-Nummer | Schulhausnummer gemäss Bildungsstatistik |
Bei Neubau / Reaktivierung von Schulhäusern ist der Code beim Kanton zu erfragen. Sollten Codes bestehender Schulhäuser unklar sein ebenfalls.
Kontrollrapport drucken
Wenn alle für die BISTA relevanten Felder korrekt gepflegt sind, kann ein Kontrollraport der Bildungsstatistik gedruckt werden. Markieren Sie dazu sämtliche Klassen des aktuellen Schuljahres.
Wählen Sie dann im Modul SCHULE unter Funktionen BISTA aus. Im darauffolgenden Fenster kreuzen Sie bei "Berichte" Kontrolle an und bestätigen mit dem Ausführbutton:
Kontrolle mittels Druckbericht
Auf dem darauffolgenden Druckbericht erscheinen die markierten Klassen. Mischklassen werden direkt auf einem Blatt zusammengezogen. Im Folgenden wird erläutert, welche Angaben woher stammen, damit bei Fehleinträgen die entsprechende Korrektur in den Datensätzen vorgenommen werden kann.
Steht in einem Feld in roter Schrift n.v. so sind gar keine gültigen Einträge vorhanden, hier sind Korrekturen zwingend!
Titelbereich des Kontrollberichts
| Schulhausbezeichnung | Formular Schulhaus, verknüpft mit Klasse |
| BUR Nummer | aus Formular Schulhaus |
| Klassenbezeichnung | aus Formular Klasse |
| Lehrperson | aus Formular Klasse / Register Lehrpersonen |
Spalten des Kontrollberichts
| Schüler | Schülerformular, Feld Name und Vorname |
| Versicherungs-Nr. | Schülerformular, Feld Versicherungs-Nr. |
| Geschl. | Schülerformular, Feld Geschlecht |
| Geb.Datum | Schülerformular, Feld Geburtsdatum |
| Strasse | Schülerformular, Feld Strasse |
| Nr. | Schülerformular, Hausnummer aus Feld Strasse (Formular Adresse) |
| Wohnort | Schülerformular, Gemeindecode aus Feld Gemeinde (aus Formular Adresse) |
| Politische Gemeinde | Schülerformular, Feld Gemeinde (aus Formular Adresse) |
| Nat. | Schülerformular, Feld Heimatort |
| Erst-Spr. | Schülerformular, Feld Erstsprache (wenn leer, wird automatisch der Eintrag aus dem Feld Umgangssprache übernommen) |
| Konf. | Schülerformular, Feld Konfession |
| Klasse VJ | Schülerformular, Register Klassenhistory, Feld Klassenbezeichnung beim als aktuell gekennzeichneten Datensatz |
| LP-Stat | Schülerformular, Feld Lehrplanstatus |
Bildungsstatistik exportieren
Um die Bildungsstatistik aus Scolaris zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie im Modul SCHULE die Funktionen auf und wählen Sie BISTA
- Wählen Sie die Option "Statistik der Lernenden" aus und bestätigen Sie mit dem Ausführbutton.
- Bestätigen Sie die Meldung "soll die Bildungsstatistik erstellt werden?"
- Als Speicherort wird der im Setup hinterlegte Transferpfad vorgeschlagen
- Legen Sie das Verschlüsselungspasswort fest. Scolaris schlägt standardmässig den Gemeindecode aus dem Setup vor.
Scolaris speichert dann unterm dem gewählten Transferpfad eine Zip-Datei mit der Bezeichnung BExx_xxxx.zip. Darin ist folgende Dateien verpackt: Klassen.csv & Schüler.csv
Versand der Bildungsstatistik
Die Erstellung der Bildungsstatistik ist nun abgeschlossen. Die gespeicherte Dateien kann nun an das Statistische Amt übermittelt werden.
BISTA SG Schulpersonal
Grundeinstellungen BISTA BFS Schulpersonal
Beachten Sie hierzu bitte die bereits erwähnten Grundeinstellungen zu Beginn dieses Kapitels. Hinzu kommen folgende Referenztabellen und Kataloge aus dem Bereich Personal:
- Referenz Konfession
- Referenz Anstellung
- Referenz Zivilstand
- Referenz Funktion
- Referenz Ausbildung
- Referenz Klassenstufe
- Referenz Lohnklasse
- Referenz Lohnstufe
- Referenz DiplomkategorieBFS
- Katalog Staaten
- Katalog Postleitzahlen
- Katalog Gemeinden
Datenpflege in den Hauptformularen
Formular Personal
| Name & Vorname | kontrollieren |
| Adresse | Strasse, Hausnummer und Ort, kontrollieren |
| Tel. Privat | optional, muss nicht zwingend erfasst werden |
| E-mail Privat | optional, muss nicht zwingend erfasst werden |
| Geburtsdatum | kontrollieren |
| Zivilstand | kontrollieren |
| Konfession | optional, muss nicht zwingend erfasst sein |
| Versicherungsnummer | AHV Nummer |
| Geschlecht | kontrollieren |
| Heimatort |
Heimatort Ausland = Staat aus Referenztabelle auswählen |
| Eintritt |
Eintritt Schulgemeinde |
| Eintritt Kanton |
jahre im Schuldienst (beachten Sie bitte alfällige Dienstaussetzungen) |
| Austritt |
Falls Austrittsdatum bekannt, sonst leer |
| Austrittsgrund |
Nur ausfüllen falls Austrittsdatum eingegeben, sonst leer |
Unterformular Ausbildung
| Bezeichnung | Kontrollieren , allenfalls Eintrag aus Referenztabelle auswählen |
| Datum von | Dieses Feld muss nicht zwingend erfasst sein |
| Datum bis | Dieses Feld muss nicht zwingend erfasst sein |
| Ort, Kanton | Ausbildungsort |
| Abschlussdatum | Diplomdatum |
Formular Beschäftigung
| Beschäftigungsart | kontrollieren und allenfalls aus Referenztabelle ergänzen |
| Beginn | Beginn der Beschäftigung |
| Ende | Falls bekannt Ende der Beschäftigung, sonst leerkontrollieren und allenfalls aus Referenztabelle ergänzen |
| Stufe | kontrollieren und allenfalls aus Referenztabelle ergänzen |
| Funktion | kontrollieren und allenfalls aus Referenztabelle ergänzen |
| Diplom | kontrollieren und allenfalls aus Referenztabelle ergänzen |
| Personalkategorie | kontrollieren und allenfalls aus Referenztabelle ergänzen |
| Pensum | Präsenzpflicht, kontrollieren |
| DJ für Gehald | Dieses Feld muss nicht zwingend ausgefüllt sein |
| DJ f. Treuepräm. | Dieses Feld muss nicht zwingend ausgefüllt sein |
| Lohnklasse | Dieses Feld muss nicht zwingend ausgefüllt sein |
| Lohnstufe | Dieses Feld muss nicht zwingend ausgefüllt sein |
| Schulhaus | kontrollieren |
| Anzahl Unterrichtslektionen | kontrollieren |
| Pensum in Prozent | kontrollieren |
Wichtig: Wenn bei einem Beschäftigungsdatensatz keine Personalkategorie eingetragen ist oder eine Personalkategorie ohne gültigen Code, so wird diese Beschäftigung nicht exportiert.
