Modul Kurse
Angebote erstellen, Kurse verwalten, Projektwochen verwalten
- Angebote erstellen
- Kurse verwalten
- Projektwochen verwalten
- Kursausschreibungen über Klapp verwalten (Anmeldeportal)
Angebote erstellen
Kursangebote anlegen
Im Formular Angebot erfassen Sie sozusagen das Grundgerüst eines Kursangebotes, unabhängig von den Details der einzelnen Durchführungen diese werden im Formular "Kurse" erfasst und im Handbuch auch im entsprechenden Kapitel beschrieben.
So erfassen Sie hier die grundlegenden Informationen welche immer gleich bleiben werden. Die Durchführungsspezifischen Details hingegen erfassen Sie später in den einzelnen Durchführungen.
Register Übersicht
| Nummer | Bezeichnung | Funktion |
| 1 | Titel/Untertitel | Erfassen Sie einen Titel und bei Bedarf einen Untertitel für den Kurs. |
| 2 | Thema | Ordnen Sie den Kurs einem Themengebiet zu. Dieses Feld ist eine Referenz. |
| 3 | Schuljahr | Das Schuljahr kann per Doppelklick aus den Programmeinstellungen übernommen werden. Der Administrator kann festlegen, ob in diesem Feld das Schul- oder das Kalenderjahr angezeigt werden soll (siehe Administratorenhandbuch). Hier besteht auch die Möglichkeit, das Feld leer zu lassen oder zu überschreiben. Sie können übrigens trotz hier erfasstem Schul- oder Kalenderjahr auch für darauffolgende Jahre weitere Kursdurchführungen erfassen. |
| Projektwoche | Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn die einzelnen Kursdurchführungen dieses Kursangebotes eines Schuljahres auch in der entsprechenden Projektwoche dieses Schuljahres zur Verfügung stehen sollen. | |
| 4 | Beschreibung/Ziel | Beschreiben Sie den Kurs in wenigen Worten und erfassen Sie auch die geplanten Lernziele. |
Register Veranstalter
Per Klick auf 
beim Feld "Adressverbindung" können Sie den gewünschten Adressdatensatzes (oder Personaldatensatz) des Veranstalters auswählen. Es werden alle im Formular Adressen angezeigten Einträge aufgeführt, sowie die Personaldatensätze, welche bei der Programmzuordnung das Kästchen Kursverwaltung aktiviert haben. Die restlichen Felder werden aufgrund der Informationen im Adressdatensatz oder des Personaldatensatzes automatisch ergänzt.
Register Besonderes
Im Register Besonderes können Detailangaben zur Kursausschreibung erfasst werden. Um diese Felder anzuzeigen, klicken Sie auf Options - Feldnamen konfigurieren - Register Diverses. Die einzelnen Felder (z. B. Voraussetzungen, Material etc.) können von Usern mit entsprechender Berechtigung so individuell benannt werden (siehe Administratorenhandbuch). Es können bis zu 6 solche Textfelder benannt und eingeblendet werden.
| Nummer | Bezeichnung | Funktion |
| 1 | Detailinformationen | Erfassen Sie zu den vom Administrator vorgegebenen Themen die Detail-informationen für die Kursausschreibung. |
| 2 | Teilnehmerzahl |
Legen Sie die minimale und maximale Teilnehmerzahl fest. Dies hat keinen technischen Einfluss, sondern ist rein informativer Natur, sprich auch wenn die maximale Teilnehmerzahl erreicht ist, könnten Sie trotzdem noch weitere Teilnehmer einer Kursdurchführung hinzufügen. |
| 3 | Förderbeitrag | Wird der Kurs durch spezielle Förderbeiträge subventioniert, aktivieren Sie das Kontrollkästchen. Das Feld Begründung ist eine Referenz und dient der Beschreibung des Förderbeitrages. |
Übersicht über die erfassten Kursdurchführungen
Im Register Durchführungen sehen Sie die Übersicht über die erfassten Kurse dieses Angebotes. Diese Übersicht wird aufgrund der Daten im Formular Kurse automatisch gebildet.
Per Doppelklick auf die Kursnummer gelangen Sie direkt zum entsprechenden Datensatz im Formular Kurse.
Über den "+"-Button oben links kann direkt eine neue Kursdurchführung für dieses Angebot erfasst werden.
Kursprogramm drucken
Über den Druckdialog können Sie das Kursprogramm mit den erfassten Angeboten aufbereiten und drucken.
das Kursprogramm berücksichtigt dabei nur Durchführungen, welche beim Kontrollfeld "Anzeige" ein Häkchen gesetzt haben.
