Modul Raumvermietung
Konfiguration, Stammdatenpflege, Belegungen, Vermietungen, Bestätigen, Vermietungen archivieren, Vermietungen abrechnen
- Konfiguration
- Stammdatenpflege
- Belegungen
- Vermietung erfassen
- Bestätigung
- Vermietung archivieren
- Vermietungen abrechnen
Konfiguration
Die folgenden Eingaben können Sie nur mit entsprechenden Benutzerrechten vornehmen.
Sperrtage definieren
In den Programmoptionen können Sperrtage festgesetzt werden. Sperrtage werden in der Agenda rot angezeigt, jedoch kann für diesen Zeitpunkt trotzdem eine Belegung erstellt werden. In der Kollisionsprüfung werden die Sperrtage trotzdem berücksichtigt.
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Klicken Sie auf Options - Programmoptionen - Raum
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Tragen Sie die Sperrtage im entsprechenden Bereich ein.
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Nun werden die Sperrtage rot in der Agenda angezeigt.
Archivierung der Belegungen
Unter Options - Programmoptionen - Raum können Sie ausserdem eine Archivierungseinstellung festsetzen. Dies bedeutet, dass die Belegungen ab diesem Zeitpunkt in der Agenda, jedoch nicht im Formular Raum gelöscht sind.
Katalog Verwendungszweck
Klicken Sie auf Options - Kataloge - Raumvermietung - Verwendungszweck.
Hier können Sie sowohl die möglichen Verwendungszwecke hinterlegen sowie jeweilig eine Farbe zuordnen.
Stammdatenpflege
Um Ihre Räume und Geräte den verschiedenen Belegungen und Ausleihen zuteilen zu können, müssen deren Stammdaten erst erfasst werden. Dies geschieht über die Formulare Räume und Geräte.
Stammdaten zu den Räumen erfassen
Öffnen Sie das Formular Räume und legen Sie einen neuen Datensatz an.
| Nr. | Bezeichnung | Funktion |
|---|---|---|
| 1 | Kurzbezeichnung | Erfassen Sie ein Kürzel für den Raum. |
| 2 | Bezeichnung | Erfassen Sie hier die genaue Bezeichnung des Raumes. |
| 3 | Ort | Erfassen Sie den Ort. Dieses Feld ist eine Referenz und kann mit entsprechenden Benutzerrechten beliebig angepasst werden. |
| 4 | Gebäude | Erfassen Sie das Gebäude. Die Einträge der Liste stammen aus dem Formular Gebäude. |
| 5 | Örtlichkeit | Erfassen Sie die Lage im Gebäude (z.B. EG). Dieses Feld ist eine Referenz und kann mit entsprechenden Benutzerrechten beliebig angepasst werden. |
| 6 | Raumzuordnung | Weisen Sie dem Raum eine Gruppierung zu. Innerhalb der Zuordnung Musikzimmer können zum Beispiel die Räume Musikzimmer gross, Musikzimmer klein und Übungszimmer vorkommen. Über den Filterbutton können Sie die Datensätze nach der gewünschten Raumzuordnung filtern. |
| 7 | Verantwortlichkeit | Erfassen Sie hier bis zu zwei Personen, die verantwortlich für den Raum sind. |
| 8 | Spezifikation | Dieses Feld ist ein freies Feld und bietet Platz für weitere Unterbezeichnungen. |
| 9 | Vermietbar | Wählen Sie aus, ob der Raum nur intern, nur extern, intern und extern oder gar nicht vermietbar ist. Diese Einstellung steuert die Verfügbarkeit des Raumes für spätere Vermietungen. |
| 10 | Inventar | In dieser Tabelle können Sie das Inventar des Raumes detailliert mit Inventarnummer, Kosten und Anschaffungsjahr erfassen. Bei der letzten Spalte in der Tabelle kann das Inventar direkt im Datensatz einem anderen Raum zugeteilt werden. Wählen Sie dafür in der Spalte RAUM den neuen Raum aus. |
Stammdaten zu den Geräten erfassen
Das Formular Geräte sieht dem Formular Raum ähnlich:
Das Register Inventar ist im Formular Geräte nicht enthalten. Ansonsten ist die Handhabung identisch mit dem Raumformular. Kurzbezeichnung und Raumzuordnung des Gerätes müssen zwingend erfasst sein.