Kontrolle mittels Druckbericht
Bericht Personal
| Personal | Personalformular, Feld Name und Vorname |
| Versicherungs-Nr | Personalformular, Feld Versicherungs-Nr. |
| Ge. | Personalformular, Feld Geschlecht |
| Geb.Dat. | Personalformular, Feld Geburtsdatum |
| Strasse | Personalformular, Feld Strasse |
| Nr | Personalformular Hausnummer, Feld Strasse |
| Wohnort | Personalformular Code der Wohngemeinde Feld Gemeinde |
| Nat. | Personalformular, Code Staat, Feld Heimatort |
| Eintritt | Personalformular, Feld Eintritt (Eintritt Schule) |
| Anst. als | Beschäftigung, Feld Personalkategorie |
| Beginn | Beschäftigung, Feld Beginn |
| Stufe | Beschäftigung, Feld Stufe |
| Lekt. | Beschäftigung, Feld Anzahl Lektionen |
| Pens | Beschäftigung, Feld Pensum |
| Qual. | Beschäftigung, Feld Diplom |
| J im SD | Personalformular, Feld Eintritt Kt. |
Bericht Ausbildung Personal
| Personal | Personalformular, Name und Vorname |
| Versicherungs-Nr | Personalformular, Feld Versicherungs-Nr |
| Ausbildung | Unterformular Ausbildung, Feld Bezeichnung |
| Ausbildungsort | Unterformular Ausbildung, Feld Ort |
| Kt. | Unterformular Ausbildung, Feld Kanton |
| Beginn: | Unterformular Ausbildung, Feld Datum von |
| Ende | Unterformular Ausbildung, Feld Datum bis |
| Diplomdatum | Unterformular Ausbildung, Feld Abschlussdatum |
Export
Um die Statistik des Schulpersonals zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie im Modul SCHULE die Funktionen auf und wählen Sie "Bista"
- Wählen Sie dann "Statistik des Schulpersonals" und setzen Sie den gewünschten Stichtag
- Bestätigen Sie per Klick auf den Ausführbutton und quittieren Sie die Gegenfrage
- Scolaris speichert unter dem gewählten Transferpfad eine Zip-Datei mit der Bezeichnung LPxx_xxxx.zip. Darin befinden sich die beiden Dateien Personal_A_xxxx.txt und Personal_B_xxxx.txt
BISTA Kanton Solothurn
Grundeinstellungen BISTA Solothurn
Bevor Sie mit der Vorbereitung der Bildungsstatistik beginnen, müssen unbedingt einige Grundeinstellungen in Scolaris überprüft und allenfalls angepasst werden. Damit Scolaris überhaupt weiss, welche Gemeinde zu melden ist und nach welchen kantonalen Vorgaben die Statistik erstellt werden muss, sind einige Einstellungen zu tätigen.
Melden Sie sich in Scolaris als Benutzer mit Administratorenrechten an.
Grundeinstellungen
Stellen Sie sicher, dass unter den Programmoptionen (Register Options) im Bereich Schnittstellen folgendes erfasst ist:
- Feld Kanton: SO
- Exportoptionen BUR: Häkchen setzen
- Feld Gemeindecode: Hier muss der code Ihrer Schule hinterlegt sein
Versicherungs-Nummer
Die Sozialversicherungsnummer (AHV13) wird als Personenidentifikator verwendet. Bei allen Schülerdatensätzen muss im Feld Versicherungs-Nr. daher die AHV Nummer erfasst sein.
Korrekte Bezeichnung der Mischklassen
Bei Mischklassen (z.B. KIGA 1 und KIGA 2) müssen folgende Felder bei allen beteiligten Klassen identisch sein:
- Klassenbezeichnung
- Schulhaus
- Lehrperson 1
Die Untergruppe darf verschieden sein, somit können die Klassen unterschieden werden.
Überprüfung der Referenztabellen und Kataloge
Die folgenden Referenztabellen und Kataloge dürfen nur angepasst werden, wenn die Bildungsdirektion ausdrücklich neue Codes zulässt. Sie dürfen nur gültige Werte des Kanton Solothurn enthalten.
Sie gelangen zu den entsprechenden Referenztabellen per Klick auf den Link (Feldbezeichnung) des entsprechenden Feldes oder über Options --> Referenzen / die Kataloge finden Sie ebenfalls unter Options --> Kataloge
Schutz der Kataloge: In Scolaris V kann für jede Rolle definiert werden, welche Kataloge diese Rolle bearbeiten darf. Sie finden diese Rechte in der Benutzerverwaltung. Wir empfehlen diese Rechte nur an wenige Personen zu geben.
Wichtig: Wenn in Referenztabellen / Katalogen Einträge gelöscht / geändert werden, so ist im Anschluss immer zu überprüfen, ob Schülerdatensätze existieren, welche diesen Eintrag hatten (z.B. mittels Schnellfilter). Falls ja, dann müssen diese zwingend einen aktuellen, neuen Eintrag aus der Referenztabelle zugewiesen bekommen.
