Modul Schule

Formular Schüler, Formular Klassen, Klassenwechsel vorbereiten & durchführen, Schüler anderer Mandanten, Schulzahndienst, Datentransfer Schule, Fächerverwaltung

Formular Schüler
Klassen
Klassenwechsel
Schüler:innen in einen anderen Mandanten übergeben
Schulzahndienst
Datentransfer Schule
Fächerverwaltung

Formular Schüler

Einführung

Das Formular Schüler im Register Schule ist ein Kernstück von Scolaris. In diesem Formular werden sämtliche im Zusammenhang mit den einzelnen Schüler:innen stehenden Daten verwaltet. Dabei greift das Formular Schüler auf bereits bestehende Stammdaten wie zum Beispiel die Adressen zurück.

Schüler:innen erfassen und verwalten

Neue Schüler:innen erfassen

Der Erfassungsassistent

Per Klick auf das Symbol im Modul Schule öffnen Sie das Formular Schüler und es erscheint ein neues Register Formular.

Über das Symbol im Register Formular öffnet sich der integrierte Erfassungsassistent.

Geben Sie Namen und Vornamen in die entsprechenden Felder ein und bestätigen Sie mit Enter.
In den Suchergebnissen im unteren Teil des Assistenten werden neben der Möglichkeit, einen neuen Datensatz anzulegen, alle bereits vorhandenen Datensätze zu den eingegebenen Daten aufgelistet; So kann das Erfassen von Doubletten vermieden werden.

Reihenfolge der angezeigten Suchergebnisse:

neu: Neu zu erstellender Datensatz
exakt: Vorhandener Datensatz, entspricht exakt Ihren Eingaben
ähnlich: Ähnliche Ergebnisse

Zuoberst erscheint in den Suchergebnissen eine Zeile mit den von Ihnen eingegebenen Daten, vorne gekennzeichnet mit neu. Möchten Sie nun tatsächlich einen neuen Datensatz erstellen, wählen Sie diese "Neu"-Zeile per Doppelklick aus, oder wählen Sie sie an und bestätigen Sie die Auswahl mit ✔. Erfassen Sie die restlichen Angaben direkt im Datensatz der Schüler:innen.

Falls es jedoch Ihren gewünschten Datensatz bereits gibt (Resultate unter Exakt oder Ähnlich), können Sie diesen per Doppelklick öffnen. So erstellen Sie keine Doublette von einem bereits existierenden Datensatz, sondern gelangen zu diesem und können ihn (falls nötig) im Schreibmodus mutieren.

Sie können die Suche nach bereits erfassten Datensätzen mit jedem der Felder im Erfassungsassistenten (Nachname, Vorname, Strasse, Ort, Geburtsdatum) durchführen. Sie können nach einer oder nach mehreren dieser Angaben suchen.

Klasse zuweisen

Wechseln Sie in den Schreibmodus und klicken Sie neben dem Feld Klasse auf den Button mit den drei Punkten . Wählen Sie dann die entsprechende Klasse aus der Datensatzsuche per Klick auf die Datensatz ID (Link).

Das Feld Klassenlehrperson wird automatisch ergänzt.

Klassenverknüpfung löschen

Wenn Sie die Klassenverknüpfung bei einer/m Schüler:in löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie den entsprechenden Schülerdatensatz.
Wechseln Sie in den Schreibmodus.
Während Sie auf der Tastatur SHIFT drücken, klicken Sie auf den Verknüpfungsbutton neben dem Feld Klasse.
Es erscheint folgender Dialog:

Wenn Sie Ja wählen, wird die Klasse in den aktuellen Angaben des/r Schülers/in gelöscht, aber im Unterformular History hinterlegt.
Wenn Sie Nein wählen, wird die Klasse in den aktuellen Angaben des/r Schülers/in gelöscht und NICHT in der History gespeichert.

Das Unterformular History befindet sich im Register Klasse des Schülerdatensatzes.

Adressverbindung(en) zuweisen

Adressdatensatz ist bereits vorhanden

Per Klick auf das Verknüpfungsfeld Adressen öffnet sich das Fenster Adresse.

Sollte bereits eine Adresse mit der/m Schüler:in verknüpft worden sein (wie im Beispiel von Bachmann Julius, Bachmann Anouk) können Sie auf diese auch doppelklicken um sie direkt zu öffnen.

Klicken Sie neben dem Feld Bezeichnung auf den Verknüpfungsbutton , wählen Sie die entsprechende Adressverbindung aus der Datensatzsuche und bestätigen Sie mit Klick auf den Link (ID-Nummer) im Navigator.

Eine verknüpfte Adresse löschen

Wenn sie eine Verknüpfung löschen möchten, klicken Sie auf den Verknüpfungsbuttonwährend Sie auf der Tastatur "Shift" gedrückt halten.