Kurse verwalten
Im Vergleich zum Formular Kursangebot, in welchem Sie die grundlegenden Informationen eines Angebotes erfasst haben, erfassen Sie nun im Formular "Kurs" die für diese Durchführung entsprechenden Details (denn diese können bei jeder Durchführung wieder anders sein).
Neuen Kurs eröffnen
Öffnen Sie das Formular Kurse und legen Sie einen neuen Datensatz an. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
- klicken Sie im Menüband "Formular" auf den "Neu"-Button
- Wählen Sie nun im darauffolgenden Erfassungsassistenten das zuvor erfasste Kursangebot aus. Im entsprechenden Dropdownfeld finden Sie alle Kursangebote welche von Usern in Ihrer Scolaris Datenbank bereits einmal erfasst worden sind.
- Sie können falls gewünscht bereits hier im Erfassungsassistenten dieser Durchführung eine Nummer geben und das Schulhaus (Gebäude) auswählen in welchem dieser Kurs durchgeführt wird. Dies kann auch später im Formular noch ergänzt oder geändert werden.
- führen Sie einen Doppelklick auf die Neu-Zeile aus um den Kurs tatsächlich neu zu erfassen. Möchten Sie aber anstelle Neu-Erfassen einen allfällig bereits erfassten ähnlichen/exakten Kurs öffnen führen Sie einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile aus.
Register Übersicht
| Nummer | Bezeichnung | Funktion |
| 1 | Kursangebote | Wählen Sie das gewünschte Kursangebot aus. |
| 2 | Nummer/Schuljahr | Erfassen Sie die Kursnummer und das betreffende Schuljahr. Falls Sie mit dem Formular "Projektwoche" arbeiten beachten Sie bitte folgendes: Im Formular Projektwoche stehen nur Kursdurchführungen mit demselben Schuljahr zur Verfügung wie hier und in Projektwochendatensatz gesetzt ist. Zusätzlich muss das Kontrollkästchen "Projektwoche" gesetzt im entsprechenden Kursangebot gesetzt worden sein. |
| 3 | Bez./Schulhaus | Wählen Sie das Schulhaus aus der Liste aus, in dem der Kurs stattfindet. Die nachfolgenden Felder werden entsprechend dem hier gewählten Gebäudedatensatz automatisch befüllt, sofern diese im Gebäudedatensatz gepflegt worden sind. |
| 4 | Lokal | Wählen Sie das gewünschte Kurslokal. Es handelt sich hier um den Raum wo dieser Kurs abgehalten wird. Dieses Feld ist eine Referenz und kann somit selber von Usern mit entsprechender Berechtigung gepflegt werden (per Klick auf den Link Lokal) |
| 5 | Anmeldestand | Hier können Sie den aktuell angemeldeten Stand auswerten. |
| 6 | Teilnehmerzahl | Die im Kursangebot erfassten Minimal- und Maximalteilnehmerzahlen werden hier automatisch angezeigt. Diese sind jedoch rein informativer Natur, sprich Sie können eine Kursdurchführung trotzdem auf den Status Durchführung setzen, auch wenn die Mindestzahl nicht erreicht worden ist bzw. weitere Kursteilnehmer hinzufügen auch wenn die Maximalzahl erreicht worden ist. |
| 7 | Status | Nach Erstellen der Kursbestätigung muss der Status manuell auf Durchführung geändert werden. Nach Erstellen einer Absage wird der Status automatisch auf Absage geändert. Nach der Durchführung eines Kurses kann der Status manuell auf Abschluss gesetzt werden. |
| 8 | Anzeige | Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn der Kurs im Kursprogramm aufgeführt werden soll. Handelt es sich um einen Kurs, welcher nicht öffentlich ausgeschrieben wird (z.B. interne Kurse oder Kurse welche Sie nicht speziell im Programm publizieren möchten) lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert. Diese Durchführung wird dann im Kursprogramm ausgeblendet. |
Anmeldungen verwalten (Teilnehmer)
Eintreffende Anmeldungen zum Kurs können im Register Übersicht erfasst werden. Um eine:n neue:n Teilnehmer:in hinzuzufügen klicken Sie auf den "+"Button. Daraufhin öffnet sich ein Suchdialog in welchem Sie nach folgenden Arten von Scolaris Datensätzen suchen können und sie so als Kursteilnehmer:in hinzufügen können:
- Schüler:innen
- Adressen (erwachsene Kursteilnehmer:innen)
- Personal
- Musikschüler:innen
Wählen Sie links die entsprechende Art des Datensatzes aus, geben Sie einen Suchbegriff ein und drücken Sie die Enter-Taste. Es werden Ihnen Suchresultate aufgelistet wo der eingegebene Begriff in einer der Spalten exakt oder ähnlich vorkommt.
Um die Person als Teilnehmer:in hinzuzufügen führen Sie einen Doppelklick auf diese aus. Das Fenster bleibt geöffnet, damit Sie bequem direkt weitere Personen suchen und hinzufügen können.
