Modul Finanzen

Fakturavorgaben einrichten, Debitoren verwalten, Rechnungen anlegen und abschliessen, Zahlungseingänge erfassen und verwalten, Mahnen, Druckberichte, Budget

• Fakturavorgaben einrichten
• Debitoren verwalten
• Rechnungen anlegen und abschliessen
• Zahlungseingänge erfassen & verwalten
• Stornolauf
• Mahnlauf
• Druckberichte
• Budget

Fakturavorgaben einrichten

Wenn Sie über entsprechende Benutzerrechte verfügen, können Sie grundlegende Fakturavorgaben erfassen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Rufen Sie in den Options den Abschnitt Fakturavorgabe auf.
   
   
   
   
   
2. Im daraufhin erscheinenden Dialogfeld können Sie im Register Einstellungen für die verschiedenen Fakturatypen (= welches Modul wird abgerechnet?) jeweils eigene Grundeinstellungen vornehmen. (hier z.B. für Rechnungen aus dem Modul Musikschule)
   
   

 

Im gleichen Dialogfenster finden Sie auch das Register Vorgaben. Wechseln Sie durch Klick darauf in dieses Register.

Debitoren verwalten

1. Rufen Sie im Modul Finanzen das Formular Debitoren auf.
   
   
   
2. Über den Navigator können Sie beliebig Datensätze suchen und öffnen.
   

 

Wird in einem anderen Formular bzw. Modul eine Abrechnung ausgelöst (z.B. Kursabrechnung, Raumabrechnung) und besteht für die entsprechende Adresse noch kein Debitorendatensatz, so wird dieser beim Auslösen der Abrechnung automatisch im Formular Debitoren angelegt.

Rechnungen anlegen und abschliessen

Um Leistungen über das Modul Finanzen abzurechnen, gibt es verschiedene Vorgehensweisen in Abhängigkeit der angedachten Empfänger:innen. Alle Varianten werden im Folgenden vorgestellt, wobei es immer wieder Parallelen im Vorgehen gibt. Die Varianten sind:

1. Einzelne Abrechnung: Faktura für einzelne Empfänger:innen anlegen
2. Gebündelte Abrechnung: Fakturen für mehrere Empfänger:innen gleichzeitig anlegen
   • Modulabhängig: Fakturavorbereitung im abzurechnenden Modul (Musikschule, Betreuung, Raumverwaltung, Kurse)
   • Modulunabhängig: Funktion "Einzelrechnung" 

 

1. Einzelne Abrechnung: Faktura für einzelne Empfänger:innen anlegen

1. Öffnen Sie das Formular Rechnungen und legen Sie über den Neu-Button einen neuen Datensatz an. 
   
   
   
   
   
2. Nutzen Sie den Erfassungsassistenten, um bei der Erstellung eines neuen Datensatzes Doubletten zu vermeiden.
   

 

Register "Übersicht"

Nach Klick aufs Häkchen können Sie alle nötigen Basisangaben im oberen Teil des Formulars hinterlegen.

 

 

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Register "Kosten"

Hier erfassen Sie die Rechnungspositionen.

 

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2. Gebündelte Abrechnung: Fakturen für mehrere Empfänger:innen gleichzeitig anlegen - MODULABHÄNGIG -

Verschiedene Module in Scolaris enthalten eine Funktion zum Starten eines Rechnungslaufs. Auf diese Weise können zuvor ausgewählte Leistungen gebündelt abgerechnet und zur weiteren Verarbeitung im Modul Finanzen bereitgestellt werden. Das Vorgehen des Rechnungslaufs entnehmen Sie bitte den Handbüchern der jeweiligen Module Betreuung, Musik, Raumverwaltung und Kursverwaltung.

Durch das Ausführen des Rechnungslaufs im Modul Finanzen werden die entsprechenden Fakturadatensätze inklusive Rechnungspositionen angelegt und markiert.

