Modul Musik

Musikschüler, Fachbelegungen, Instrumente & Inventar, Stufentestverwaltung, Musiktarife einrichten, Tools

Musikschüler:innen anlegen & verwalten
Instrumente & Inventar verwalten
Musiktarife einrichten
Tools

Musikschüler:innen anlegen & verwalten

Der Erfassungsassistent

Per Klick auf das Symbol im Modul Musik öffnen Sie das Formular Musikschüler und es erscheint ein neues Register Formular.

Über das Symbol im Register Formular öffnet sich der integrierte Erfassungsassistent.

Geben Sie Namen und Vornamen in die entsprechenden Felder ein und bestätigen Sie mit Enter.
In den Suchergebnissen im unteren Teil des Assistenten werden neben der Möglichkeit, einen neuen Datensatz anzulegen, alle bereits vorhandenen Datensätze zu den eingegebenen Daten aufgelistet; So kann das Erfassen von Doubletten vermieden werden.

Reihenfolge der angezeigten Suchergebnisse:

neu: Neu zu erstellender Datensatz
exakt: Vorhandener Datensatz, entspricht exakt Ihren Eingaben
ähnlich: Ähnliche Ergebnisse

Zuoberst erscheint in den Suchergebnissen eine Zeile mit den von Ihnen eingegebenen Daten, vorne gekennzeichnet mit neu. Möchten Sie nun tatsächlich einen neuen Datensatz erstellen, wählen Sie diese "Neu"-Zeile per Doppelklick aus, oder wählen Sie sie an und bestätigen Sie die Auswahl mit ✔. Erfassen Sie die restlichen Angaben direkt im Datensatz der Musikschüler:innen.

Falls es jedoch Ihren gewünschten Datensatz bereits gibt (Resultate unter Exakt oder Ähnlich), können Sie diesen per Doppelklick öffnen. So erstellen Sie keine Doublette von einem bereits existierenden Datensatz, sondern gelangen zu diesem und können ihn (falls nötig) im Schreibmodus mutieren.

Sie können die Suche nach bereits erfassten Datensätzen mit jedem der Felder im Erfassungsassistenten (Nachname, Vorname, Strasse, PLZ, Ort, Geburtsdatum) durchführen. Sie können nach einer oder nach mehreren dieser Angaben suchen.

Register Übersicht

Nr.	Bezeichnung	Funktion
1	Gemeindekreis	Wählen Sie den entsprechenden Gemeindekreis aus der Liste aus. Dieses Feld ist eine Referenz und kann beliebig angepasst werden.
2	Musikschuleintritt	Tragen Sie hier das Datum des Musikschuleintritts ein.
3	Musikschulaustritt	Tritt der/die Schüler:in aus der Musikschule aus, erfassen Sie hier das Austrittsdatum. Ist das Datum erreicht, wird der/die Schüler:in als ausgetreten angezeigt.
4	Adressen	Hier können Sie die Haushaltsadresse, Zusatzanschriften oder abweichende Rechnungsadressen des/r Musikschülers/in verknüpfen. Wird die Rechnungsadresse leer gelassen, verwendet Scolaris die Haushaltsadresse.
5	Foto laden	Per Rechtsklick in den Fotoplatzhalter können Sie über die Option Laden ein Foto des/r Musikschülers/in hochladen.
6	Aktive Fachbelegungen	In dieser Tabelle werden die aktiven Fachbelegungen angezeigt.

Unterformular Journal

Im Register Übersicht können im Unterformular Journal beliebige Bemerkungen und Notizen zum/r Musikschüler:in festgehalten werden. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die geltenden Richtlinien zum Daten– und Personenschutz. Weitere Informationen zum Journal finden Sie hier.

Hier können im Formular Schlüssel erfasste Schlüssel einem Musikschülerdatensatz zugewiesen werden. Die Zuweisung wird automatisch im Formular Schlüssel ergänzt. Die Schlüsselverwaltung wird hier ausführlich beschrieben.

Register Eigenschaften

Nr.	Bezeichnung	Funktion
1	Schülerdaten	Die Angaben zu Geburtsdatum, Geschlecht, E–Mail und Natelnummer werden aus dem Formular Adresse bzw. Schüler übernommen und automatisch ergänzt, sofern diese vorhanden sind. Die Daten können aber auch manuell erfasst werden.
2	Alterskategorie	Wählen Sie die passende Alterskategorie. Dieses Feld ist eine Referenz und kann durch Klick auf die Feldbezeichnung beliebig angepasst werden (hier wird auch das zugehörige Alter jeder Alterskategorie definiert).
3	Klassenangaben	Diese Angaben werden, falls vorhanden, aus dem Formular Schüler übernommen und müssen nicht manuell gepflegt werden. Ist die Schulverwaltung nicht mit der Datenbank der Musikschule verknüpft, können die Klassenangaben aber manuell erfasst werden.
4	Verrechnung	Falls die Rechnungen dieses/r Musikschülers/in in Raten beglichen werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen und vermerken Sie die Anzahl vorgesehener Raten. So wird bereits bei der Musikschulabrechnung ein Fakturadatensatz mit Teilrechnungen erstellt.

Im Register Fächer kann erfasst werden, in welchem Zeitraum der/die Musikschüler:in die einzelnen Fächer besuchte.

Dieses Register dient nicht dazu, dem/r Musikschüler:in Fächer zuzuordnen und diese zu verwalten. Die Fächerzuordnung und Verwaltung geschieht im Formular Fachbelegung.

Nr.	Element	Bedeutung
1	Notenlehre	Hier können Sie ein numerisches Niveau sowie das Datum eintragen, wann das Niveau erreicht wurde.
2	Fächer	Hier werden die Fächer des/der Musikschülers/in erfasst. Dabei kann auch der jeweilige Facheintritt und -austritt erfasst werden.
3	Stufentests	Hier können die erfolgten Stufentests inkl. Note und Kontrollkästchen, ob bestanden, hinterlegt werden.

Hier können Sie die in vergangenen Schuljahren belegten Fächer inkl. näherer Details wie Lehrperson einsehen.