Informationen zu den Spalten im Bereich Teilnehmer:
| Bezeichnung | Funktion |
|---|---|
| Typ | In der Spalte Typ wird angezeigt, aus welchem Formular die Personen stammen. S=Schüler:in P=Personal A=Adresse M= Musikschüler:in |
| Dokument | über einen Doppelklick gelangen Sie zu den zu diesen Kursteilnehmer:innen hochgeladenen Dokumenten mit Bereich "Kurse" (nur mit Modul Dokumentenverwaltung und Option "erweitert") |
| Name | Hier sehen Sie die Angaben zum verknüpften Teilnehmer. |
| Anm. | Die Spalte Anmeldung zeigt, wann Sie die Person im Register Teilnehmer hinzugefügt haben. Dieses Feld kann überschrieben werden. |
| Status | Hier sehen Sie den Anmeldestatus der Teilnehmer. Diesen können Sie mit einem Klick ins Feld der ausgewählten Person entweder in Warteliste, Anmeldung, Bestätigung, Absage oder Abgemeldet ändern. Beim Ausführen des Druckberichtes Kursbestätigung werden Sie übrigens gefragt, ob Sie bei allen entsprechenden Teilnehmer:innen den Status Bestätigung setzen lassen möchten. |
| Anzahl | Hier könnten für einzelne Teilnehmer:innen eine Anzahl hinterlegt werden. Dabei wird der Preis bei der Kursabrechnung mit dieser Anzahl multipliziert. Bitte beachten Sie jedoch, dass dies keinen Einfluss auf die summierte Teilnehmerzahl hat. |
| Kosten | In dieser Spalte werden die Kurskosten Pro Teilnehmer angezeigt. Die Kurskosten werden im Register Verrechnung eingetragen. Wenn noch keine Verrechnung statt gefunden hat, erscheint beim Eintragen der Kurskosten ein Dialogfenster, mit der Frage, ob die Kurskosten bei allen Teilnehmenden eingetragen werden sollen. Sobald Sie zustimmen, werden bei allen Teilnehmenden in dieser Spalte Kosten die Kurskosten aktualisiert. |
| Rabatt | Dieses Feld ist eine Referenztabelle. Sie können entweder manuell pro Person einen allfälligen Rabatt eintragen oder mit Doppelklick Standardrabatte in das Referenzfeld hinzufügen. |
| Verrech. | Dieses Kontrollfeld trägt ein Häkchen, sobald eine Verrechnung des Kurses erstellt wurde. Das Häkchen könnte auch manuell bei einzelnen Teilnehmer:innen gesetzt werden, wenn diese bei der Kursabrechnung ausgeschlossen werden sollen (zB wenn sie vor Ort in Bar bezahlt haben) |
| Raten | hier kann aktiviert werden, wenn ein:e Teilnehmer:in in mehreren Raten bezahlen möchte. Die Anzahl der Raten wird für alle Teilnehmer:innen gleich im Register Verrechnung definiert. Ist dies bei einem/einer Teilnehmer:in aktiviert, wird bei der Kursabrechnung automatisch eine Faktura mit Teilrechnungen erstellt. Damit ein Häkchen Ratenrechnung bei Teilnehmer:innen gesetzt werden kann müssen im Register Verrechnung bei dieser Kursdurchführung zwingend folgende Felder gepflegt sein:
|
| Rechnung an | Rechnungsadresse, dabei gilt folgendes:
Teilnehmer:innen des Typs Adresse und Personal werden immer an die Adresse verrechnet, welche im entsprechenden Datensatz erfasst ist. |
| Klasse | Bei Schülerdatensätzen wird hier die aktuelle Klasse des Kindes abgebildet. |
| Materialgeld | Die Kosten für das Kursmaterial werden hier separat zu den eigentlichen Kurskosten abgebildet. Diese werden für alle Teilnehmer:innen einheitlich im Register "Verrechnung" erfasst. |
| Rechnungsnotiz | Notizen in diesem Feld erscheinen auf der Rechnung. |
| Prüfung bestanden | gibt es eine Abschlussprüfung bei diesem Kurs, kann hier vermerkt werden ob der/die Teilnehmer:in diese bestanden hat. |
| Partner | Dies ist ein Referenzfeld (User mit entsprechenden Rechten können hier angebotene Einträge bearbeiten). Hier könnte definiert werden, wenn der/die Teilnehmer:in von einer Partnerorganisation her den Kurs besucht. |
| Partner Adresse | Adressdetails der Partnerorganisation |
Die Teilnehmer erscheinen nun in der Tabelle. In der Spalte Bemerkung können teilnehmerspezifische Ergänzungen erfasst werden.