Belegungen
Belegungen erfassen
Im Bereich Belegungen des Formulars Vermietung sehen Sie die aktuelle Belegungssituation Räumen und Geräten dieser Vermietung. Diese Tabelle dient ausschliesslich der Anzeige und kann nicht manuell angepasst werden. Die entsprechenden Belegungen werden über die Formulare Agenda und Vermietung gesteuert. Per Doppelklick auf einen Belegungseintrag gelangen Sie direkt zum entsprechenden Belegungsdatensatz.
Beim Erstellen einer Belegung aus einer Fachbelegung des Moduls Musikschule wird im Feld Verwendungszweck das Fach und die Stufe und im Feld Zusatz die Lehrperson und der Gruppenname der Fachbelegung übernommen.
Interne Belegungen erfassen
Das Register Interne Belegungen dient dazu Belegungen zu erfassen, welche regelmässig während eines Semesters stattfinden. Dauerbelegungen stehen oftmals im Zusammenhang mit Unterrichtslektionen gemäss Stundenplan.
Damit der Eintrag Interne Belegung funktioniert, muss eine Standard-Vermietung im Formular Vermietung erfasst sein. Erfassen Sie dafür eine Interne Vermietung, die Sie als Standard-Vermietung verwenden möchten und aktivieren Sie bei dieser Vermietung im Formularkopf das Kästchen Standard.
Register "Interne Belegung"
| Nummer | Bezeichnung | Funktion |
|---|---|---|
| 1 | Semester | Wählen Sie das für die interne Belegung geltende Semester aus der Liste aus. Standardmässig wird das aktuelle Semester angezeigt. Die Einträge der Liste richten sich nach den in den Programmoptionen eingestellten Semesterdaten. |
| 2 | Belegung erfassen | Markieren Sie mit der Maus den Zeitraum für die Belegung und erfassen Sie die Bezeichnung direkt im Feld. Sie können auch per Doppelklick in die Belegung gelangen. Der Termin wird automatisch während des ganzen Semesters für den markierten Zeitraum eingetragen. |
| 3 | Interne Belegungen manuell übernehmen | Klicken Sie auf , um die internen Belegungen dieses Raums ins nächste Semester zu übernehmen. Für die Übernahme sämtlicher interner Belegungen steht eine Funktion zur Verfügung (siehe unten). |
Für Interne Belegungen kann keine Rechnung erstellt und keine Bestätigung gedruckt werden.
Interne Belegungen übertragen
Um alle erfassten Internen Belegungen ins nächste Semester zu übertragen, klicken Sie im Modul Raumvermietung auf Schnittstellen - Interne Belegungen übertragen.
Wählen Sie das entsprechende Semester aus der Liste aus.
Sie können wahlweise zuvor markierte Räume und Geräte, alle Räume und Geräte oder selektierte Raumzuordnungen übernehmen. Bei der Variante der selektierten Raumzuordnungen können Sie aus der Liste Raumzuordnungen diejenigen Räume auswählen, deren interne Belegungen Sie übertragen möchten. Kopiert werden jeweils alle internen Belegungen der selektierten Mandanten.
Vermietung erfassen
Vermietungen erfassen
Öffnen Sie das Formular Vermietung und legen Sie einen neuen Datensatz an.