Um einen Überblick über die bestehenden Beziehungen und Verknüpfungen des/r Musikschülers/in zu gewinnen, klicken Sie im Menüband Formular auf Beziehungen.

In dem Beziehungsdiagramm wird ersichtlich, welche Adress- und Schülerverbindungen der/die Musikschüler:in hat. Auch lässt sich erkennen, ob der/die Musikschüler:in auch aktive/r Schüler:in ist.

Durch Doppelklick auf eine Verbindung öffnet sich der entsprechende Datensatz.

Grün hinterlegte Namen bedeuten, dass der zugehörige Datensatz geöffnet werden kann (selektierte Mandanten).
Rot hinterlegte Namen bedeuten, dass der zugehörige Datensatz nicht geöffnet werden kann (Fremdmandanten).

Formular Fachbelegungen

Im Modul Musik innerhalb des Formulars Fachbelegungen werden sämtliche Fächer eines/r Musikschülers/in sowie deren Verrechnungsdetails gepflegt. Man ruft also, wie auch im Formular Musikschüler, eine/n Schüler:in auf, erfasst aber andere bzw. detailliertere Angaben rund um die belegten Fächer.

Register Übersicht

Nr.	Element	Funktion
1	Fach/Stufe	Wählen Sie das gewünschte Fach bzw. Instrument aus der Liste aus. Dieses Feld ist eine Referenz und kann mit entsprechenden Bearbeitungsrechten angepasst werden. Gehen Sie dazu auf das Formular Options - Kataloge - Musikschule - Fächer. Dort können Sie sowohl die angeboten Fächer mit Abkürzung sowie die jeweils passenden Fachstufen hinterlegen.
2	Lehrperson	Anhand des zuvor gewählten Fachs, werden Ihnen jeweils nur die dieses Instrument unterrichtenden Lehrpersonen angezeigt. Möchten Sie diese Funktion ausschalten und alle Lehrpersonen sehen, klicken Sie auf den "A" Button um die Facheinschränkung auszuschalten. Erklärung zur ein-/ausgeschalteten Facheinschränkung: Facheinschränkung EIN: Gezeigt werden alle Lehrpersonen, die im Unterformular Ausbildung des Personalformulars unter Fachausweise (M) das entsprechende Instrument eingetragen und im Register Eigenschaften des Personalformulars das Kontrollkästchen Musikschule aktiviert haben. Facheinschränkung AUS: Gezeigt werden alle Lehrpersonen, die im Register Eigenschaften des Personalformulars in der Programmzuordnung das Kontrollkästchen Musikschule aktiviert haben.
3	Adressdaten	Die Angaben werden aus dem im Formular Musikschüler verknüpften Datensatz übernommen und automatisch ergänzt.
4	Kategorie	Diese Felder sind Referenzen. Durch Klick auf den als Link dargestellten Feldnamen gelangen Sie mit entsprechenden Bearbeitungsrechten in die Referenztabelle, in der Sie beliebig Kategorien hinzufügen und löschen können. Möchten Sie die Feldnamen ändern, ist dies durch Klick in das gewünschte Feld und anschliessendes Aufrufen der Funktion Feldnamen konfigurieren im Abschnitt Options möglich.
5	Fachsemester	An dieser Stelle erscheinen das aktuelle Fachsemester und das vorhergehende Fachsemester des/r Schülers/in. Bei Neueröffnung einer Fachbelegung wird in diesem Feld automatisch eine 1 hinterlegt. Dies kann jedoch manuell überschrieben werden, falls der/die Musikschüler:in bereits Semester in diesem Fach besuchte. Beim Erstellen des Plansemesters wird der Wert um 1 erhöht.
6	Warteliste	Fachbelegungen auf der Warteliste erscheinen nicht auf den Druckberichten etc. und gelten so lange nicht als aktiv, bis der Warteliste-Eintrag entfernt wird.

Nr.	Element	Funktion
7	Mutationen	Diese Felder erscheinen lediglich bei den Fachbelegungen des Plansemesters, um für jede Fachbelegung die allfällige Mutation zu notieren. Fachbelegungen mit der Mutation Fachaustritt (fällt weg) werden bei der Umstellung vom Plan- zum aktuellen Semester gelöscht. Nach Erstellen der Mutationsbestätigung (Druckbericht) kann der Status der Bestätigung auf erfolgt gesetzt werden.

Register Abrechnung

Nr.	Element	Funktion
1	Tarifzuordnung	Wählen Sie die gewünschte Tarifart.
2	Tarifstufe	Wählen Sie die passende Tarifstufe. Der Tarifbetrag wird automatisch ergänzt. Die Einrichtung der Musiktarife wird hier näher erläutert. Zur Aktualisierung der Musiktarife schauen Sie bitte hier nach.
3	Lektionsart, Tarifbetrag, Pensendauer	Diese Felder werden aufgrund der gewählten Tarifstufe automatisch aus dem Katalog Tarife ergänzt. Die Felder Tarifbetrag und Pensendauer können bei Bedarf aber auch manuell überschrieben werden.
4	Rabatt	Ein allfälliger Rabatt wird aufgrund der in den Programmoptionen vorgenommen Einstellungen unter Berücksichtigung der Schülerdaten über die Funktion Rabattberechnung berechnet. Sie erfahren mehr über diese Funktion hier.
5	Subvention	Erfassen Sie in diesem Feld eine allfällige Subvention. Das Feld ist eine Referenz und kann mit entsprechenden Benutzerrechten durch Doppelklick auf die Feldbezeichnung angepasst werden.
6	Leihinstrument	Sofern der/die Musikschüler:in ein Instrument ausgeliehen hat, kann dieses aus der Liste ausgewählt und in die Verrechnung mit einbezogen werden. Dieses Feld dient nicht der Erfassung von Leihinstrumenten.
7	Preiskorrektur	Erfassen Sie hier eine allfällige Preiskorrektur. Die zur Auswahl stehenden Einträge können Sie im Katalog erfassen. Diesen erreichen Sie über Options - Kataloge - Finanzen - Fakturaposition.
8	Ind. Fakturazeile	Die drei Felder auf der linken Seite bieten eine Auswahl von Fakturabegründungen. Die Auswahl können Sie durch Doppelklick ins Feld in der Referenztabelle anpassen.Die drei Felder auf der rechten Seite greifen, wie das Feld Preiskorrektur, auf den Katalog Fakturaposition zurück.
9	Betrag	Die Beträge werden pro Position aufgeführt. Der Totalbetrag wird automatisch berechnet.
10	Permanente Positionen	Sollen Positionen auch für künftige Verrechnungen übernommen werden, aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen. Die Positionen werden für künftige Plansemester kopiert und automatisch eingetragen.
11	Statuskontrolle	Sobald die Fachbelegung abgerechnet ist, wird das Kontrollkästchen automatisch aktiviert. So haben Sie die Kontrolle über die jeweiligen Abrechnungen.
12	Rechnungsnotiz	Dieses Feld dient dem Erfassen zusätzlicher Bemerkungen, die auf der Rechnung erscheinen sollen.