Adresse direkt aus dem Schülerformular erfassen

Wenn Sie wissen, dass der Adressdatensatz noch nicht erfasst ist, können Sie im Schülerformular auch direkt auf den -Button klicken, um in den Erfassungsassistenten der Adressdatensätze zu gelangen:

Sobald Sie die Adresse über den Erfassungsassistenten angelegt und gespeichert haben, wird diese automatisch mit der/m Schüler:in verknüpft.

Der -Button ist nur anwählbar, solange noch keine Haushaltsadresse mit diesem Schülerdatensatz verknüpft worden ist (in der Regel also nur für neu erstellte Schülerdatensätze).
Sobald bereits eine Haushaltsadresse verknüpft worden ist, ist dieser Button deaktiviert.

Zusatzanschriften definieren

Neben der Haushaltsadresse können auch noch schulrelevante Zusatzadressen zu einem/r Schüler/in verknüpft werden (z.B. getrennt lebender Elternteil, Grosseltern, Beistände, etc.)

Im auf der rechten Seite zu findenden Listenfeld Anschrift 1 und Anschrift 2 sind zusätzliche Kontaktpersonen aufgeführt. Diese Liste ist ein Referenzfeld und kann beliebig angepasst werden (per Klick auf die Feldbezeichnung Anschrift 1)

Sollen die in den Zusatzanschriften definierten Personen in die Korrespondenz mit einbezogen werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen rechts neben dem Listenfeld Anschrift 1. Auf diese Weise können Sie die Zusatzanschriften ebenfalls als Empfänger berücksichtigen, z.B. beim Erstellen von Serienbriefen.

Danach können Sie die gewünschte Adresse mit dem Verlinkungsbutton verlinken.

Falls es die Adresse noch nicht im System gibt, muss sie zuerst über das Modul Administration im Formular Adresse erfasst werden und so in der Datenbank hinterlegt werden.

Ebenfalls kann eine Rechnungsanschrift verlinkt werden.

Wenn keine Rechnungsanschrift definiert wurde, nimmt Scolaris automatisch die Haushaltsanschrift als Rechnungsanschrift.
Falls eine abweichende Adresse als Rechnungsanschrift gelten soll, muss die zutreffende Adresse im Feld Rechnung noch separat verlinkt und definiert werden.

GIS relevante Adresse definieren

Soll ein/e Schüler/in auf der GIS Karte nicht unter seiner Haushaltsadresse abgebildet werden, sondern ausnahmsweise unter einer seiner Zusatzadressen, kann dies im Feld GIS-relevant erfasst werden.

GIS ist ein Zusatzportal zu Scolaris V, welches lizenziert werden muss. Kontaktieren Sie uns gern für weitere Informationen.

Schülerfoto laden

Sie können bei Bedarf ein Foto des/r Schülers/in hochladen:

Klicken Sie im Feld Foto auf die rechte Maustaste und wählen Sie LADEN.
Wählen Sie in Ihrer Ablage das gewünschte Bild aus.
Klicken Sie auf ÖFFNEN.
Das Bild wird nun hochgeladen.

Eigenschaften definieren

Im Register Eigenschaften können zusätzliche Informationen zum/r Schüler/in erfasst werden.

Tragen Sie im Feld Heimatort die entsprechende Gemeinde ein. Handelt es sich bei dem/r Schüler/in um eine/n Ausländer/in, wählen Sie das entsprechende Land aus der Liste aus. Dadurch wird automatisch das Kontrollkästchen Ausländer aktiviert.
Das Kontrollkästchen Fremdspr. wird automatisch aktiviert, wenn der Eintrag im Feld Sprache nicht Deutsch lautet.

Gewisse Felder im Register Eigenschaften können sich je nach Einstellungen des zugehörigen BISTA-Kantons verändern.

Damit die BISTA-relevanten Felder mit dem Ausrufezeichen markiert werden, müssen Sie einmalig den Button Bista-Felder markieren aktivieren und die Einstellung ist für Ihr Login gespeichert.

Weitere Klassenangaben

Im Register Klasse werden weitere Angaben zu der aktuell verknüpften Klasse angezeigt. Zudem finden Sie hier auch die Planklassenangaben und die Mutationsplanung. Im unteren Bereich des Formulars finden Sie die Klassenhistory der Schüler:innen (vergangene Klassen).

Die meisten Informationen in den Klassenangaben stammen direkt aus dem verknüpften Klassendatensatz und nur wenige Felder können hier auf Basis Schüler übersteuert werden. Mehr Informationen zur Datenpflege des Klassendatensatzes finden Sie hier.