Um die Fakturadatensätze eines Rechnungslaufs zu bearbeiten und abzuschliessen, öffnen Sie das Formular Rechnungen. Die Fakturadatensätze finden Sie im anschliessend geöffneten Navigator mit dem Status vorbereitet.

 

 

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2. Gebündelte Abrechnung: Fakturen für mehrere Empfänger:innen gleichzeitig anlegen - MODULUNABHÄNGIG - 

Wenn es sich um eine identische Rechnung für mehrere Empfänger handelt, können Rechnungen durch die Funktion Einzelrechnung erstellt werden.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

 

Rechnungspositionen anpassen

Passen Sie im Register Kosten bei Bedarf die automatisch angelegten Rechnungspositionen an. Erfassen Sie einen allfälligen Rabatt in Prozent des Gesamtbetrages.

Beachten Sie bitte, dass Sie Rechnungen nur bearbeiten können, wenn diese Faktura noch den Status "vorbereitet" trägt. Sobald eine Faktura "verrechnet" ist, kann diese nicht mehr bearbeitet werden.

 

Ratenzahlung einrichten

Um einen Betrag in mehrere Raten aufzuteilen, klicken Sie auf das + rechts neben der Bezeichnung Teilrechnungen. 

Es können nur bei vorbereiteten Rechnungen Teilrechnungen eingetragen werden. Trägt eine Rechnung den Status "verrechnet", können keine Teilrechnungen mehr eingetragen werden, ausser der Status wird zurückgesetzt. Beachten Sie jedoch, dass dies nicht gemacht werden sollte, wenn noch eine Schnittstelle zu einem FIBU Programm besteht. 

 

Um Faktura in mehrere Teilrechnungen zu unterteilen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Tragen Sie die Anzahl der gewünschten Teilrechnungen im Feld Teilrechnungen ein.
2. Klicken Sie auf den + Button.
3. Im darauffolgenden Fenster definieren Sie die Erste Fälligkeit, den Typ der Teilrechnung und die Periodizität.

Im Hauptformular sehen Sie die Anzahl Teilrechnungen ebenfalls aufgeführt.

 

 

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Allgemein: Fakturastatus

Ein Fakturadatensatz kann je nach Stand der Fakturaverarbeitung in verschiedene Stati eingeteilt werden. Die Stati werden automatisch durch das System gesetzt und können über die Dropdown-Liste der Stati als Filter der Fakturadatensätze verwendet werden. Die verschiedenen Stati können wie folgt verstanden werden:

 

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Funktion "Fakturalauf"

Über das Modul Finanzen wählen Sie in den Funktionen den Fakturalauf an.

Durch Klick darauf gelangen Sie zum Dialogfenster, das Sie durch den Prozess des Fakturalaufs führt. Auf diese Weise können einzelne Rechnungen, manuell ausgewählte/markierte Rechnungen und Rechnungen eines Fakturaübertrages abgeschlossen und verrechnet werden.

1. Wählen Sie den LINKS zunächst den Fakturatyp und den gewünschten Rechnungslauf aus.
   • Sollen von einem Rechnungslauf nur bestimmte Rechnungen abgeschlossen werden, müssen diese zuvor markiert werden und durch Aktivieren des Kontrollkästchens davon nur markierte separat abgeschlossen werden.
   • Wenn Sie alle Rechnungen eines Typs (z.B. Musikschule) verrechnen möchten, müssen weder ein Lauf ausgewählt noch das Häkchen gesetzt werden.
2. Gehen Sie nun die Schritte auf der RECHTEN Seite durch. Durch die Betätigung des obersten Häkchens werden die anderen Häkchen sicht- und anwählbar. 

Gibt es Probleme beim ersten Schritt der Nummerierung aufgrund von Fehlern in den Fakturavorgaben (z.B. fehlende Debitoren-ID), erfolgt eine Fehlermeldung und es empfiehlt sich, das angebotene Fehlerprotokoll anzeigen zu lassen, um die Fehler für einen erfolgreichen Fakturalauf bereinigen zu können.