Falls verschiedene Konten zur Verbuchung benötigt werden, müssen die entsprechenden Konten im Bereich Konto zwingend ausgewählt sein, damit die Verrechnung der Fachbelegung funktioniert.

Nimmt der/die Musikschüler:in am Gruppenunterricht teil, kann ihm im Feld Unterrichtsgruppe die entsprechende Gruppe zugeteilt werden (Referenzfeld; anpassbar durch Doppelklick auf Feldbezeichnung). Die Berechnung der Anzahl Lektionen und Dauer in Minuten richtet sich nach den Einstellungen in den Programmoptionen (Berechnung nach Fach, Stundenplan oder nach Gruppenname). Durch Aktivieren des Kontrollkästchens werden die Unterrichtskosten auf die Gruppe verteilt.

Berechnung nach Fach bzw. nach Stundenplan

Die Berechnung der Gruppengrösse für den Gruppenunterricht kann mit entsprechenden Benutzerrechten nach Fach, Stundenplan oder Gruppenname wie folgt eingestellt werden:

Gruppierung nach Fach / Niveau:	Schüler:innen, mit identischer Lehrkraft, Fach und Niveau werden zur selben Gruppe gerechnet.
Gruppierung nach Fach	Schüler:innen mit identischer Lehrkraft, Fach, Gruppeneinteilung und Musikschultarif werden zur selben Gruppe gerechnet.
Gruppierung nach Stundenplan	Schüler:innen mit identischer Unterrichtszeit, Lehrkraft und Gruppeneinteilung werden zur selben Gruppe gerechnet.
Gruppierung nach Gruppenname	Schüler:innen mit identischer Lehrkraft und Gruppenname werden zur selben Gruppe gerechnet.

Erfassen Sie bei Bedarf im Register Stundenplan die Unterrichtszeiten sowie die Angaben zum Unterrichtslokal.
Die Unterrichtsdauer wird aufgrund der oben eingegebenen Zeiten im ersten Feld automatisch berechnet.
Im zweiten Feld wird die Pensendauer aus der Abrechnung zur Kontrolle angezeigt.

Sobald zusätzlich die Felder Gebäude und Raum ausgefüllt werden, kann über den Button eine Verknüpfung zu der Raumverwaltung erstellt werden. Somit wird in der Agenda die angegebene Lektion eingetragen.

Beim Erstellen einer Belegung (mit Klick auf ) aus einer Fachbelegung des Moduls Musikschule wird im Feld Verwendungszweck das Fach und die Stufe und im Feld Zusatz die Lehrperson und der Gruppenname der Fachbelegung übernommen.

Nach der Durchführung des Semesterwechsels sollte überprüft werden, ob Schüler:innen ohne Fachbelegung erfasst sind. Diese sind in der Regel nicht mehr an der Musikschule und können durch Eintragen des Austrittsdatums abgeschlossen werden.

Manuelle Variante

Um die Schüler:innen ohne Fachbelegung zu filtern, rufen Sie zunächst alle aktiven Musikschüler:innen durch Klick aufs Häkchen auf. Markieren Sie diese (Register Markierung -> Aktuell gefilterte markieren). Wählen Sie in der Markierungsauswahl den Eintrag Schüler ohne Fachbelegung.

Scolaris filtert nun sämtliche Musikschüler:innen, die keine Fachbelegung eingetragen haben.
Erfassen Sie je nach Fall das Austrittsdatum oder überprüfen Sie, ob nachträglich eine Fachbelegung eingetragen werden muss.

Mit der Funktion Austrittsdatum setzen kann für sämtliche Schüler:innen, die keine aktuelle oder zukünftige Fachbelegung haben, ein Austrittsdatum gesetzt werden.

Öffnen Sie im Modul Musik über Funktionen das Tool Austrittsdatum setzen.
Erfassen Sie das gewünschte Austrittsdatum.
Bestätigen Sie durch Klick aufs Häkchen.

Um die mit der Funktion Austrittsdatum setzen mutierten Musikschüler:innen zu kontrollieren, können Sie mithilfe des Schnellfilters im Feld Musikschulaustritt nach dem gewählten Austrittsdatum filtern.

Etiketten drucken

In den meisten Formularen von Scolaris gibt es bei den Druckberichten die Möglichkeit, Etiketten zu drucken. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Öffnen Sie die Druckberichte des jeweiligen Formulars über das Druckersymbol im Register Formular .
Wählen Sie den Druckbericht Etiketten an und nehmen Sie die gewünschten Druckeinstellungen vor.

Nr.	Bezeichnung	Funktion
1	Auswahl	Wählen Sie zwischen dem Druck einer Etikette oder der Bedruckung eines Couverts.
2	Format	Das Standardformat druckt eine Adressetikette der Haushaltsadresse. Geben Sie das Format des Etikettenbogens an (Anzahl Etiketten Breite / Länge).
3	Kopien	Wählen Sie, wie viele Etiketten pro Datensatz gedruckt werden sollen.
4	Etikettenbogen	Klicken Sie auf die Etikettennummer, bei welcher der Druck der ersten Etikette beginnen soll. So können Sie angefangene Etikettenbogen ganz ausnutzen.
5	Korrespondenzadresse	Bei aktiviertem Kontrollhaken wird für jeden Datensatz mit einer korrespondenzberechtigten Zusatzadresse (Haken im Feld korr. bei Zusatzadresse) ebenfalls eine Etikette gedruckt.