Referenztabelle Schulart
Codes nicht verändern. Die Schulart wird auf zwei Ebenen erfasst: auf der Ebene Schüler (Merkmal des Lernenden) und auf der Ebene Klasse (Merkmal der Klasse).
Tipp:
Das Löschen von überflüssigen Eintragungen in der Referenztabelle (fremde Schularten) verringert die Gefahr von späteren falschen Einträgen.
Referenztabelle Lehrplanstatus
Codes nicht verändern. Das Merkmal Lehrplanstatus ist nur für die obligatorische Schule und die Programme mit besonderem Lehrpolan zu erfassen. Auf den anderen Schulstufen wird der Standartwert 10 eingesetzt.
Kataloge
Die folgenden Kataloge dürfen nur angepasst werden, wenn die Bildungsdirektion ausdrücklich neue Codes zulässt:
- Katalog Staat: Codes nicht verändern
- Katalog Sprachen: Codes nicht verändern
- Katalog: Postleitzahlen: Codes nicht verändern
- Wichtig: Auch bei ausserkantonalen Gemeinden muss der Gemeindecode erfasst werden.
Tipp: Erfassen Sie nicht sämtliche Gemeinden, sondern beschränken Sie sich auf das Einzugsgebiet Ihrer Schule
Zusätzliche Informationen zur BISTA Kanton Solothurn erhalten Sie unter:
Datenpflege in den Hauptformularen
Um zu gewährleisten, dass die Bildungsstatistik korrekt erstellt wird, müssen gewisse Pflichtfelder in den Hauptformularen zwingend richtig gepflegt sein. Diese Pflichtfelder können Sie sich mit einem kleinen roten Ausrufezeichen von Scolaris V markieren lassen, indem Sie im Menüband FORMULAR auf den Button "BISTA-Felder markieren" klicken.
Formular Schüler
| Bezeichnung | Funktion |
| Name | Name der Schülerin / des Schülers |
| Vorname | Name der Schülerin / des Schülers |
| Klassen | Kontrollieren, wird aus Klassenformular übernommen |
| Geburtsdatum | Geburtsdatum der Schülerin / des Schülers |
| Gemeinde | Gemeinde, wird im Formular Adressen nach Eingabe der PLZ automatisch eingefügt |
| Geschlecht | Geschlecht der Schülerin / des Schülers |
| Versicherungsnummer | Versicherungsnummer der Schülerin / des Schülers |
| Heimatort | Heimatort der Schülerin / des Schülers:
|
| Erstsprache | Eintrag aus Referenztabelle auswählen |
| Lehrplanstatus |
ja = Kontrollfeld aktivieren nein = Kontrollfeld deaktivieren |
| Programmjahr |
Kontrollieren, wird beim Klassenwechsel aus dem Klassenformular übernommen und muss allenfalls angepasst werden (z.B. bei Schülern mit unterschiedlichen Programmjahren in derselben Kleinklasse).
Als Standard gilt:
....
|
| Schulart Person (Lernende) |
Kontrollieren; wird beim Klassenwechsel aus dem Klassenformular übernommen und muss allenfalls manuell angepasst werden. Auf der Ebene Schüler wird der individuelle Ausbildungsgang näher definiert (z.B. Gymnasium MAR Wirtschaft und Recht). Dieses Merkmal wird insbesondere für die Identifizierung von Mischklassen verwendet (z.B. Primarstufe, Sek I gemischt, etc.) |
| Klassenhistory |
jeder Schülerdatensatz benötigt in der History einen Eintrag bezüglich des letzten Schuljahres. Sind die Klassendaten immer gepflegt, so erledigt sich dies beim Klassenwechsel automatisch. Neu in den KIGA eintretende Schüler:innen sind davon ausgenommen. In der History müssen folgende Felder gepflegt sein:
|
Tipp: Wir empfehlen auch die Bezeichnung und Untergruppe in der History bei manuellen Einträgen zu führen. Der Eintrag wird dadurch vollständiger und erscheint komplett auf der Schülerkarte, ansonsten ist der Eintrag etwas rudimentär.
Formular Klassen
| Bezeichnung | Funktion |
| Programmjahr | Kontrollieren; allenfalls anpassen |
| Schulart | Kontrollieren, allenfalls aus Referenztabelle auswählen |
| Gebäude | Kontrollieren, allenfalls aus dem Listenauswahlfeld auswählen |
Wichtig: Die im Klassenformular erfassten Daten werden beim Klassenwechsel in die entsprechenden Schülerdatensätze eingetragen!
Fremdklassen
Alle Klassen, welche ein Häkchen im Feld Fremdklassen aktiviert haben (Register Eigenschaften), werden bei den Statistikexporten nicht berücksichtigt.
Formular Schulhaus
Damit jede Klasse - und damit auch jeder Schülerdatensatz - einem Schulhaus zugeordnet werden kann, muss jedes Schulhaus seine eindeutige Nummer erhalten.
| Bezeichnung | Funktion |
| Nummer | Schulhausnummer gemäss Bildungsstatistik |
Bei Neubau / Reaktivierung von Schulhäusern ist der Code beim Kanton zu erfragen. Sollten Codes bestehender Schulhäuser unklar sein ebenfalls.
Kontrollrapport drucken
Wenn alle für die BISTA relevanten Felder korrekt gepflegt sind, kann ein Kontrollrapport der Bildungsstatistik gedruckt werden. Markieren Sie dazu sämtliche Klassen des aktuellen Schuljahres.
Wählen Sie dann im Modul SCHULE unter Funktionen BISTA aus. Im darauffolgenden Fenster kreuzen Sie bei "Berichte" Kontrolle an und bestätigen mit dem Ausführbutton:
Kontrolle mittels Druckbericht
Auf dem darauffolgenden Druckbericht erscheinen die markierten Klassen. Mischklassen werden direkt auf einem Blatt zusammengezogen. Im Folgenden wird erläutert, welche Angaben woher stammen, damit bei Fehleinträgen die entsprechende Korrektur in den Datensätzen vorgenommen werden kann.