| Nr. | Bezeichnung | Funkion |
|---|---|---|
| 1 | Mieteradresse | Wählen Sie im Feld Adresse die Adresse des Mieters aus, indem Sie auf klicken. Per Doppelklick ins Feld gelangen Sie direkt zum entsprechenden Datensatz im Formular Adressen. Ist die gewünschte Adresse noch nicht erfasst, können Sie den Datensatz neu anlegen. |
| 2 | Mieter/-in | Dieses Feld wird beim Zuweisen der Adresse automatisch ergänzt. |
| 3 | Anlass | Erfassen Sie den Anlass, für den Sie Räume und / oder Geräte vermieten. Dieses Feld ist eine Referenz. |
| 4 | Sachbearbeiter | Wählen Sie per Klick auf den gewünschten Sachbearbeiter aus der Liste aus. Die Liste enthält sämtliche Personen, bei denen im Formular PERSONAL das Kontrollkästchen SACHBEARBEITER aktiviert ist. Für die Verrechnung der Vermietungen ist es zwingend nötig, einen Sachbearbeiter hinterlegt zu haben. |
| 5 | Typ | Wählen Sie, ob der Mieter intern oder extern ist. Die internen Vermietungen werden nicht verrechnet. Durch Aktivieren des Kontrollkästchens kann die Vermietung manuell archiviert werden. Über die Funktion Funktionen - Vermietung (archivieren) können gleichzeitig alle Vermietungen archiviert werden, welche bis zum Stichtag keine aktuellen Belegungen haben und vollständig abgerechnet sind. |
| 6 | Anfrage | Tragen Sie hier das Datum der Anfrage ein. |
| 7 | Export | Dieses Kontrollfeld wird im Zusammenhang mit verschiedenen Schnittstellen benötigt, welche von der CMI konfiguriert werden müssen. |
Mithilfe der Funktion Kopieren können Vermietungsdatensätze dupliziert werden und müssen so nicht mehr ganz von Grund auf erfasst werden.
Belegung überprüfen und eintragen
| Nr. | Bezeichnung | Funktion |
|---|---|---|
| 1 | Kalendernavigation | Mit Hilfe dieser Übersicht können Sie die gewünschte Kalenderwoche aufrufen. |
| 2 | Heute / ganzes Jahr | Über den Button GANZES JAHR kann die Ansicht für das gesamte Jahr geöffnet werden. Über den Button HEUTE kann man zum aktuellen Datum springen. |
| 3 | Vermietungsdetails | In diesem Bereich werden die Details zur Vermietung angezeigt. Durch Doppelklick auf das Wort VERMIETUNG öffnen Sie das Formular zur entsprechenden Vermietung. Per Klick auf kann eine bestehende Vermietung gesucht werden. Über den Button können Sie direkt in der Agenda eine neue Vermietung erfassen und in die Agenda eintragen. |
| 4 | Belegungsdetails | In diesem Bereich werden alle Belegungen des angewählten Tages angezeigt. Vor der Uhrzeit wird jeweils der Belegungstyp angezeigt (S – Serientermin, E – Einzeltermin, I – Interne Belegung, S (A) – Ausnahme eines Serientermins). |
| 5 | Vorheriger/nächster Termin | Enthält die aktuell angezeigte Ansicht keine Termine, werden am linken und rechten Rand des Kalenders Buttons angezeigt, über die Sie zum vorherigen bzw. nachfolgenden Termin gelangen. |
| 6 | Zeitraster | Sie können sich den Kalender wahlweise in einer Tages-, Wochen- oder Monatsübersicht anzeigen lassen. |
| 7 | Anzeigeoptionen | Wählen Sie zwischen der Anzeige der Arbeitswoche und derjenigen der vollen Kalenderwoche aus. |
| 8 | Offene Anfragen | Dieser Button dient zum Abgleich der Belegungsdaten mit Scolaris Web. |
Um weitere Räume in der Agenda anzuzeigen, wählen Sie die weiteren Räume aus.
Belegungen eintragen
Um die Belegung für einen Raum oder ein Gerät einzutragen, doppelklicken Sie in die entsprechende Spalte des gewünschten Tages.