Wir empfehlen randlose Etikettenbögen für den Etikettendruck, da die Etiketten so am besten auf dem Bogen platziert sind.

Instrumente & Inventar verwalten

Öffnen Sie im Modul Musik das Formular Instrument und legen Sie einen neuen Datensatz an.

Register Übersicht

Nr.	Bezeichnung	Funktion
1	Typ + Bezeichnung	Wählen Sie aus dem Feld Typ das gewünschte Instrument. Das Feld ist eine Referenz und kann durch Klick auf den als Link dargestellten Feldnamen beliebig angepasst werden. Erfassen Sie im Feld Bezeichnung die genaue Instrumentenbezeichnung.
2	Fabrikationsnummer + Raum	Tragen Sie bei Bedarf im Feld Fabrikationsnummer die entsprechende Nummer ein. Aus der Liste des Feldes Raum kann der Raum gewählt werden, in dem sich das Instrument befindet. Das Feld ist eine Referenz.
3	Ausleihe	Hier können Musikschüler:innen vermerkt werden, die das Instrument ausleihen. Klicken Sie dazu auf den roten Pfeil-Button oberhalb des Bereichs Ausleihe. Über den dadurch erscheinenden Navigator können Sie den/die ausleihende Musikschüler:in anwählen. Sie können auch Abgabedatum (=Ausleihdatum) und Rückgabedatum eintragen. Ist eine Ausleihe erfasst, erscheint das Instrument im Feld Leihinstrument im Formular Fachbelegung, Register Verrechnung zur Auswahl.

Erfassen Sie hier die ggf. relevanten Detailinformationen zu dem jeweiligen Instrument.

1	FiBu-Konto / Lagerort	Die Felder FiBu-Konto und Lagerort sind Referenzen und können mit entsprechenden Benutzerrechten beliebig angepasst werden.
2	Status	Der Status zeigt automatisch an, ob sich ein Instrument an Lager, in Revision oder in Ausleihe befindet: Lager = keine Ausleihe und keine Revision pendent Revision = Revision pendent Ausleihe = Ausleihe pendent

Erfassen Sie im Register Reparatur allfällige Reparaturen mit Abgabe– und Rückgabedatum, Kosten und der Beschreibung der Reparatur.

Das Feld Art ist eine Referenz und kann bei entsprechenden Benutzerrechten durch Doppelklick ins Feld in der Referenztabelle beliebig ergänzt werden.

Öffnen Sie das Formular Musikinventar und legen Sie einen neuen Datensatz an.

Register Übersicht

Nr.	Bezeichnung	Funktion
1	Nummer / Bezeichnung / Fabrikationsnummer	Erfassen Sie unter Nummer die Inventarnummer, eine markante Bezeichnung und bei Bedarf die Fabrikationsnummer des Objektes.
2	Inventarart	Wählen Sie eine Inventarart aus der Liste aus. Dieses Feld ist eine Referenz und kann mit entsprechenden Nutzerrechten durch Klick auf den als Link dargestellten Feldnamen beliebig angepasst werden.
3	Standort / Ort	Hinterlegen Sie hier das Gebäude und den entsprechenden Ort.
4	Raum	Wählen Sie den Raum, in dem das Objekt aufbewahrt wird, aus der Liste aus.
5	Status	Je nachdem, ob sich ein Objekt gerade in Reparatur befindet oder nicht, wird der Status als Lager oder Revision angezeigt. Die Zahl dahinter gibt an, wie viele Exemplare der Gesamtanzahl verfügbar sind. Die Zahl wird automatisch an die aktuellen Ausleihen, die im Bereich weiter unten dokumentiert sind, angepasst: Ist ein Exemplar ausgeliehen, nimmt die Zahl um 1 ab. Wird das Exemplar zurückgegeben, erhöht sich die Zahl automatisch.
6	Anzahl	Erfassen Sie ausserdem die vorhandene Anzahl dieses Inventartyps.
7	Ausleihe	Hier können die ausleihenden Musikschüler:innen bzw. Mitarbeitende erfasst werden. Wird hier eine Ausleihe erfasst, passt sich die Anzahl an verfügbaren Exemplaren im Status automatisch an.

Register Detail

Nr.	Element	Funktion
1	Jahr/Kosten	Erfassen Sie das Anschaffungsjahr und die Anschaffungskosten.
2	Lieferant	Wählen Sie den Lieferanten aus der Liste aus. Die Einträge der Liste stammen aus dem Formular Adressen.
3	Zuständige Personen	Erfassen Sie bei Bedarf bis zu zwei Personen, die für die Wartung des Objektes zuständig sind.
4	Foto	Wenn Sie mit der Maus über den Fotobereich fahren, erscheint ein kleines Ordner-Symbol. Durch Klick darauf können Sie ein Foto hochladen und hier hinterlegen.

Erfassen Sie im Register Reparatur allfällige Wartungsarbeiten am Objekt.

Die Felder Art und Ersteller sind Referenzen und können durch Doppelklick ins Feld in der dann erscheinenden Referenztabelle beliebig ergänzt werden.

Wurde im Feld Abgabedatum ein Datum eingetragen, während das Feld Rückgabedatum noch leer ist, dann wird im Register Übersicht der Status Revision angezeigt. Sobald das Rückgabedatum erfasst wird, wechselt der Status auf Lager.

Musiktarife einrichten

Um die Musiktarife einrichten zu können, müssen Sie über ausreichende Benutzerberechtigungen verfügen.

Pensenanteile erfassen

Die Pensenanteile werden den Musiktarifen zugeordnet und werden zusammen mit der Anzahl der Unterrichtseinheiten zur Lohnberechnung verwendet.

Klicken Sie auf Options - Kataloge - Musikschule - Musikpensen.

Erfassen Sie hier die verschiedenen Pensenanteile gemäss den Vorgaben Ihres Kantons.

Im Kanton Aargau sind folgende Pensenanteile vorgesehen:

Im Kanton Zürich sind folgende Pensenanteile vorgesehen:

Klicken Sie auf Options - Kataloge – Musikschule – Musiktarife.