Register Durchführung
| Nummer | Bezeichnung | Funktion |
| 1 | Termine | Erfassen Sie die Termine für den Anmeldeschluss, den Kursstart und das Kursende. Legen Sie fest, ob der Kurs regelmässig oder unregelmässig stattfindet |
| 2 | Anzahl Kurseinheiten | Tragen Sie die Anzahl der geplanten Unterrichtseinheiten ein. |
| 3 | Ansatz/Lektionen | Erfassen Sie falls gewünscht den Kostenansatz pro Lektion und die geplante Summe Lektionen für den Kurs. Hier wird auch noch einmal der aktuell gesetzte Status des Kurses angezeigt. |
| 4 | Unterrichtszeiten | Erfassen Sie die Unterrichtszeiten. Die Dauer wird automatisch berechnet. |
| 5 | Kursform/Lernform | Wählen Sie die passende Kurs- und Lernform aus der Liste aus. Diese Felder sind Referenzen. |
| 6 | Prüfungsangaben | Ist für den Kursabschluss eine Prüfung vorgesehen, können hier der Termin und das Prüfungslokal erfasst werden. |
| 7 | Grund | Absagegrund |
| 8 | Absagetext | Erfassen Sie im Falle einer Absage hier einen Text. Diese erscheint auf dem Druckbericht Absage. |
Zuständige Anmeldestelle
Fügen Sie im Register Anmeldung per Klick auf 
Verknüpfungsbutton die Adressverbindung der zuständigen Anmeldestelle aus dem Adress- oder Personalformular (um Personaldatensätze als Anmeldestelle zu verwenden, müssen diese bei der Programmzuordnung das Kästchen Kursverwaltung aktiviert haben) hinzu.
Kursleitung
Wechseln Sie zum Register Kursleitung.
Erfassen Sie im Feld Spesenvereinbarung die vereinbarten Regelungen für Spesen zuhanden der Kursleitung. Per Doppelklick in dieses Feld können Sie ein grösseres Fenster zur vereinfachten Eingabe von grösseren Texten öffnen. Im unteren Bereich des Registers können die verschiedenen Personen ausgewählt werden, die an der Durchführung des Kurses beteiligt sind. Die Auswahl stellt sich aus den Adress- und Personaldatensätzen zusammen. Für jede Person können die Besoldungsdetails erfasst und berechnet werden.
Die einzelnen Kursleiterbezeichnungen (Kursleitung, Fachexperte etc.) können vom Administrator in den über Feldnamen konfigurieren (in den Options) selber eingeblendet und benannt werden.
Kurse kopieren
Mit der Funktion Kurs kopieren können Sie einen bereits erstellten Kurs samt den Teilnehmern kopieren.
Sobald auf den Button Kurs kopieren geklickt wird, erscheint eine Meldung, ob alle Teilnehmer mitkopiert werden sollen. Somit kann der ganze Kurs samt Teilnehmer kopiert und danach verändert werden.
Funktion Kursstatus ändern
Mit der Funktion Kursstatus ändern, wird der Status aller Kurse, bei denen das Enddatum vor dem heutigen Datum liegt, auf abgeschlossen gesetzt.
Kursbestätigung PDF-Export
Der Druckbericht Kursbestätigung kann direkt aus Scolaris als PDF exportiert und gespeichert werden. Es wird für jeden Schüler ein separates PDF erstellt.
-
Gehen Sie zu den Programmoptionen und hinterlegen Sie den Speicherpfad.
-
Öffnen Sie das Formular Kurse, markieren Sie die Datensätze und öffnen Sie die Druckberichte.
-
Wählen Sie den Druckbericht Kursbestätigung an und klicken Sie auf das Kontrollkästchen Export als PDF. Durch Klick oben links auf den Drucker wird das PDF nun erstellt.
In der Dokumentenverwaltung können Dokumente, wie zum Beispiel eine Kursbestätigung, die für die Kursangebote gebraucht werden, hinterlegt und mit der Eventverwaltung gekoppelt werden.
Kurse abrechnen
Um die Abrechnung des Kurses vorzubereiten, wechseln Sie ins Register Verrechnung. Damit die Funktion Kursabrechnung durchgeführt werden kann müssen diese Angaben in diesem Register für die entsprechenden Kursdurchführungen gepflegt sein.