Nach dem Abschluss geschieht Folgendes: Der Status der Rechnungsdatensätze wechselt von vorbereitet zu verrechnet.

Die Exportdatei mit den Daten zum Austausch über die Schnittstelle wird auf dem eingestellten Transferpfad abgelegt.
Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird eine neue Nachricht mit der Exportdatei im Anhang erstellt.

 

 

 

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Funktion "Fakturaübertragung zurücksetzen"

Wenn Sie beim Überprüfen der Fakturadatensätze feststellen, dass der Fakturalauf falsche Daten geliefert hat, können Sie ihn über das Modul Finanzen - Funktionen - Fakturaübertrag zurücksetzen wieder rückgängig machen.

Im sich nun öffnenden Dialogfenster können Sie den zurückzusetzenden Fakturalauf mithilfe des Typs und der Zeitmarke wählen. Aus diesem wird durch Betätigung des Häkchens der Status auf "nicht verrechnet" zurückgesetzt für alle Rechnungen, die offen (also nicht abgeschlossen) und nicht zurückgestellt sind. 

Überprüfen Sie anschliessend die Abrechnungsdaten im jeweiligen Modul (z.B. Musikschule, Raumverwaltung etc.) und führen Sie die Abrechnung dort erneut durch, sodass diese anschliessend bereinigt für einen neuen Fakturalauf im Modul Finanzen zur Verfügung steht.

Zahlungseingänge erfassen & verwalten

Zahlungseingänge durch Einlesen von VESR-Dateien erfassen

Von Ihrer Bank erhalten Sie regelmässig die VESR-Dateien. Diese enthalten die Informationen über eingegangene Zahlungen zu Ihren Gunsten (Gutschriften). Es ist wichtig, dass Sie diese VESR-Dateien an einem geeigneten Speicherort (z.B. separates Datenverzeichnis auf Ihrem zentralen Laufwerk) ablegen, um sie jederzeit griffbereit zu haben.

Wählen Sie im Modul Finanzen unter Schnittstellen "Gutschriften einlesen":

Zahlungseingänge manuell verbuchen

Sie können eingehende Zahlungen auch manuell verbuchen. Rufen Sie dazu den entsprechenden Fakturadatensatz auf und wechseln Sie zum Register ÜBERSICHT.

Erfassen Sie im Bereich Zusammenfassung die Zahlung mit Datum. Weisen Sie bei Teilzahlungen die Rate mit Betrag und Datum zu. Diese wird nun im Bereich Teilrechnungen als bezahlt angezeigt.

Sobald eine Teilzahlung erfasst, die Rechnung jedoch noch nicht vollständig beglichen ist, wird der Status teilbeglichen angezeigt.

Korrekturen vornehmen

Wenn Sie eine Zahlung mit einem äusserst geringen Fehlbetrag akzeptieren und den Zahlungseingang als vollständig verbuchen möchten, gehen Sie folgendermassen vor:

Doppelklicken Sie in das Kontrollkästchen manuell ausgleichen. Das aktuelle Datum wird eingetragen. Bei Bedarf können Sie dieses manuell überschreiben. Erfassen Sie allenfalls eine kurze Begründung für den Ausgleich und speichern Sie anschliessend den Datensatz. Der Status wird nun als beglichen angezeigt.

Das Erfassen einer Begründung empfiehlt sich vor allem beim Ausgleich von grösseren Differenzen. Das Verhalten von Scolaris bleibt in beiden Fällen das selbe.

 

Stornolauf

Stornos vornehmen

Muss eine fälschlicherweise verrechnete Faktura storniert werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Storno vorbereiten im Bereich Status. Das aktuelle Datum wird automatisch ergänzt, kann aber bei Bedarf manuell überschrieben werden. Wählen Sie anschliessend einen Stornogrund aus oder erfassen Sie manuell einen neuen Grund.

Über Finanzen – Funktionen - Stornolauf werden die vorbereiteten Storno verarbeitet.