Nr.	Bezeichnung	Funktion
1	Anzeige auf Verrechnung	Wählen Sie die gewünschte Tarifart aus dem Listenfeld aus. Ergänzen Sie die Felder Stufe und Dauer. Die jeweiligen Kombinationen der Stufen und Dauern dürfen je nur einmal als Tarif vorkommen. Erfassen Sie die Tarife und die dazugehörenden FiBu-Konten.
2	Rabattberechtigung	Ist der Tarif rabattberechtigt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen. Der Rabatt wird aufgrund der in den Programmoptionen vorgenommenen Einstellungen betreffend Musikschulrabatte berechnet.
3	Pensenberechnung	Wählen Sie die gewünschten Pensenanteile aus dem Listenfeld aus. Die Liste enthält die unter Pensenanteile erfassen (s.o.) beschriebenen eingerichteten Pensenanteile. Erfassen Sie die Lektionsdauer, die Bezeichnung und der Einheitsfaktor werden automatisch ergänzt. Scolaris richtet sich nach der Penseneinstellung in den Programmoptionen (100%–Pensum). Tipp: Bei Unterricht, der alle zwei Wochen stattfindet, halbieren Sie die Minutenzahl. Somit stellen Sie sicher, dass die Pensenberechnung stimmt.
4	Subventionsberechnung	Wählen Sie aus dem Listenfeld eine allfällige Subventionsart aus.
5	Archiv	a.) Um den Tarif zu archivieren (Tarif muss so nicht gelöscht werden und kann, falls er wieder aktuell wird, aus dem Archiv reaktiviert werden), aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Archiv“. Um einen Tarif vom Archiv zurückzuholen, wechseln Sie die Ansicht zum Archivmodus (siehe Schritt b.) und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Archiv“. So erscheint der Tarif automatisch wieder unter den aktiven Tarifen. b.) Um die archivierten Tarife zu sehen, stellen Sie den Filter auf „archivierte“. Damit alle Tarife sichtbar sind, kann der Filter auf „alle“ gestellt werden.

Sobald Änderungen an den Tarifen vorgenommen wurden, muss die Funktion Musikschule aktualisieren durchgeführt werden für die entsprechenden Semester. Anderenfalls werden die Änderungen nicht aktiv.

Die Vielfalt der Rabattmöglichkeiten und der entsprechenden Reglemente ist gross und von Musikschule zu Musikschule unterschiedlich. Nachfolgend werden die Grundeinstellungen sowie einige ausgewählte Praxisbeispiele zur Musikschulrabattberechnung erläutert. Beim Einrichten des Moduls Musikschule sind Ihnen die zuständigen Mitarbeitenden der CMI gerne behilflich und unterstützen Sie beim Einstellen der Rabattberechnungen.

Klicken Sie auf Options – Kataloge – Musikrabatte (sofern Sie über entsprechende Benutzerrechte verfügen).

Die geöffnete Referenztabelle ist in bis zu drei Register unterteilt. Das zweite Register erscheint nur, wenn das Kontrollkästchen Familienrabatt im Register Rabattberechnung aktiviert wird; das dritte Register erscheint nur bei Aktivierung des Kontrollkästchens Mehrfächerrabatt im Register Rabattberechnung.

Im Register Rabattberechnung werden die verschiedenen Optionen von Rabatten gesetzt. Diese können Familienrabatt und/oder Mehrfächerrabatte enthalten. Zuoberst wird definiert, WER den Rabatt erhält (die Standardadresse oder die Rechnungsadresse), sowie das FIBU–KONTO, auf welches die Rabattabzüge verbucht werden sollen. Die weiteren Felder werden später anhand der Beispiele erläutert.

Familienrabatt

Wird der Familienrabatt aktiviert, erscheint das zweite Register. Hier wird der prozentuale Wert des Rabattes je Anzahl Familienmitglieder definiert.

Gemäss der hier definierten Prozentwerte (WIE VIEL) und den im ersten Register Rabattberechnung gesetzten Einstellungen (WIE) wird der Rabatt beim Durchführen der Funktion Rabattberechnung in die Fachbelegungen übertragen.

Beispiele für den Familienrabatt

Beispiel 1:

Besuchen drei oder mehr Kinder einer Familie gleichzeitig die Musikschule, wird das Schulgeld wie folgt ermässigt:

für das 3. Kind 10 % Rabatt
für das 4. und jedes weitere Kind 20 % Rabatt

Die Abstufung erfolgt nach Alter der Kinder, der Rabatt wird auf den Tarif des jüngeren Kindes gewährt. Bei gleichaltrigen Kindern wird der Abzug auf den günstigeren Tarif vergeben.

Einstellungen: Die Prozentwerte sind im Register Familienrabatt einzutragen.

Beispiel 2:

Für das zweite die Musikschule besuchende Kind wird ein Rabatt von 20 %, für das dritte und jedes weitere Kind ein Rabatt von 30 % von den ordentlichen Elternbeiträgen gewährt. Dieser Rabatt wird nur für ein Instrument pro Kind gewährt.

Einstellungen: Die Prozentwerte sind im Register Familienrabatteinzutragen.

Beispiel 3:

Für Familien ab 3 Kindern an der Musikschule wird dem ältesten Kind ein Rabatt von 20 % gewährt.

Einstellungen: Die Prozentwerte sind im Register Familienrabatteinzutragen.

Beispiel 4:

Bei Familien mit mehr als einem kostenpflichtigen Kind gelten folgende Rabatte:

2 Kinder: 5 % Rabatt auf den Gesamtbetrag der Rechnung
3 Kinder: 10 % Rabatt auf den Gesamtbetrag der Rechnung
4 Kinder: 30 % Rabatt auf den Gesamtbetrag der Rechnung
5 Kinder: 40 % Rabatt auf den Gesamtbetrag der Rechnung

Einstellungen: Die Prozentwerte sind im Register Familienrabatt einzutragen.

Beispiel 5:

1. Kind voller Tarif, 2. Kind 10 % Rabatt, ab dem 3. Kind 20 % Rabatt. Bei unterschiedlichen Tarifen wird der Rabatt auf dem niedrigeren Betrag gewährt, ansonsten gilt das Alter.