| Nummer | Bezeichnung | Funktion |
| 1 | Kosten | Erfassen Sie in diesem Feld die gesamten Kurskosten (für alle Lektionen), die die Teilnehmenden zu begleichen haben. Die Materialkosten für das Kursmaterial können hier inkludiert werden oder aber auch separat im Feld Materialgeld erfasst werden (zB. wenn diese auf ein separates FIBU Konto gebucht werden sollen). Diese Kosten werden im Register Übersicht-Teilnehmer automatisch in die Spalte Kosten übernommen. |
| 2 | Kostenart | Erfassen Sie die Kostenart für den Kurs. Hier können beliebige Bemerkungen erfasst werden. |
| Verrechnung ab | Dieses Feld kann leer gelassen oder befüllt werden. Bei der Funktion werden nur Kurse berücksichtigt, bei welchen dieses Datum erreicht ist (oder leer). Dieses Feld muss befüllt werden, wenn Ratenzahlung bei einer/einem Teilnehmer:in ausgewählt werden soll. | |
| 3 | Materialgeld | Erfassen Sie bei Bedarf die Materialkosten. |
| 4 | Bemerkungen | Erfassen Sie bei Bedarf weitere Bemerkungen zur Rechnung. |
| 5 | Ratenzahlung | Soll die Rechnung in Raten beglichen werden können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen. Tragen Sie nebenan die gewünschte Anzahl Raten ein. Im Register Übersicht kann dann für jede:n Teilnehmer:in individuell mit dem entsprechenden Kontrollfeld gesteuert werden, ob er/sie in Raten bezahlt. Damit die Ratenzahlung ausgewählt werden kann, muss auch die Anzahl der Raten definiert werden, die Periodizität gewählt werden und Verrechnung ab befüllt sein. |
| 6 | Periodizität | Erfassen Sie die Periodizität der Rechnungserstellung bei Raten. |
| 7 | Konto | Hier wird das FIBU Konto für diese Kurskosten erfasst. Ist es leer, wird das FIBU Konto aus den Fakturavorgaben Typ Kurse gezogen bei der Kursabrechnung. |
| 8 | Material-Kosten | Hier kann das FIBU Konto für die Materialkosten angegeben werden. Ist dies leer, wird das FIBU Konto aus den Fakturavorgaben Typ Kurse gezogen bei der Kursabrechnung. |
Ratenzahlung
Definieren Sie im Register Verrechnung die Anzahl Raten. Wechseln Sie anschliessend ins Register Übersicht-Teilnehmer. Hier können Sie bei den Teilnehmenden welche in Raten bezahlen das Häkchen aktivieren.
Kursabrechnung auslösen
Über Kurse-Funktionen-Kursabrechnung gelangen Sie zum Abrechnungsdialog. Wählen Sie hier für den Übertrag in die Finanzverwaltung Fakturaübertrag durchführen. Die Erfassung eines Sachbearbeiters ist zwingend. Die Listeneinträge stammen aus dem Formular Personal im Modul Administration (Häkchen Sachbearbeiter muss aktiv und ein Kurzzeichen eingetragen sein).
Nehmen Sie allfällige Änderungen vor und führen Sie den Übertrag durch.
Die Abrechnung wird für folgende Kurse durchgeführt:
-
Bei denen das eingetragene Abrechnungsdatum unbestimmt oder überschritten ist
-
Bei denen der Status auf DURCHFÜHRUNG gesetzt ist
-
Welche noch nicht abgerechnet wurden
Bei Auslösen der Abrechnung werden im Finanzmodul automatisch die entsprechenden Rechnungsdatensätze angelegt. Im Register Verrechnung wird das Kontrollkästchen verrechnet automatisch aktiviert.
Kursanzeige aktualisieren
Über Kurse-Funktionen-Kursanzeige aktualisieren können Sie bei allen Kursen das Kontrollkästchen Anzeige aktivieren. So erscheinen alle Kurse im Kursprogramm.
Projektwochen verwalten
Um die Projektwoche/n eines Schuljahres zu führen geht man wie folgt vor:
-
Erstellen Sie die verschiedenen Kursangebote und Kurse der Projektwoche gemäss Beschreibung im Kapitel Kursangebote und Kurse. Den Kursen müssen keine Teilnehmer zugewiesen werden, jedoch muss zwingend eine Kursnummer erfasst werden. Auch das gewählte Schuljahr ist relevant: Bei einer Projektwoche des Schuljahres 2022/2023 werden auch nur Kursdurchführungen bei welchen das Schuljahr 2022/2023 ebenfalls eingetragen ist angeboten.
-
Aktivieren Sie bei allen Kursangeboten, welche an der Projektwoche angeboten werden das Kontrollkästchen Projektwoche.