Steht in einem Feld in roter Schrift n.v. so sind gar keine gültigen Einträge vorhanden, hier sind Korrekturen zwingend!
Titelbereich des Kontrollberichts
| Schulhausname |
aus Formular Schulhaus |
| Code Schulhaus |
aus Formular Schulhaus |
| Klasse |
Klassenbezeichnung, Untergruppe und Jahr |
| Schulart |
Klassenformular / Feld Schulart |
| Name Lehrperson 1 |
aus Klassenformular |
| Name Lehrperson 2 |
aus Klassenformular |
Spalten des Kontrollberichts
| Identifikator | Schülerformular, Feld Versicherungsnummer |
| SArt | Klassenformular & Schülerformular, Feld Schulart |
| PJahr | Feld Programmjahr |
| Geschl. | Schülerformular, Feld Geschlecht (1=m, 2=w) |
| Geb.Datum | Schülerformular, Feld Geburtsdatum |
| ESprache: | Schülerformular Feld Erstsprache |
| Staat: | Schülerformular, Feld Heimatort |
| Wohnort | Adressformular, Feld Gemeinde |
| SArt VJ | Schülerformular, Unterformular History - Feld Schulart beim als aktuell gekennzeichneten Datensatz |
| SJahr VJ | Schülerformular, Unterformular History - Feld Programmjahr beim als aktuell gekennzeichneten Datensatz |
| Ausb.Form | Fix auf 10 (Vollzeit) |
| LP-Status | Schülerformular, Feld Lehrplanstatus |
Bildungsstatistik exportieren
Um die Bildungsstatistik aus Scolaris zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie im Modul SCHULE die Funktionen auf und wählen Sie BISTA
- Wählen Sie die Option "Statistik der Lernenden" aus und bestätigen Sie mit dem Ausführbutton.
- Bestätigen Sie die Meldung "soll die Bildungsstatistik erstellt werden?"
- Als Speicherort wird der im Setup hinterlegte Transferpfad vorgeschlagen
- Legen Sie das Verschlüsselungspasswort fest. Scolaris schlägt standardmässig den Gemeindecode aus dem Setup vor.
Scolaris speichert dann unterm dem gewählten Transferpfad eine Zip-Datei mit der Bezeichnung SOxx_xxxxx.zip. Darin ist folgende Datei verpackt: Schüler.csv
Versand der Bildungsstatistik
Die Erstellung der Bildungsstatistik ist nun abgeschlossen. Die gespeicherte Datei kann nun auf die Plattform der BISSO hinaufgeladen werden.
BISTA Kantone ZH/TG/GR/GL
Einführung
Jährlich, meist im September, erfolgt der obligatorische Export der Bildungsstatistik. Um diesen mit korrekten Daten erfolgreich durchführen zu können, benötigt es vorab administrative Vorbereitungen sowie die Kontrolle der Daten auf Richtigkeit. Der folgende Leitfaden soll dabei als Orientierung dienen und beschreibt gleichzeitig den Aufbau dieses Kapitels:
- Administrative Vorbereitung
- BISTA-relevante Felder erkennen und führen (kontinuierlich während des Jahres)
- Vobereitung des BISTA-Exports mithilfe des Formulars Bildungsstatistik (im Modul Schule)
- Kontrollrapport drucken und zur Behebung von Fehlern nutzen
- Bildungsstatistik exportieren (Dateien für Upload generieren)
- Auf kantonaler Erhebungsplattform hochladen
Im Folgenden werden diese Schritte detailliert beschrieben und können so bei der Vorbereitung des BISTA-Exports systematisch durchgegangen werden, um einen erfolgreichen Export zu gewährleisten.
Im Folgenden wird zuerst auf den BISTA-Export "Statistik der Lernenden" eingegangen und anschliessend auf die "Statistik des Lehrpersonals" (nur relevant für die Kantone Zürich und Graubünden).
STATISTIK DER LERNENDEN
1. Administrative Vorbereitung
Grundeinstellungen BISTA ZH/TG/GR/GL
Bevor Sie mit der Vorbereitung der diesjährigen Bildungsstatistik beginnen, müssen unbedingt einige Grundeinstellungen in Scolaris überprüft und allenfalls angepasst werden. Diese ändern sich zwar nur selten, wenn sie schon einmal eingestellt wurden, sollten aber trotzdem zur Sicherheit einmal im Jahr vor der Erstellung der diesjährigen Bildungsstatistik überprüft werden.
Melden Sie sich dazu in Scolaris als Benutzer/in mit Administratorenrechten an.
a. Programmoptionen
Gehen Sie im Bereich Options in die Programmoptionen. Wählen Sie dort den Abschnitt Schnittstellen an.
Überprüfen Sie im oberen Bereich unter Bista die Einstellungen wie folgt:
| Feld | Einstellung |
| Kanton | ZH oder TG oder GR oder GL |
| Exportoptionen BUR | aktiviertes Kontrollkästchen |
| Schulgemeinde | Bezeichnung Ihrer Schulgemeinde |
| Gemeindecode | Code Ihrer Schule |
b. Korrekte Reihenfolge der Niveaufelder überprüfen (nur im Kanton ZH!)
Falls Sie in Ihrer Schule Schüler:innen in den Hauptfächern in verschiedene Niveaus einteilen, muss sichergestellt werden, dass sich diese in der folgenden Reihenfolge befinden:
Niveau A: Mathematik
Niveau B: Deutsch
Niveau C: Französisch
Niveau D: Englisch
Überprüfen und allenfalls anpassen lässt sich dies wie folgt:
- Öffnen Sie im Modul Schule das Formular Schüler.
- Wechseln Sie auf das Menüband Options.
- Klicken Sie auf Feldnamen konfigurieren.
- Wechseln Sie im sich öffnenden Fenster zum Register Diverses.
- Wechseln Sie hier in das Unterregister Diverses.
c. Überprüfung der Referenztabellen und Kataloge
Vor der Erstellung der Bildungsstatistik empfiehlt es sich, auf der Erhebungsplattform zu überprüfen, ob Änderungen/Neuerungen/Ergänzungen vorzunehmen sind. Dies ist z.B. der Fall, wenn sich Codes ändern. In solchen Fällen müssen in Scolaris die entsprechenden Referenztabellen und Kataloge angepasst werden.