Wählen Sie den Typ den entsprechenden Rechnungstyp an und arbeiten Sie danach die Häkchen durch. Das Protokoll dient vor allem zur Kontrolle der Rechnungen die storniert werden in diesem Lauf.

Der Status wird in den entsprechenden Fakturadatensätzen als abgeschlossen mit Vermerk storniert angezeigt.

Mahnlauf

Neuer Mahnlauf

Um einen neunen Mahnlauf zu eröffnen, klicken Sie auf das Modul Finanzen und klicken Sie auf Finanzen-Funktionen-Mahnlauf. Nun können Sie von den Voreinstellungen eine von drei Optionen anwählen. Um einen neuen Mahnlauf zu eröffnen, wählen Sie die Option Neuer Mahnlauf.

Bevor Sie einen neuen Mahnlauf starten, empfiehlt es sich stets noch einmal die Zahlungen einzulesen um unnötige Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu vermeiden.

Sobald Sie den Mahnlauf durchgeführt haben, werden die Mahnungsinformationen auf den jeweiligen Datensätzen, im Register Übersicht, aufgezeigt.

Auf der linken Seite, unter der Zusammenfassung, ist eine Übersicht des Betrages ersichtlich. Ausserdem wird der Mahnbetrag in das Feld Korrekturen hineingerechnet. Schlussendlich ist im Feld Offener Betrag der offene Gesamtbetrag ersichtlich.

Im Feld Mahnlauf ist der Lauf mit dem jeweiligen Datum und der Uhrzeit angegeben. Mit dem Button + kann ein neuer, manueller Mahnlauf für die aktuelle Rechnung angelegt werden. 

Teilrechnungen mahnen

Bei gemahnten Teilrechnungen wird die Anzeige nur in den den Details angezeigt, da sich die Mahnung auf die Teilrechnung bezieht.

Sobald bei mehreren Teilrechnungen Mahnungen eingetragen wurden, werden im Formular Rechnungen im Bereich Zusammenfassung auch Mahnbeträge und allfällige weitere Korrekturen im Feld Korrekturen ersichtlich.

Bestehender Mahnlauf

Wenn Sie einen bestehenden Mahnlauf erweitern oder verändern wollen, besteht mit der Voreinstellung Bestehenden Mahnlauf öffnen die Möglichkeit, einen bestehenden Mahnlauf zu bearbeiten, davon sind jeweils alle Rechnungen im gewählten Mahnlauf betroffen.

Auf dem Formular Rechnungen sind die Veränderungen nun eingetragen. Der Stichtag, der Mahnbetrag sowie der Mahntext und die Frist wurden bei allen Mahnungen, welche im angegebenen Mahnlauf inbegriffen waren, geändert.

Ergänzung manueller Mahnlauf

Wenn zuerst manuelle Mahnungen bearbeitet und danach die restlichen Mahnungen zusammen mit den manuellen Mahnungen ausgedruckt werden sollen, besteht die Möglichkeit, einen manuellen Mahnlauf zu erstellen und zu diesem erstellten Mahnlauf beliebig Mahnungen hinzuzufügen.

Somit haben Sie schlussendlich verschiedene Rechnungen, die Sie bearbeitet und zu einem individuellen Mahnlauf hinzugefügt haben.

Manuelle Mahnung erstellen

Wählen Sie zu erst eine Rechnung, bei der die Mahnung individuell ist und aktivieren Sie manuell das Kästchen Mahnung, um eine Mahnung zu erstellen. Nun können Sie Ihre manuellen Eingaben für die eröffnete Mahnung vornehmen. Klicken Sie beim Begriff Mahnlauf auf das Symbol rechts. Somit erstellen Sie den manuellen Mahnlauf, der bei weiteren beliebigen Mahnungen als Lauf ausgewählt werden kann.

Weitere individuelle Mahnungen hinzufügen

Nun können Sie weiteren Rechnungen den manuell erstellten Mahnlauf zuweisen, indem Sie bei den Rechnungen im Feld Mahnlauf den manuell erstellten Mahnlauf wählen.