-
Öffnen Sie das Formular Projektwoche um die Anmeldungen zur Projektwoche zu verwalten.
| Nummer | Bezeichnung | Funktion |
| 1 | Schuljahr | Erfassen Sie in diesem Feld das Schuljahr der Projektwoche. Pro Schuljahr kann jeweils nur ein Projektwochen-Datensatz eröffnet werden. |
| 2 | Filter Schüler | Wählen Sie hier, welche Schüler aller aktiven Schüler des betreffenden Schuljahres zur Bearbeitung aufgelistet werden sollen. Sie können beispielsweise sämtliche aktive Schüler des Schuljahres aufrufen oder Klasse für Klasse vorgehen etc. Sind bereits Kurse bei einzelnen SuS gewählt und als definitiv gekennzeichnet worden, kann auch danach gefiltert werden |
| 3 | Weitere Filter (Wahl) |
Filtern Sie hier die Schüler nach deren Wahlkurse. Dies bedingt, dass die jeweiligen Kursauswahlen bereits bei den Schülern hinterlegt wurden.
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| 4 | Kurswahl | Erfassen Sie hier die vom Schüler für die Projektwoche gewählten Kurse mit deren Priorität. Kann ein Schüler beispielsweise in seine erste Kurswahl eingeteilt werden können Sie seine Teilnahme am Kurs Wahl 1 mit einem Häkchen im Kontrollfeld Def. bestätigen. Erfassen Sie auf diese Weise die Teilnahmen aller Schüler an deren gewünschten Kursen der Projektwoche. |
Über die Druckberichte im Formular Projektwoche können Anmeldungsübersichten, Kurslisten etc. erstellt werden.
Funktion Projektwoche übertragen
Grundsätzlich fliesst nichts automatisch vom Formular Projektwoche in das Formular "Kurs" zurück. Dies bedeutet, dass die SuS welche eine definitive Wahl eines Kurses haben, nicht automatisch als Kursteilnehmer:in im Formular Kurs eingetragen werden. Mittels der Funktion "Projektwoche übertragen" können Sie dies wenn gewünscht jedoch mit wenigen Klicks tun. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Beachten Sie bitte: Diese Funktion bewirkt, dass allfällig bereits eingetragene Kursteilnehmer im Formular Kurs bei den entsprechenden Kursen welche in der Projektwoche als definitive Wahl bestätigt wurden GELÖSCHT werden.
- Öffnen Sie das Modul "Kurse"
- Klicken Sie auf "Schnittstellen"
- Öffnen Sie "Projektwoche übertragen"
Wählen Sie nun im Dropdown die gewünschte Projektwoche aus welche Sie in die Kursdatensätze übertragen lassen möchten und bestätigen Sie. Alle definitiven Einträge dieser Projektwoche werden nun als Kursteilnehmer in den entsprechenden Kursen eingetragen.
Kursausschreibungen über Klapp verwalten (Anmeldeportal)
Eine Ausschreibung publizieren
Falls Ihr Schule das Anmeldeportal und Klapp einsetzt, haben Sie die Möglichkeit Kurse auf Klapp für die Erziehungsberechtigten zu publizieren, damit sie ihre Kinder direkt über Klapp anmelden können.
Dazu müssen Sie für die gewünschten Kurse eine Ausschreibung publizieren.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Öffnen Sie das Modul "Administration"
- Öffnen Sie das Modul "Ausschreibung"
- Betätigen Sie den "Neu"-Button im Menüband "Formular"
- Wählen Sie den Typ "Kurs" aus und bei Angebot die gewünschte Kursdurchführung
Damit Sie einen Kurs publizieren können, müssen Sie somit zuerst ein Kursangebot und eine oder mehrere Durchführungen (Formular "Kurs") erfasst haben
Erfassen Sie nun die Details der Ausschreibung.
Register Übersicht
| Feldname | Bemerkung |
| Hauptkategorie | wird automatisch gesetzt und ist der Typ der Ausschreibung (Betreuung - Musik - Kurs) |
| Titel | wird automatisch gesetzt und könnte hier übersteuert werden. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie aus einem allfällig hier übersteuertem Titel immer noch auf die eigentliche Kursdurchführung im Formular "Kurs" rückschliessen können. Am einfachsten ist es, wenn diese beiden Titel identisch sind. |
| Untertitel | Hier können Sie einen allfälligen gewünschten Untertitel setzen. Dieser ist für die Erziehungsberechtigten dann ebenfalls auf Klapp ersichtlich |
| Kategorie | Nach den Kategorien können die Erziehungsberechtigten auf Klapp Angebote filtern. |
| Leitung | die kursleitende Person, wird den Erziehungsberechtigten bei der Ausschreibung angezeigt |
| Ort | Wo findet dieser Kurs statt, wird den Erziehungsberechtigten bei der Ausschreibung angezeigt |
| Durchführung | hier können Sie Details erfassen zu der Durchführung der Kurse, z.B. wann jeweils, wird den Erziehungsberechtigten bei der Ausschreibung angezeigt |
| Veröffentlichung von | Ab wann soll diese Ausschreibung unter Angebote auf Klapp ersichtlich sein. Die Uhrzeit ist fakultativ zu setzen.