Einstellungen: Die Prozentwerte sind im Register Familienrabatt einzutragen.

Mehrfächerrabatt

Beispiel 1:

Werden innerhalb einer Familie zwei oder mehr Fächer belegt (ohne Schülerchor, Musiziergruppe und Schülerband), werden folgende Rabatte gewährt:

2 Fächer = 10 %
3 Fächer = 15 %
4 Fächer = 20 %

Der Rabatt wird auf den niedrigeren Betrag gewährt. Werden Stipendien ausgerichtet, entfällt der Fächerrabatt.

Einstellungen: Die Prozentwerte sind im Register Mehrfächerrabatt einzutragen.

Hier gibt es manuelle Korrekturen! Erhält jemand Stipendien, ist der berechnete Rabatt zu löschen. Dies ist einfach realisierbar, denn für jedes Stipendium liegt ein schriftliches Gesuch vor, welches pro Schuljahr und teilweise sogar pro Semester erneuert werden muss.

Beispiel 2:

Wer mehrere Fächer gleichzeitig an unserer Musikschule besucht, erhält ab dem 2. Fach 20 % Ermässigung auf die Gesamtrechnung, ab dem 3. Fach 30 % Ermässigung auf die Gesamtrechnung.

Einstellungen: Die Prozentwerte sind im Register Mehrfächerrabatt einzutragen.

Beispiele für kombinierte Familien– und Mehrfächerrabatte

Beispiel 1:

Wenn mehrere Kinder der gleichen Familie mit Wohnsitz in der Gemeinde XY an der Musikschule ein kostenpflichtiges Fach belegen, wird folgender Geschwisterrabatt gewährt:

für das 2. Kind 25 %
für das 3. und jedes weitere Kind 50 %
Es gilt die Reihenfolge des Eintrittes an die Musikschule
Bei Belegung von zwei kostenpflichtigen Instrumenten wird ein Rabatt gewährt. Er richtet sich nach der Regelung für den Geschwisterrabatt.

Einstellungen: Die Prozentwerte sind im Register Familienrabatt einzutragen.

Beispiel 2:

Für das 3. Kind der gleichen Familie (Eintrittsreihenfolge) werden 25 % Rabatt, für jedes weitere Kind 50 % Rabatt gewährt. Für die Belegung eines zweiten Faches werden zusätzlich 5% Rabatt gewährt.

Einstellungen: Die Prozentwerte sind in den Registern Familienrabatt und Mehrfächerrabatt einzutragen.

Beispiel 3:

Dies ist ein Spezialfall

Mehrkinderrabatt bei subventioniertem Einzelunterricht von wöchentlich 40 Minuten und mehr:

2. Kind 10 % Rabatt, 3. und weitere Kinder je 20 % Rabatt.

Mehrfächerrabatt bei subventioniertem Einzelunterricht von wöchentlich 40 Minuten und mehr:

2. Fach 10 % Rabatt.

Mehrkinder– und Mehrfächerrabatte werden nicht kumuliert.

Einstellungen: Die Prozentwerte sind in den Registern Familienrabatt und Mehrfächerrabatt einzutragen.

Familien– und Mehrfächerrabatte werden IMMER kumuliert! Die in diesem Beispiel formulierte Regel kann also durch Scolaris nicht abgedeckt werden. Wird der Rabatt mit obigen Einstellungen berechnet, so muss im Anschluss daran bei denjenigen Familien mit mehreren Kindern, welche mehrere Fächer belegen, manuell eine Korrektur im Rabatt durchgeführt werden. Dies kann jederzeit über das Formular Fachbelegungen erfolgen, denn die berechneten Werte sind als Vorschläge zu verstehen, manuelle Korrekturen jedoch sind stärker. Trotz dieser Einschränkung lohnt sich die automatische Berechnung, denn es müssen danach nur noch Ausnahmefälle manuell korrigiert werden, was enorm weniger Zeit erfordert als alle Rabattbeträge manuell zu setzen.

Tools

Markieren Sie im Modul Musikschule über den Navigator alle Musikschülerdatensätze, welchen Sie ein Serienmail senden möchten.
Klicken Sie im Menüband Formular auf Serienmail und wählen Sie die gewünschte Empfängergruppe. Ergänzen Sie die Einstellungen für das Serienmail wie z.B. Standard E-Mail ggf. in den Programmoptionen.

Um Serienmails zu senden, muss auf der Arbeitsstation eine gültige Microsoft Outlook-Version installiert sein.

Fachbelegungen abrechnen

Wichtig: Bevor Sie die Fachbelegungen abrechnen, muss zwingend die Rabattberechnung durchgeführt werden. Ansonsten werden allfällig zum Zuge kommende Rabatte bei der Abrechnung nicht berücksichtigt.

Markieren Sie die Fachbelegungen im Navigator.
Klicken Sie im Modul Musik auf Funktionen und Musikabrechnung.

Bestätigen Sie die Auswahl Musikrabattberechnung mit Klick aufs Häkchen.

In den markierten Fachbelegungen des aktuellen Semesters werden nun die entsprechenden Rabatte automatisch eingetragen. Nehmen Sie bei Bedarf weitere Anpassungen im Register Abrechnung der einzelnen Fachbelegungen vor, bevor Sie die Abrechnung durchführen.

Markieren Sie alle Fachbelegungen, die bei der Verrechnung berücksichtigt werden sollen.
Klicken Sie im Modul Musik auf Funktionen und Musikabrechnung. Wählen Sie nun Fakturaübertrag durchführen an.

Tragen Sie die Rechnungsperiode ein und wählen Sie den zuständigen Sachbearbeiter aus der Liste aus. Die Listeneinträge stammen aus dem Formular Personal im Modul Administration (Häkchen Sachbearbeiter aktiv und Kurzzeichen eingetragen).
Klicken Sie auf das Häkchen , um die Musikabrechnung auszulösen.