Nachdem Sie die Rechnungen mit individuellen Anpassungen bearbeitet und dem manuellen Mahnlauf hinzugefügt haben, können nun alle anderen Mahnungen, die auf dem gleichen Mahnungsprotokoll wie die individuell angepassten Mahnungen erscheinen sollen, beigefügt werden.

Manuellen Mahnlauf ergänzen

Öffnen Sie Finanzen - Funktionen - Mahnlauf und wählen Sie die Voreinstellung Manuellen Mahnlauf ergänzen. Die im manuellen Mahnlauf bereits enthaltenen Rechnungen werden nicht verändert. Vielmehr werden weitere überfällige Rechnungen zu diesem Mahnlauf hinzugefügt.

Druckberichte

Fakturaliste

Öffnen Sie die Druckberichte über das Register Formular - Drucken Im Formular Rechnungen. Wählen Sie nun den jeweiligen Druckbericht.

Wechseln Sie auf die letzte Seite Ihrer Fakturaliste, um die Fakturierung der in der Liste enthaltenen Faktura’s zu überprüfen. Zur Überprüfung haben Sie folgende Kontrollinstrumente zur Verfügung:

Nummer	Bezeichnung	Funktion
1	Konsistenzfehler	Gibt es Fehler in der Fakturierung, wird an dieser Stelle die Anzahl von Konsistenzfehler angezeigt. Die fehlerhaften Fakturen werden mit einem Ausrufezeichen markiert. Exportieren Sie den Druckbericht als PDF und suchen Sie mit Ctrl + F . nach dem Ausrufezeichen.
2	Offener Betrag	Bei korrekter Verarbeitung der Rechnungen stimmt das Total des Offenen Betrages auf der Fakturaliste mit dem Saldo des Buchungsjournals überein. Beachten Sie hierbei, dass bei beiden Druckberichten dieselben Fakturen zur Reporterstellung gewählt werden müssen.
3	Fakturabetrag	Als zweite Kontrollzahl kann direkt auf der Fakturaliste überprüft werden, ob der Saldo des Fakturabetrags mit dem Saldo der Konti übereinstimmt.
4	Kontrollen	Hier sehen Sie die automatisch von Scolaris durchgeführten Kontrollen. Bei Kontrollpunkten ohne Häkchen liegen noch Fehler vor, welche durch Berichtigung der Fakturen korrigiert werden müssen.

Debitorenliste

Durch Auswahl von Fakturadetails und Zahlungsdetails kann auf der Debitorenliste evaluiert werden, ob die Zahlungseingänge richtig verbucht wurden. Zum Beispiel erkennt man somit, ob bei einer Faktura zu viel einbezahlt wurde oder ob Gutschriften und Rückzahlungen falsch verbucht wurden.

Buchungsjournal

Auch im Buchungsjournal haben Sie die Möglichkeit, die Buchungen auf Ihre Richtigkeit zu überprüfen. Wenn das Total der Spalte Soll mit dem Total der Kontenzusammenfassung übereinstimmt, sind die aufgeführten Buchungen fehlerfrei.

Um einen Kontoauszug eines Kontos zu erhalten, haben Sie die Möglichkeit das Buchungsjournal für ein spezifisches Konto zu drucken. Somit erhalten Sie den Überblick über Bewegungen des Kontos wie Korrekturen, Abgänge etc.

Beim Erstellen des Buchungsjournals haben Sie die Möglichkeit, den Eröffnungssaldo zurückzusetzen. Dies bedeutet, dass das Buchungsjournal keinen Vortrag aus der vorhergehenden Periode übernimmt, sondern für die gewählte Periode wieder bei 0 anfängt. Wenn gewünscht kann im danebenstehenden Feld „Eröffnungssaldo zurücksetzen“ ein manueller Betrag als Vortrag erfasst werden.

Buchungsbeleg

Erstellen Sie einen Buchungsbeleg um den Gesamtüberblick über einen Fakturadatensatz zu erhalten.

Budget

Öffnen Sie das Formular Budget.