Da die dort hinterlegten Codes IMMER den gültigen Werten des Kantons Zürich/Thurgau/Graubünden/Glarus entsprechen müssen, dürfen diese nur geändert werden, wenn es von offizieller Kantonsseite auf der Website bekanntgegeben und somit gefordert wird.
Kanton ZH: Diese Listen findet man unter BISS Erhebungsplattform - Hilfe SDL (zh.ch) (Stand: 26.07.2023).
Kanton TG: Diese Listen findet man unter BISS Erhebungsplattform - Hilfe SDL (tg.ch) (Stand: 26.07.2023).
Kanton GR: Diese Listen findet man unter BISS Erhebungsplattform - Hilfe SDL (gr.ch) (Stand: 26.07.2023).
Kanton GL: Diese Listen findet man unter BISS Erhebungsplattform - Hilfe SDL (gl.ch) (Stand: 26.07.2023).
Sie gelangen zu den entsprechenden Referenztabellen per Klick auf den als Link dargestellten Feldnamen oder über Options und dann den Abschnitt Referenzen bzw. Kataloge.
Zum Schutz der Kataloge kann in Scolaris V in der Benutzerverwaltung für jede Rolle definiert werden, welche Kataloge diese Rolle bearbeiten darf. Wir empfehlen, diese Rechte nur an wenige Personen zu geben.
Wenn in Referenztabellen bzw. Katalogen Einträge gelöscht oder geändert werden, so ist im Anschluss immer zu überprüfen, ob Schülerdatensätze existieren, welche diesen Eintrag hatten (z.B. mittels Schnellfilter).
Falls ja, dann müssen diese zwingend einen aktuellen, neuen Eintrag aus der Referenztabelle zugewiesen bekommen.
In der Referenztabelle Schulart bietet es sich an, überflüssige Eintragungen zu löschen (fremde Schularten, z.B. kein Kindergarten an einer Sekundarschule nötig). So verringert sich die Gefahr von späteren falschen Einträgen.
In der Referenztabelle Klassenstufe muss zusätzlich zu den korrekten Codes im Feld Kurzzeichen V eintragen sein. V steht hier für Volksschule.
Falls Sie im Kanton Zürich Niveaus führen, denken Sie an die korrekte Pflege des Katalogs Niveaus im Abschnitt Schule.
Nach aktuellem Stand (27.07.2023) erfordert dies folgende Angaben im Katalog:
| Niveau | Kurzzeichen | Kurzzeichen Plan |
| kognitiv anspruchsvollste Anforderungen | 1 | 1 |
| kognitiv mittlere Anforderungen | 2 | 2 |
| kognitiv grundlegende Anforderungen | 3 | 3 |
| dispensiert, lernzielbefreit oder abgewählt | d | d |
| Zuteilung noch nicht erfolgt | ? | ? |
| Fach wird nicht in Anforderungsstufen unterrichtet | - | - |
Hat ein:e Schüler:in sowohl eine Anforderungsstufe als auch ISF, hat die Anforderungsstufe Vorrang. Es können nicht mehrere Eintragungen pro Fach gemacht werden.
2. BISTA-relevante Felder erkennen und führen
In Scolaris V kann jede/r Nutzer/in selber entscheiden, ob er/sie momentan die BISTA-relevanten Felder gekennzeichnet haben möchte. Hat man im Modul Schule oder Administration ein Formular (Schüler o. Klasse bzw. Adresse o. Personal) offen, befindet sich im zugehörigen Menüband Formular der Button Bista-Felder markieren.
Wählt man diesen an, so werden neben allen BISTA-relevanten Feldern im jeweiligen Formular rote Ausrufezeichen als Hinweis eingeblendet (hier als Beispiel im Formular Schüler im Register Übersicht).
Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht zu den BISTA-relevanten Feldern, welche nicht unbedingt selbsterklärend sind, aber zwingend geführt werden müssen (und daher auch rote Ausrufezeichen bei eingeschalteter Funktion haben). Auf eine Auflistung weiterer, selbsterklärender BISTA-relevanter Felder wie Geburtsdatum des/r Schülers/in wird für die Übersichtlichkeit verzichtet.
a. Formular Schüler
| Bezeichnung | Ort | Funktion |
| Gemeinde | Formular Adresse, Register Übersicht | wird im Formular Adresse nach Eingabe der Postleitzahl automatisch eingefügt |
| Heimatort | Formular Schüler, Register Eigenschaften | Heimatort der Schülerin / des Schülers:
|
| Erstsprache |
Formular Schüler, Register Eigenschaften |
Eintrag aus Referenztabelle auswählen Wird das Feld leergelassen, übernimmt Scolaris automatisch den Eintrag aus dem Feld Sprache (=Umgangssprache). |
| Lehrplanstatus |
Formular Schüler, Register Eigenschaften |
Eintrag aus Referenztabelle auswählen |
| Schulgemeinde |
Eintrag aus Referenztabelle auswählen; wird das Feld leergelassen, übernimmt Scolaris die im Setup hinterlegte Schulgemeinde |
|
| Integrierte Schulung* |
Gegebenenfalls Kontrollkästchen aktivieren und einen Eintrag auswählen, ansonsten das Feld leer lassen. |
|
| Programmjahr |
Formular Schüler, Register Klasse |
Wird beim Klassenwechsel aus dem Formular Klasse übernommen und muss allenfalls angepasst werden (z.B. bei Schülern mit unterschiedlichen Programmjahren in derselben Kleinklasse). |
| Schulart |
Kontrollieren, wird beim Klassenwechsel aus dem Klassenformular übernommen und muss allenfalls manuell angepasst werden. |
|
| Niveaufächer |
Kontrollieren, ob die Reihenfolge in den Feldvorgaben korrekt hinterlegt worden ist. Die Reihenfolge muss wie folgt sein:
|
|
| Klassenhistory |
Formular Schüler, Register Klasse |
Jeder Schülerdatensatz benötigt in der History einen Eintrag bezüglich des letzten Schuljahres. Sind die Klassendaten immer gepflegt, so erfolgt dies beim Klassenwechsel automatisch. Neu in den KIGA eintretende Schüler:innen sind davon ausgenommen.