Sämtliche markierten und noch nicht verrechneten Fachbelegungen werden nun verrechnet. Dabei wird das Kontrollkästchen Abgerechnet aktiviert. Gleichzeitig werden im Modul Finanzen die entsprechenden Fakturadatensätze angelegt. Der weitere Ablauf der Rechnungsstellung ist im Handbuch zum Modul Finanzen beschrieben.

Diese Funktion betrifft ausschliesslich Musikschulen, die ihre Tarife quartalsweise abrechnen.

Um nach erfolgter Verrechnung des ersten Quartals die Fachbelegungen für die zweite Quartalsverrechnung freizugeben, müssen die Quartalsverrechnungen zurückgesetzt werden.

Markieren Sie die Fachbelegungen, deren Verrechnung zurückgesetzt werden soll.
Klicken Sie im Modul Musik auf Funktionen und Quartalsverrechnung.

In den markierten Fachbelegungen wird nun automatisch das Kontrollkästchen Abgerechnet im Register Abrechnung deaktiviert, sodass diese Datensätze wieder zur Abrechnung bereitstehen.

Mit der Funktion Musikschule aktualisieren haben Sie die Möglichkeit, den Tarif, die Gruppengrösse und/oder die Alterskategorie zu aktualisieren. Setzen Sie dazu beim gewünschten Kontrollfeld mittels Doppelklick ein Häkchen. Wenn Sie die Alterskategorie aktualisieren wollen und dazu anklicken, werden Sie zusätzlich nach einem Stichtag gefragt.

Sie können die Aktualisierung sowohl für alle vorhandenen Fachbelegungen als auch nur für ausgewählte Datensätze vornehmen. In letzterem Fall filtern und markieren Sie die gewünschten Datensätze mithilfe des Navigators und rufen erst dann die Funktion auf. Setzen Sie dann das Häkchen bei davon nur markierte.

Zwischen den Musiktarifen und den einzelnen Fachbelegungen besteht KEINE permanente Verknüpfung. Werden die Musiktarife verändert, erfolgt somit keine automatische Anpassung der entsprechenden Fachbelegungen. Daher ist die hier beschriebene Funktion unverzichtbar, um Abrechnungen korrekt vorzunehmen.

Um sicherzustellen, dass Scolaris die Musikpensen korrekt berechnen kann, müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein:

Die Pensenanteile und Musiktarife müssen korrekt hinterlegt und gepflegt sein.
Die Gruppen müssen korrekt gebildet sein.
In den Programmoptionen müssen die Anzahl Unterrichtseinheiten eines 100%–Pensums eingetragen sein.

Im Zusammenhang mit den Musikpensen werden auch die Löhne berechnet. Dazu müssen allerdings die Informationen zu Lohnbasis und Lohnstufe korrekt gepflegt sein. Mit entsprechenden Benutzerberechtigungen rufen Sie unter Options - Kataloge - Administration - Lohnbasis das Dialogfenster zur Eingabe der Lohnklassen auf:

Erfassen Sie die einzelnen Lohnklassen mit Unterstufen und den entsprechenden Basislöhnen.

Wenn die oben erwähnten Daten gepflegt sind, führen Sie im Modul Musik über das Register Funktionen – Pensen berechnen die Musikpensenberechnung durch.

Aktivieren Sie bei Bedarf die Kontrollkästchen zur Übernahme der Korrekturstunden bzw. Entlastungsstunden. Bestätigen Sie durch Klick auf das Häkchen. Die Pensen werden neu berechnet und die Löhne bei den Musiklehrpersonen im Personalformular im Unterformular Pensen eingetragen.

Damit die Aktualisierung durchgeführt werden kann, sollten in der Referenztabelle Alterskategorie die entsprechenden Altersspannen eingesetzt sein. Per Doppelklick in das Feld Alterskategorie bei dem/der Musikschüler:in können diese Informationen hinterlegt werden.

Klicken Sie auf das Register Musik - Funktionen - Alterskategorie setzen.
Wählen Sie einen Stichtag.
Bestätigen Sie durch Klick auf das Häkchen.

Nun ist das Feld Alterskategorie bei allen Musikschüler:innen aktualisiert.

Mit der Funktion Planung zurücksetzen (Modul Musik, Abschnitt Funktionen - Planung zurücksetzen) können Sie für zuvor markierte Fachbelegung-Datensätze die Unterrichtsplanung zurücksetzen.

Genauer wird das Register Stundenplan im Formular Fachbelegung zurückgesetzt:

Beim Zurücksetzen der Unterrichtsplanung werden folgende Felder geleert:

Wochentag
von / bis
Gebäude
Raum
Zimmer

Nun können im Zusammenhang mit der Planung der neuen Fachbelegungsperiode (z. B. neues Semester) die gelöschten Daten frisch gepflegt werden.

Diese Funktion erlaubt es, markierte Musikschüler:innen auch im Formular Schüler zu markieren.

Markieren Sie die gewünschten Musikschüler:innen im Formular Musikschüler.
Klicken Sie auf das Register Musik - Funktionen - Musikschüler markieren.
Öffnen Sie das Formular Schüler und den Navigator.
Schalten Sie die Markierung ein.

Wenn Ihnen im Formular Schüler nicht alle zuvor markierten Musikschüler:innen angezeigt werden, liegt das daran, dass die fehlenden Musikschüler:innen bislang nicht als Schüler:innen im Formular Schüler angelegt sind.

Tragen Sie die Plansemester ein, um Ihre Musikschuldaten inklusive Fachbelegungen für ein neues Schuljahr bzw. Semester (Plansemester) vorzubereiten.

Markieren Sie vorgängig alle Fachbelegungen des aktuellen Semesters.
Klicken Sie im Modul Musik auf das Register Funktionen - Plansemester eintragen.

Wählen Sie das neue Schuljahr und das neue Semester.
Per Aktivierung des Kontrollkästchen Stufen erhöhen wird das Niveau/die Stufe der Fachbelegungen anhand der Reihenfolge der Niveaudefinition im Katalog Fächer um eine Stufe erhöht.
Klicken Sie auf das Häkchen, um das Plansemester anzulegen.

Vor jedem Eintragen der Plansemester erstellt Scolaris automatisch eine Datensicherung im Hintergrund.