| Nr. | Bezeichnung | Funktion |
|---|---|---|
| 1 | Start / Ende | Geben Sie das Start- und Enddatum der Belegung ein. Standardmässig ist bereits das Datum des gewählten Tages eingetragen. Wählen Sie die gewünschte Zeit für die Belegung. Soll der Raum oder das Gerät ganztägig reserviert werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen GANZER TAG. |
| 2 | Typ | Definieren Sie, ob es sich bei der Belegung um einen Einzel- oder um einen Serientermin handelt. Findet zum Beispiel über fünf Wochen jeweils am Mittwochabend ein Kurs in der Aula statt, so wird dieser als Serientermin erfasst. |
| 3 | Status | Hier können Sie anwählen, wie sich der Status des Termins verhält. Bei DEFINITIV wird die Belegung mit einer ausgefüllten Fläche links des Termins angezeigt. Wenn der Status auf PROVISORISCH oder ANFRAGE gesetzt ist, erfolgte noch keine Bestätigung. Bei PROVISORISCH ist die Fläche nicht ausgefüllt und bei ANFRAGE ist sie schraffiert. |
| 4 | Farbe | Wählen Sie die Farbe, mit welcher der Termin dargestellt werden soll. |
| 5 | Kontakt | Hier sehen Sie die Kontaktinformationen des Mieters. |
| 6 | Verwendungszweck | Erfassen Sie hier wenn nötig zusätzliche Informationen zum Verwendungszweck. |
In der Agenda kann mit Rechtsklick auf eine Belegung das Kontextmenu zur Bearbeitung der Belegung aufgerufen werden. Wenn die Funktion Vermietung laden angewählt wird, aktualisiert sich die Vermietungsinformation links auf der Agenda entsprechend des Status.
Serientermin
Sich regelmässig wiederholende Anlässe können auch als Serientermin in die Agenda eingetragen werden:
| Nr. | Bezeichnung | Funktion |
|---|---|---|
| 1 | Typ | Wählen Sie den Typ Serientermin. |
| 2 | Beginn/Ende | Wählen Sie den Beginn und das Ende des Termins. Die Dauer wird automatisch berechnet. |
| 3 | Serienmuster | Definieren Sie den Tag und die Periodizität des Termins. So findet ein Termin zum Beispiel wöchentlich jeweils am Mittwoch statt. |
| 4 | Seriendauer | Legen Sie in diesem Bereich das Start- und Enddatum des Serientermins fest. Die Serie kann an einem bestimmten Datum oder nach einer bestimmten Anzahl Wiederholungen enden. |
| 5 | Kontakt | Hier sehen Sie die Kontaktinformationen des Mieters. |
Ausnahmen / Terminkonflikte
Es kann vorkommen, dass ein Serientermin mit einzelnen bereits bestehenden Belegungen kollidiert. Um solche Terminkonflikte anzuzeigen, klicken Sie im Register Ausnahmen auf den Pfeilbutton.
Sie sehen nun die bestehenden Terminkonflikte. Zu jedem Terminkonflikt wird rechts die entsprechende Kalenderansicht angezeigt. Wird bei der Konflikteinschränkung die Option Aus gewählt, werden sämtliche Termine der Serie angezeigt.
Die Ausnahmefunktion ist nur für Termine in der Zukunft ausführbar
Duplizieren von Vermietungen
Im Formular Vermietungen besteht die Möglichkeit, bereits bestehende Vermietungen mit sämtlichen dazugehörigen Belegungen zu kopieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Öffnen sie die Vermietung welche Sie kopieren möchten
- Klicken Sie im Menüband Formular auf Kopieren
- Bestätigen Sie mit Ja
Es wird eine Kopie der Vermietung mit allen Belegungen erstellt. Bearbeiten Sie nun in dieser Kopie diejenigen Informationen welche ändern.
Bestätigung
Rufen Sie im Formular Vermietung das Register Bestätigung auf.