Bei Zuzüglern auf das neue Schuljahr bis zum Stichtag BISTA muss die Klassenhistory für das vergangene Schuljahr manuell eingetragen werden.
Bei manuellen Einträgen empfehlen wir, auch die Bezeichnung und Untergruppe in der History zu führen. Da der Eintrag auf dem Druckbericht Schülerkarte erscheint, wird der Eintrag so vollständig und wirkt nicht rudimentär. |
*Integrierte Schulung ist eine Form der Sonderschulung, bei der Schüler:innen mit einer Behinderung in einer Regelklasse möglichst an Ihrem Wohnort von der Regelklassenperson unterrichtet und dabei von Fachpersonen einer Sonderschule unterstützt werden. Die Schüler:innen sind administrativ einer Sonderschule zugeteilt.
b. Versicherungs-Nummer
Die Sozialversicherungsnummer (AHV13) wird im Kanton Bern als Personenidentifikator verwendet. Bei allen Schülerdatensätzen muss im Feld Versicherungs-Nr. (Formular Schüler, Register Eigenschaften) daher die AHV-Nummer erfasst sein.
c. Formular Klassen
Hier ist wichtig zu beachten, dass beim Klassenwechsel die im Formular Klassen erfassten Daten automatisch in die entsprechenden Schülerdatensätze eingetragen werden. Ggf. muss hier also manuell nachgearbeitet werden.
1. Korrekte Bezeichnung der Mischklassen
Bei Mischklassen (z.B. KIGA 1/2 mit Kindern aus dem 1. und 2. Programmjahr) müssen im Formular Klasse (Modul Schule) bestimmte Felder bei allen beteiligten Teilklassen identisch sein, damit diese Teilklassen in Scolaris als gemeinsame Mischklasse erfasst und so später für die Bildungsstatistik korrekt exportiert werden können. Diese Felder sind:
- Bezeichnung (Register Übersicht)
- Gebäude (Register Eigenschaften) [entspricht dem Schulhaus]
- Lehrperson 1 (Register Übersicht)
Das Feld Untergruppe (Register Übersicht) darf sich unterscheiden; auf diese Weise lassen sich auch die Teilklassen auseinanderhalten.
Beispiel:
Mischklasse KIGA 1/2 (bestehend aus KIGA-Kindern des 1. und 2. Programmjahrs):
| Feld | KIGA 1 | KIGA 2 |
| Bezeichnung | KIGA 1/2 | KIGA 1/2 |
| Gebäude | Nord | Nord |
| Lehrperson 1 | Peter Müller | Peter Müller |
| Untergruppe | 1 | 2 |
2. Fremdklassen
Überprüfen Sie, ob alle Fremdklassen tatsächlich ein Häkchen im Feld Fremdklassen gesetzt bekommen haben (Register Eigenschaften). Nur dann werden diese Fremdklassen bei den Statistikexporten nicht berücksichtigt.
d. Formular Schulhaus
Damit jede Klasse - und damit auch jeder Schülerdatensatz - einem Schulhaus zugeordnet werden kann, muss jedes Schulhaus seine eindeutige Nummer erhalten.
| Bezeichnung | Funktion |
| BUR-Nummer | Schulhausnummer gemäss Bildungsstatistik |
Bei Neubau oder Reaktivierung von Schulhäusern ist der Code beim Kanton zu erfragen. Dies gilt auch, wenn Codes bestehender Schulhäuser unklar sind.
e. Formular Personal
Bei Lehrpersonen, die einer oder mehreren Klassen als Klassenlehrperson 1 oder 2 zugeteilt sind, müssen folgende Felder zwingend gepflegt sein:
- Name
- Vorname
- Geburtsdatum
- Versicherungs-Nr. (= AHV-Nummer)
- Geschlecht
3. Vorbereitung des BISTA-Exports mithilfe des Formulars Bildungsstatistik
Um möglichst effizient den anstehenden BISTA-Export vorzubereiten, empfiehlt es sich, das Formular Bildungsstatistik im Modul Schule zu nutzen. Dieses ermöglicht, in tabellarischer Form für alle BISTA-relevanten Felder die Daten auf Vollständigkeit zu überprüfen und ggf. auch gleich zu ergänzen bzw. zu korrigieren.
a. BISTA-relevante Schülerdaten kontrollieren
Im ersten Register Bista Schüler können im Dropdownfeld Klasse entweder alle Klassen gleichzeitig oder nur einzelne Klassen angewählt werden, um sich die entsprechenden SchülerInnen anzeigen zu lassen und deren Daten auf Vollständigkeit zu überprüfen. Alternativ kann auch nach Lehrperson oder Programmjahr gefiltert werden.
Um möglichst schnell einen Überblick zu gewinnen, welche Daten fehlen, empfiehlt es sich, spaltenweise durchzugehen und dabei jeweils den Spaltenfilter zu verwenden. Durch Klick auf den kleinen Pfeil im Spaltentitel und dann die Auswahl des obersten Eintrags Von A bis Z sortieren bzw. Nach Datum sortieren (aufsteigend) werden die leeren Felder der jeweiligen Spalte zuoberst angezeigt, sodass man auf schnelle Weise die fehlenden Daten ergänzen kann (im Bearbeitungsmodus). Dabei kann man nach erfolgtem Eintrag mit der Nach-Unten-Pfeiltaste auf schnelle Weise zum nächsten Feld übergehen - Scolaris speichert die Einträge automatisch und pflegt diese im zugehörigen Datensatz an entsprechender Stelle ein.
b. BISTA-relevante Personaldaten kontrollieren
Um alle Personaldatensätze anzuzeigen, muss im oberen Bereich der Dropdownfelder in einem der Felder eine beliebige Auswahl getroffen werden. Die genaue Auswahl ist unerheblich, da immer alle vorhandenen Personaldatensätze angezeigt werden.