Das Datum "Veröffentlichung von" muss zwingend befüllt sein damit die Ausschreibung an Klapp übermittelt wird. |
| Veröffentlichung bis | dies muss nicht unbedingt befüllt sein aber hier könnten Sie bereits terminieren ab wann eine Ausschreibung automatisch auf Klapp ausgeblendet werden soll |
| Ausblenden | Falls Sie temporär kurzzeitig ein Angebot auf Klapp Ausblenden möchten, können Sie diese Checkbox aktivieren |
| Teilnehmer Min/Max | Rein informativ hat keinen technischen Einfluss |
| Max Anmeldungen | Erfassen Sie hier die Anzahl der maximalen Anmeldungen (Teilnehmende) - Ist diese Zahl erreicht können die Erziehungsberechtigten keine weiteren Anmeldungen auf Klapp mehr vornehmen |
| Kosten | die Kosten des Kurses, wird den Erziehungsberechtigten bei der Ausschreibung angezeigt |
| URL | hier könnten Sie einen Link zu weiterführenden Informationen setzen, z.B. die Webseite Ihrer Schule |
| Beschreibung | Beschreiben Sie hier wie gewünscht den Kurs. Wird den Erziehungsberechtigten bei der Ausschreibung angezeigt |
Bitte beachten Sie, dass es etwa 3-4 Minuten dauern kann bis eine ab heute veröffentlichte Ausschreibung in Klapp ersichtlich ist.
Register Optionen
Im Register Optionen haben Sie die Möglichkeit weitere Informationen abzufragen welche die Erziehungsberechtigten beim Buchen eines Kurses auf Klapp ausfüllen können oder müssen.
| Feld | Bemerkung |
| Bezeichnung | Erfassen Sie hier die Bezeichnung der Option (was wird hier abgefragt) |
| Info | hier können Sie einen internen Informationstext festhalten zu dieser Option |
| Typ | Einzelauswahl: Die Erziehungsberechtigten können nur EINE der Optionen wählen. Mehrfachauswahl: Die Erziehungsberechtigten können bei der Buchung eine oder mehrere Optionen wählen. Ja/Nein: Die Erziehungsberechtigten können einen Schieberegler bei der Buchung einschalten für Ja |
| Sort | Die Sortierung der Optionen. Falls Sie mehrere Optionen erfassen und abfragen können Sie hier mit den Zahl 1, 2, 3, etc. die Reihenfolge der Optionen bei der Publikation bestimmen. |
| Pflicht | Ist diese Checkbox aktiviert müssen die Erziehungsberechtigten bei der Buchung etwas bei dieser Option ausfüllen um die Anmeldung abzuschliessen. |
| Freitext | Falls angehakt erscheint eine weitere Auswahlmöglichkeit für die Erziehungsberechtigten bei dieser Option mit der Bezeichnung des Feldes rechts davon. Zum Beispiel für "Anderes", "Bemerkungen", "Besonderes" etc. Im Beispiel oben haben die Erziehungsberechtigten bei unserer Option also die Möglichkeit Keine, A1, A2, B1, oder B2, zu wählen aber auch die Möglichkeit etwas Eigenes zu erfassen. |
| Rechter Teil - die zur Auswahl stehenden Möglichkeiten einer Option | Erfassen Sie nun rechts pro erfasster Option die zur Auswahl stehenden Möglichkeiten. In unserem Beispiel die einzelnen Stufen an Vorkenntnissen. Falls gewünscht können Sie hier ebenfalls mittels "Sort" und der Eingabe von Zahlen die Reihenfolge bestimmen. Ansonsten wird es alphabetisch sortiert publiziert. |
Angezeigte Stati im Anmeldeportal
Die Erziehungsberechtigten sehen nach der Anmeldung über Klapp den Status der Buchung im Anmeldeportal bei ihren einzelnen Kindern. Die angezeigten Stati sind die folgenden:
Bereiche - Aktuell, Plan, Anfragen
Die getätigten Anmeldungen werden grundsätzlich in drei Bereiche unterteilt auf Klapp bei den Erziehungsberechtigten angezeigt. Dabei haben folgende Grundeinstellungen aus Scolaris Basic einen Einfluss:
- Anzeige der Kurse in Schuljahr oder Jahr (dies finden Sie in den Programmoptionen unter "Formate")
- in welchem Schuljahr und Semester wir uns befinden (dies finden Sie in den Programmoptionen unter "Schule")
- und die Grundeinstellung "Planwerte anzeigen" - "Kurs" (in den Programmoptionen unter "App")
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Kurse |
Aktuelle Periode |
Bestätigt |
Die Anmeldung ist im Modul Kurse für das aktuelle Semester eingetragen. |
Status in diesem Kontext nicht verfügbar. |
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Abgesagt |
Der Kurs wurde durch das Schulsekretariat abgesagt. |
Status in diesem Kontext nicht verfügbar. |
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Abgemeldet |