| Nummer | Bezeichnung | Funktion |
|---|---|---|
| 1 | Beilagen | Wählen Sie die gewünschten Beilagen aus. Per Doppelklick auf die Bezeich¬nung BEILAGEN gelangen Sie zur Referenztabelle, in welcher Sie weitere Beilagen erfassen können. |
| 2 | Hinzufügen/Entfernen | Mit den beiden Pfeilbuttons können die ausgewählten Beilagen für die Bestätigung übernommen oder wieder entfernt werden. |
| 3 | Reihenfolge | Mit den beiden Pfeilbuttons können die Beilagen in der Auflistung nach oben oder unten verschoben und so nach Wunsch geordnet werden. |
| 4 | Eigene Beilage | Alternativ zum Erfassen einer neuen Beilage in der Referenztabelle kann im Feld EIGENE BEILAGE eine Beilage erfasst und über den nebenstehenden Pfeilbutton in die Bestätigung übernommen werden. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn es sich nicht um eine Standardbeilage handelt. Um eine auf diese Weise hinzugefügte Beilage wieder zu entfernen, doppel-klicken Sie auf deren Bezeichnung im Bereich GEWÄHLTE BEILAGEN. |
| 5 | Verteiler | Definieren Sie den Verteiler für die Bestätigung auf dieselbe Weise, wie die Beilagen. |
| 6 | Bemerkung | Erfassen Sie bei Bedarf zusätzliche Bemerkungen, die auf der Bestätigung aufgeführt werden sollen. |
| 7 | Bestätigung | Nachdem die Bestätigung gedruckt wurde, wird der Status automatisch auf „erfolgt“ gesetzt. |
Vermietung archivieren
Um alle Vermietungen zu archivieren, welche bis zum Stichtag keine aktuellen Belegungen haben und vollständig abgerechnet sind, gehen Sie folgendermassen vor:
Klicken Sie im Modul Raumvermietung auf die Funktionen - Archivierung Vermietung und tragen den Stichtag ein.
Im Formular Vermietung wird nach der Durchführung der Funktion bei den betroffenen Vermietungsdatensätzen der Archivieren Haken gesetzt. Dieser kann mittels Doppelklick auch wieder deaktiviert werden.
Vermietungen abrechnen
Abrechnung vorbereiten (nur für externe Vermietungen)
Rufen Sie in der Agenda im Formular Belegung den zu verrechnenden Termin auf und wechseln Sie zum Register Verrechnung. Dieses Register erscheint nur bei externen Vermietungen.
Sie können auch direkt aus dem Formular Vermietung zum Termin in der Agenda gelangen. Doppelklicken Sie im Register Belegungen auf den zu verrechnenden Datensatz. Der Termin wird im Formular Agenda geöffnet.
Erfassen Sie den zu verrechnenden Betrag im Feld Gebühren. Verlassen Sie die Belegung, um zum Formular Vermietung zurückzukehren.
Rufen Sie im Formular Vermietung das Register Verrechnung auf.
| Nummer | Bezeichnung | Funktion |
|---|---|---|
| 1 | Verrechnung ab | Erfassen Sie hier das geplante Abrechnungsdatum. Erst nach Überschreitung dieses Datums kann der Vermietungsdatensatz abgerechnet werden. |
| 2 | FiBu | Hinterlegen Sie hier das FiBu-Konto. |
| 3 | Kosten | Die in der Agenda im Belegungsdatensatz erfassten Kosten werden hier auto-matisch angezeigt. Bei mehreren Belegungen pro Vermietung, die abgerechnet werden, werden diese hier kumuliert. |
| 4 | Rechnung | Wählen Sie per Klick auf den Rechnungsempfänger aus. Die Anschrift wird automatisch mit der Mieteradresse ergänzt, kann aber überschrieben werden. |
| 5 | Bemerkung | Erfassen Sie bei Bedarf weitere Bemerkungen, die auf der Rechnung erschei¬nen sollen. |
Das Kontrollkästchen verrechnet wird automatisch aktiviert, sobald die Raumabrechung ausgelöst worden ist.
Abrechnung durchführen
Über das Modul Raumvermietung gelangen Sie über Funktionen - Raumabrechnung zum Abrechnungsdialog für Raum- und Gerätemieten. Unter Vermietung können Sie auswählen, ob alle Vermietungen oder nur die Markierten verrechnet werden.
Als Rechnungsperiode wird der aktuelle Monat vorgeschlagen. Dieses kann bei Bedarf überschrieben werden. Lösen Sie danach die Verrechnung aus.
Wird die Verrechnung ausgelöst, werden automatisch die entsprechenden Rechnungsdatensätze im Modul Finanzverwaltung angelegt und können dort entsprechend bearbeitet werden. Das weitere Vorgehen ist im Handbuch im Kapitel "Modul Finanzverwaltung" beschrieben.
Interne Belegungen können nicht abgerechnet werden.