Hier werden nicht alle BISTA-relevanten Daten abgebildet. Es gibt zusätzlich relevante Daten im Formular Beschäftigung zu befüllen.
c. BISTA-relevante Klassendaten kontrollieren
Hierbei verhält es sich analog zu dem Register Bista Personal (siehe b. BISTA-relevante Personaldaten kontrollieren).
d. BISTA-relevante Gebäudedaten kontrollieren
Hierbei verhält es sich analog zu dem Register Bista Personal (siehe b. BISTA-relevante Personaldaten kontrollieren).
Das letzte Register Perspektive SuS im Formular Bildungsstatistik ist eine individuelle Fremdkantonslösung und ist daher für Ihren Kanton ZH/TG/GR/GL irrelevant.
4. Kontrollrapport drucken
Wenn alle BISTA-relevanten Felder korrekt gepflegt und vollständig erfasst sind, kann ein Kontrollrapport der Bildungsstatistik gedruckt werden. Dies machen Sie wie folgt:
- Markieren Sie sämtliche Normalklassen des aktuellen Schuljahrs.
- Wählen Sie im Modul Schule unter Funktionen Bista aus.
- Wählen Sie im sich daraufhin öffnenden Fenster bei Export Art aus, ob Sie die Daten verpackt (=mit Passwort geschützt; dieses setzen Sie im weiteren Verlauf selbst) oder unverpackt (ohne zusätzliches Passwort; für die meisten Kantone ausreichend) exportieren wollen.
- Kreuzen Sie anschliessend den gewünschten Bericht (Klassen/Lehrpersonen/Statistik des Schulpersonals) an und bestätigen Sie durch Klick aufs Häkchen.
Alle Berichte dienen der Kontrolle und haben keine Datenübermittlung zur Folge.
Kontrolle mittels Druckbericht
Auf dem darauffolgenden Druckbericht erscheinen die markierten Klassen. Mischklassen werden direkt auf einem Blatt zusammengezogen.
Im Folgenden wird erläutert, welche Angaben wo in Scolaris zu ergänzen sind, falls Fehleinträge bemängelt werden und zu korrigieren bzw. zu ergänzen sind.
Steht in einem Feld n.v., so sind gar keine gültigen Einträge vorhanden - hier sind Korrekturen zwingend erforderlich!
Titelbereich des Kontrollberichts
| Bezeichnung | Verortung in Scolaris |
| Klasse | Formular Klassen, Register Übersicht, Felder Bezeichnung, Untergruppe und Programmjahr |
| Stufe | Formular Klassen, Register Übersicht, Feld Stufe |
| Klassenbestand | Fehlermeldung, wenn ungewöhnlich wenige/viele Schüler:innen in einer Klasse sind |
| Schulhausname | Formular Klassen, Register Übersicht, Feld Gebäude |
| Klassenzimmer | Formular Klassen, Register Übersicht, Feld Klassenzimmer |
| Telefon | Formular Klassen, Register Übersicht, Feld Telefon |
| Name Lehrperson 1 | Formular Klassen, Register Übersicht, Feld Lehrperson 1 (evtl. anders konfigurierter Feldname) |
| Name Lehrperson 2 | Formular Klassen, Register Übersicht, Feld Lehrperson 2 (evtl. anders konfigurierter Feldname) |
Spalten des Kontrollberichts
| Bezeichnung | Verortung in Scolaris |
| Name | Formular Schüler, Register Übersicht, Feld Nachname |
| Vorname | Formular Schüler, Register Übersicht, Feld Vorname |
| Geschl. | Formular Schüler, Register Eigenschaften, Feld Geschlecht |
| Geb.Datum | Formular Schüler, Register Übersicht, Feld Geburtsdatum |
| Staat | Formular Schüler, Register Eigenschaften, Feld Heimatort |
| Spr. | Formular Schüler, Register Eigenschaften, Feld Sprache (nur zwingend, wenn kein Eintrag im Feld Erstsprache vorhanden ist) |
| E-Spr. | Formular Schüler, Register Eigenschaften, Feld Erstsprache (wenn leer, wird automatisch der Eintrag aus dem Feld Sprache übernommen) |
| Wohngem. | Formular Adresse, Register Übersicht, Feld Gemeinde |
| S-Art: | Formular Klassen, Register Übersicht, Feld Schulart |
| SJ | Formular Schüler, Register Klasse, Feld Programmjahr |
| Vorj.SA: | Formular Schüler, Register Klasse, Unterformular History, Feld Schulart beim als aktuell gekennzeichneten Datensatz (Häkchen in der Spalte Aktuell) |
| Vorj.Sj | Formular Schüler, Register Klasse, Unterformular History, Feld P-Jahr beim als aktuell gekennzeichneten Datensatz (Häkchen in der Spalte Aktuell) |
| S-Gem. | Formular Schüler, Register Eigenschaften, Feld Schulgemeinde |
| Niv.M | Formular Schüler, Register Klasse, Feld Niveau Mathematik |
| Niv.D | Formular Schüler, Register Klasse, Feld Niveau Deutsch |
| Niv.F | Formular Schüler, Register Klasse, Feld Niveau Französisch |
| Niv.E | Formular Schüler, Register Klasse, Feld Niveau Englisch |
| IS: | Formular Schüler, Register Eigenschaften, Feld IS (Häkchen führt zu "S") |
| LP-Status | Formular Schüler, Register Eigenschaften, Feld Lehrplanstatus |
5. Bildungsstatistik exportieren
Um die Bildungsstatistik aus Scolaris zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie im Modul Schule die Funktionen auf und wählen Sie Bista.
- Wählen Sie die Variante verpackt oder unverpackt aus (je nach Kantonsanforderung).
- Wählen Sie die Option Statistik der Lernenden aus.
- Tragen Sie den vom Kanton gewünschten Stichtag ein.
- Bestätigen Sie mit dem Ausführbutton.
- Bestätigen Sie die Meldung Soll die Bildungsstatistik erstellt werden?.
- Als Speicherort wird der im Setup hinterlegte Transferpfad vorgeschlagen.
- Legen Sie ggf. das Verschlüsselungspasswort fest.