Möchten Sie ein vergangenes Semester nicht mehr angezeigt haben, kann dieses historisiert werden.

Dies bedeutet jedoch, dass diese Informationen in Zukunft nicht mehr mutiert oder zur Bearbeitung verwendet werden können. Sie finden diese archivierten Semester nicht mehr im Navigator, sondern im Register Archiv jedes/r Musikschülers/in.

Vor dem Archivieren eines Semesters lohnt es sich, die gängigen und wichtigsten Druckberichte (bspw. Statistik, Schülerliste/Lehrperson etc.) dieses Semesters als PDF abzuspeichern und aufzubewahren. Diese stehen nach dem Archivieren nicht mehr zur Verfügung.

Klicken Sie auf das Register Musik - Funktionen - Fachbelegungen archivieren.
Wählen Sie das zu archivierende Semester.
Klicken Sie zur Bestätigung auf das Häkchen.

Im Formular Fachbelegung können Mutationen für das Plansemester erfasst werden. Filtern Sie dazu im Navigator anhand des Schuljahres Belegungen aus einem Plansemester. Diese sind mit (P) gekennzeichnet.

Feld Mutation

Hier geben Sie die Mutationsart an. Wenn Sie den Eintrag Fachaustritt (fällt weg) wählen, wird diese Fachbelegung beim Semesterwechsel automatisch gelöscht.

Feld Mutationstext

Das Feld Mutationstext bietet Platz für zusätzliche Ergänzungen. Dieses Feld ist ein Katalog und kann über Options - Katalog - Musikschule - Musikmutation gepflegt werden.

Feld Bestätigung:

Der Status wird standardmässig als pendent angezeigt. Sobald Sie über die Druckberichte den Bericht Mutationsbestätigung drucken, wechselt der Status zu erfolgt.

Die Bemerkung in der Mutationsbestätigung kann übersteuert werden. Über Options - Katalog - Musikschule - Musikmutationen können individuelle Mutationstexte für die Mutationsbestätigung erfasst und hinterlegt werden. Der Titel und die Bemerkung in der Mutationsbestätigung werden entsprechend angepasst. |

Neu können Musikschüler:innen aus einer externen Datenbank direkt mithilfe eines importierten Schüler-ZIP-Files erfasst werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Bitten Sie die Schulverwaltung, die die gewünschten Schüler:innen erfasst hat, Ihnen ein ZIP-File mit den exportierten Schülerdatensätzen zukommen zu lassen (nähere Beschreibung des Exports im Kapitel Datentransfer Schule)
Öffnen Sie den Musikschülertransfer: Musik – Schnittstellen – Musikschülertransfer.

Wählen Sie Musikschüler importieren und laden Sie das von der Schulverwaltung erhaltene File über den Button
Wenn gewünscht, können Sie die Klasseninformationen der bereits bestehenden Musikschüler:innen mit den Schülerdaten des ZIP-Files abgleichen, falls die Schulverwaltung Ihnen sämtliche Schüler:innen im ZIP-File mitgeliefert hat.
Erfassen Sie nun die benötigten Musikschüler:innen über Formular - Neu .

Wenn sich die Schülerdatensätze bereits auf Ihrer Datenbank befinden (z.B. weil Musikschule und Schulverwaltung Scolaris gemeinsam führen), können Sie die Klassenangaben wie folgt aktualisieren:

Öffnen Sie Musik – Schnittstellen – Musikschülertransfer.

Wählen Sie Musikschüler synchronisieren an und bestätigen Sie per Klick auf das Häkchen.

Nach Semesterbeginn muss das aktuell gültige Semester manuell im Setup eingestellt werden (mit entsprechenden Benutzerrechten). Wechseln Sie unter Options - Programmoptionen - Bereich Schule das Schuljahr und Semester und tragen Sie, falls nicht schon vorher erledigt, die Semesterdaten ein:

Durch diese Funktion wird das Plansemester zum aktuellen Semester (A). Das bis anhin aktuelle Semester wird im selben Moment zum Historysemester (H).

Modul Musik

Musikschüler:innen anlegen & verwalten

Eine/n neue/n Musikschüler:in anlegen

Der Erfassungsassistent

Formular Musikschüler

Register Übersicht

Unterformular Journal

Unterformular Schlüssel

Register Eigenschaften

Register Fächer

Register Archiv

Beziehungsdiagramm

Formular Fachbelegungen

Register Übersicht

Register Abrechnung

Berechnung nach Fach bzw. nach Stundenplan

Register Stundenplan

Schüler:innen ohne Fachbelegung filtern und bearbeiten

Manuelle Variante

Automatische Variante: Funktion Austrittsdatum setzen

Etiketten drucken

Instrumente & Inventar verwalten

Instrumente verwalten

Register Übersicht

Register Detail

Register Reparatur

Musikinventar verwalten

Register Übersicht

Register Detail

Register Reparatur

Musiktarife einrichten

Pensenanteile erfassen

Beispiel: Musikpensen Kanton Aargau

Beispiel: Musikpensen Kanton Zürich

Musiktarife einrichten

Musikschulrabatte einrichten

Familienrabatt

Beispiele für den Familienrabatt

Beispiel 1:

Beispiel 2:

Beispiel 3:

Beispiel 4:

Beispiel 5:

Mehrfächerrabatt

Beispiel 1:

Beispiel 2:

Beispiele für kombinierte Familien– und Mehrfächerrabatte

Beispiel 1:

Beispiel 2:

Beispiel 3:

Tools

Serienmail

Fachbelegungen abrechnen

Rabattberechnung

Funktion "Musikabrechnung"

Quartalsverrechnungen zurücksetzen

Funktion "Musikschule aktualisieren"

Musikpensen berechnen

Lohnbasis und Lohnkategorien pflegen

Funktion "Pensen berechnen"

Funktion "Alterskategorie aktualisieren"

Funktion "Planung zurücksetzen"

Funktion "Musikschüler markieren"

Funktion "Plansemester eintragen"

Funktion "Fachbelegungen archivieren"

Mutationen im Plansemester vornehmen

Musikschüler:innen importieren

Musikschüler:innen synchronisieren

Semesterwechsel vornehmen