Der Teilnehmer hat sich abgemeldet (telefonisch oder persönlich, über das Portal ist das zur Zeit nicht möglich) |
Status in diesem Kontext nicht verfügbar. |
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Warteliste |
Die Anmeldung ist im Modul Kurse für das aktuelle Semester eingetragen. Der Teilnehmerstatus ist Warteliste. |
Status in diesem Kontext nicht verfügbar. |
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In Bearbeitung |
Die Anmeldung ist im Modul Kurse für das aktuelle Semester eingetragen. Der Kursstatus ist in Bearbeitung. |
Status in diesem Kontext nicht verfügbar. |
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Planperiode |
Bestätigt |
Die Anmeldung ist im Modul Kurse für das Plansemester eingetragen. |
Status in diesem Kontext nicht verfügbar. |
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Abgesagt |
Der Kurs wurde durch das Schulsekretariat abgesagt. |
Status in diesem Kontext nicht verfügbar. |
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Abgemeldet |
Der Teilnehmer hat sich abgemeldet (telefonisch oder persönlich, über das Portal ist das zur Zeit nicht möglich) |
Status in diesem Kontext nicht verfügbar. |
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Warteliste |
Die Anmeldung ist im Modul Kurse für das Plansemester eingetragen. Der Teilnehmerstatus ist Warteliste. |
Status in diesem Kontext nicht verfügbar. |
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In Bearbeitung |
Die Anmeldung ist im Modul Kurse für das aktuelle Semester eingetragen. Der Kursstatus ist in Bearbeitung. |
Status in diesem Kontext nicht verfügbar. |
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Anfragen |
Eingereicht |
Eine Anfrage für die Teilnahme an einem Kurs wurde eingereicht. Die Anfrage wurde durch das Schulsekretariat noch nicht bearbeitet. |
Eine Anfrage für die Teilnahme an einem Kurs wurde eingereicht. Die Anfrage wurde durch das Schulsekretariat noch nicht bearbeitet. |
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In Bearbeitung |
Status in diesem Kontext nicht verfügbar. |
Die Anmeldung ist im Modul Kurse für das Planschuljahr eingetragen. |
Anmeldungen verarbeiten
Anmeldungen von Erziehungsberechtigten für ihre Kinder gelangen nach ca. 3-4 Minuten nach Scolaris Basic. Dort können Sie diese verarbeiten. Um eingetroffene Anmeldungen zu überprüfen und zu bearbeiten gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten:
- Sie öffnen direkt im Datensatz des entsprechenden Kurses "Registrationen" (in der Übersicht auf der rechten Seite)
- oder Sie öffnen im Kursmodul die Funktion "Registrationen"
Ersteres zeigt Ihnen nur die eingetroffenen Anmeldungen des jeweiligen Kurses, die Funktion "Registrationen" zeigt Ihnen alle eingetroffenen Anmeldungen aller Kurse.
Um eine Anmeldung nun definitiv als Teilnehmer:in beim entsprechenden Kurs einzutragen klicken Sie die gewünschten Anmeldungen einfach an, wählen bei "Übernehmen als" Warteliste oder Anmeldung aus und klicken auf "Übernehmen". Alle angewählten Anmeldungen werden nun als Kursteilnehmende bei den entsprechenden Durchführungen im Formular "Kurs" eingetragen (mit dem gewählten Status Warteliste oder Anmeldung)
| Feld | Bemerkung |
| Kurs | hier können die Anmeldungen nach Kurs gefiltert werden |
| Anfragen | neue: Zeigt nur noch nicht verarbeitete Anfragen / alle: zeigt neue und verarbeitete Anfragen |
| Optionsgruppen | hier kann nach einer bestimmten Auswahl an Optionen gefiltert werden |
| Sortierung | grundsätzlich sind die Anfragen nach Absende Datum und Uhrzeit sortiert. Es könnte aber auch hier umgestellt werden auf Sortierung nach Namen der Kinder |
| Alle auswählen / alle invertieren | mit diesen beiden Befehlen können Sie entweder alle Anfragen auf einen Schlag zur Verarbeitung markieren oder die angewählten ab- und die noch nicht ausgewählten anwählen (mit invertieren) |
| Optionen | ist eine Anfrage angeklickt worden sehen Sie bei Optionen was die Eltern damals ausgefüllt haben |
| Bestehende | hier sehen sie bestehende Einträge im Formular Kurs zum entsprechenden Kind |
| übernehmen als | Wählen Sie hier ob sie eine Anfrage als "Warteliste" oder als "Anmeldung" eintragen möchten |