- Scolaris speichert dann unter dem gewählten Transferpfad entweder eine Zip-Datei mit der Bezeichnung ZHxx_xxxx.zip oder TGxx_xxxx.zip oder GRxx_xxxx.zip oder GLxx_xxxx.zip (darin verpackt: Klassen.csv & Schüler.csv) oder speichert die beiden Dateien unverpackt einzeln ab.
6. Upload der Bildungsstatistik
Die Erstellung der Bildungsstatistik ist nun abgeschlossen. Die gespeicherte Dateien können nun auf der BISTA Plattform Ihres Kantons hochgeladen werden. Anschliessend gibt die Erfassungsplattform Ihres Kantons bei weiterhin bestehenden Fehlern einen Hinweis auf diese, sodass man diese noch beheben und dann den Upload erneuern kann. Ebenso gibt es die Möglichkeit, jede als Fehler angezeigte Unstimmigkeit zu begründen und so zu genehmigen.
STATISTIK DES LEHRPERSONALS
Sie können auch die Statistik des Schulpersonals über Scolaris erstellen. Dies muss jedoch vorab beim Kanton angemeldet werden und wird dann bei Ihrem User-Account der Plattform hinterlegt.
1. Administrative Vorbereitungen
Grundeinstellungen BISTA ZH und BISTA GR
Folgende Angaben müssen dazu in Scolaris gepflegt sein:
a. Versicherungs-Nummer
Da die AHV-Nummer als Personenidentifikator verwendet wird, muss bei allen Personaldatensätzen im Register Übersicht im Feld Versicherungs-Nr. die AHV-Nummer erfasst sein.
b. Referenztabellen & Kataloge
Entsprechend der obigen administrativen Vorbereitungen zur Statistik der Lernenden gilt es auch hier, sich über allfällige Änderungen in den Codes der Referenztabellen und Kataloge zu informieren.
Da die dort hinterlegten Codes IMMER den gültigen Werten Ihres Kantons entsprechen müssen, dürfen diese nur geändert werden, wenn es von offizieller Bildungsdirektionsseite bekanntgegeben und somit gefordert wird.
Zu den vorherigen zu überprüfenden Referenztabellen und Katalogen kommen folgende aus dem Bereich Personal bzw. Beschäftigung hinzu:
- Referenz Art (des Arbeitsvertrags - unbefristet/befristet)
- Referenz Diplom
- Referenz Personalkategorie
- Referenz Beschäftigungsart
Wenn in Referenztabellen oder Katalogen Einträge gelöscht bzw. verändert werden, so ist im Anschluss immer zu überprüfen, ob Personaldatensätze existieren, welche diesen Eintrag hatten (z.B. mittels Schnellfilter).
Falls ja, müssen diese zwingend einen aktuellen, neuen Eintrag aus der Referenztabelle zugewiesen bekommen, um Fehler bei der Ablieferung der BISTA zu vermeiden.
2. BISTA-relevante Felder erkennen und führen
Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht zu den BISTA-relevanten Feldern im Bereich Personal und Beschäftigung, welche nicht unbedingt selbsterklärend sind, aber zwingend geführt werden müssen (und daher auch rote Ausrufezeichen bei eingeschalteter Funktion haben). Auf eine Auflistung weiterer, selbsterklärender BISTA-relevanter Felder wie Geburtsdatum der Person wird für die Übersichtlichkeit verzichtet.
a. Formular Personal
| Bezeichnung | Ort | Funktion |
| Heimatort | Formular Personal, Register Eigenschaften | Heimatort der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters:
|
b. Formular Beschäftigung
| Bezeichnung | Ort | Zu beachten: |
| Vertragsart | Register Übersicht, Feld Art | |
| Schulart | Register Beschäftigung, Feld Schulart | |
| Diplom | Register Beschäftigung, Feld Diplom | |
| Personalkategorie | Register Beschäftigung, Feld Personalkategorie | Wenn bei einem Beschäftigungsdatensatz keine Personalkategorie eingetragen ist oder eine Personalkategorie ohne gültigen Code, so wird diese Beschäftigung nicht exportiert. |
| Vollpensenbasis | Register Beschäftigung, Feld in Beschäftigungsart, wenn Lekt. aktiviert | Vollpensenbasis muss hier erfasst werden, anschliessend auf tatsächliche Beschäftigungsart umstellen (z.B. Fix) |
| Pensum, Schuljahr | Register Beschäftigung, Tabelle Pensum, Spalte Schuljahr | |
| Pensum, von/bis | Register Beschäftigung, Tabelle Pensum, Spalten Von und Bis | |
| Pensum Schulhaus | Register Beschäftigung, Tabelle Pensum, Spalte Schulhaus | |
| Pensum Anzahl | Register Beschäftigung, Tabelle Pensum, Spalte Anzahl | Anzahl Wochenlektionen oder -stunden erfassen |
| Pensum Basis | Register Beschäftigung, Tabelle Pensum, Spalte Basis | Anzahl Wochenlektionen oder -stunden bei Vollzeitpensum |
3. Bildungsstatistik exportieren
Um die Bildungsstatistik aus Scolaris zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie im Modul Schule die Funktionen auf und wählen Sie Bista.
- Wählen Sie die Variante verpackt oder unverpackt aus (je nach Kantonsanforderung).
- Wählen Sie die Option Statistik des Schulpersonals aus.
- Tragen Sie den vom Kanton gewünschten Stichtag ein.
- Bestätigen Sie mit dem Ausführbutton.
- Bestätigen Sie die Meldung Soll die Bildungsstatistik erstellt werden?.
- Als Speicherort wird der im Setup hinterlegte Transferpfad vorgeschlagen.
- Legen Sie ggf. das Verschlüsselungspasswort fest.
- Scolaris speichert unter dem gewählten Transferpfad eine Zip-Datei mit der Bezeichnung ZHxx_xxxx.zip oder GRxx_xxxx.zip. Darin befindet sich die entsprechende Datei.
4. Versand/Upload der Bildungsstatistik
Die Erstellung der Bildungsstatistik ist nun abgeschlossen. Die gespeicherten Dateien können nun an das Statistische Amt übermittelt werden.