Die Bedeutung der einzelnen Felder

Bezeichnung	Funktion
Klasseneintritt	Datum des Eintritts in die aktuelle Klasse
Stufe	Aktuelle Schulstufe (wird automatisch aus Klasse übernommen)
Schulhaus	Aktuelles Schulhaus (wird automatisch aus Klasse übernommen)
Programmjahr	Das Programmjahr wird aufgrund der Klassenzuteilung vom Formular Klassen übernommen und zeigt das persönliche Schuljahr des/r Schülers/in. Das Programmjahr kann bei Bedarf (z.B. bei Mehrprogrammklassen) manuell angepasst werden.
Schulart	Aktuelle Schulart (wird automatisch aus Klasse übernommen). Diese kann wie das Programmjahr geändert werden.
Zusatzklasse	Schüler:innen können bei Bedarf in Zusatzklassen eingeteilt werden. Dies kann beispielsweise eine Klasse „Deutsch für Fremdsprachige“ sein, welche Schüler:innen aus verschiedenen Regelklassen beinhaltet, die dieses Fach gemeinsam in einer Zusatzklasse besuchen.
Repetition	Dieses Feld dient dem Vermerk von Repetitionen eines/r Schülers/in.
Schülergruppe	Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Schüler:innen in weitere Gruppen einzuteilen.
Planklasse	Planklasse für das kommende Schuljahr. Die Planklassen werden im Kapitel Klassenwechsel näher behandelt.
Sammelklasse	Die Sammelklasse dient der Übergabe von Schüler/innen zwischen verschiedenen Mandanten. Um eine/n Schüler/in vom einen Mandanten in den anderen übergeben zu können, wird er in eine Sammelklasse eingeteilt, auf die sowohl der abtretende als auch der übernehmende Mandant Zugriff haben. Die Sammelklassen werden im Kapitel Schüler:innen in einen anderen Mandanten übergeben näher behandelt.
Mutationsklasse	Zukünftige Klasse bei einem absehbaren Übertritt des/r Schülers/in in eine andere Klasse.
Mutation gültig ab	Am entsprechenden Datum erscheint eine Meldung über den geplanten Übertritt unter dem Symbol in der Symbolleiste.
Mutationsart	Angabe des Grundes der Klassenmutation (muss zwingend geführt werden).

Niveaueinteilung

Im Bereich Niveaueinteilung des Formulars können Sie die Einteilung der Niveaus der einzelnen Fächer vornehmen. Die Einträge der Liste basieren auf einem Katalog. User mit den erforderlichen Rechten für die Einstellungen können diesen Katalog wie folgt pflegen:

Klicken Sie auf Einstellungen
Klicken Sie auf Kataloge
Wählen Sie das Modul Schule
Wählen Sie Niveaus

Wie in der Darstellung können die Einträge in den einzelnen Fächern ausgewählt werden (z.B. A, B oder C). Im Schülerformular sehen Sie links jeweils das aktuelle und rechts das Planschuljahr. So können Sie auch die zukünftigen Niveaueinteilungen bereits erfassen.

Die Beschriftung der Niveaufächer nehmen Sie wie folgt vor (auch hier sind die erforderlichen Rechte für Ihren User nötig um darauf zugreifen zu können):

Öffnen Sie einen beliebigen Schülerdatensatz
Öffnen Sie das Register "Einstellungen"
Öffnen Sie "Feldnamen konfigurieren
Klicken Sie auf das Register "Diverses"
Klicken Sie auf das Unterregister "Diverses"
Erfassen Sie die gewünschten Niveaufächer bei den Feldern Niveau A-E

Nun haben Sie die Möglichkeit, bei den in den Feldbezeichnungen erfassten Fächern die im Katalog erfassten Niveaus einzutragen.

Informationen zu vorherigen Klassen

Im Register Klasse sehen Sie im unteren Bereich des Formulars, welche Klassen der/die jeweilige Schüler:in zuvor besucht hat. Beim letzten Historyeintrag wird jeweils das Aktuell-Häkchen gesetzt.

In vielen Kantonen wird bei der BISTA der Schulort vom Vorjahr erhoben. Scolaris bildet diese Information automatisch aus dem letzten History-Eintrag (derjenige mit dem "Aktuell"-Häkchen).

Informationen zu Arzt- und Therapiebesuchen

Im Register Arzt haben Sie die Möglichkeit, medizinische und therapeutische Informationen zu erfassen. Über können Sie die entsprechenden Personen auswählen. In der Datensuche werden jedoch nur die Personen angezeigt, welche im Personal das entsprechende Häkchen unter Programmzuordnung als Arzt gesetzt haben.

Die Felder Spezialist 1 – 3 und die Felder Kontrolle 1 - 6 können ebenfalls über die Einstellungen, Feldnamen konfigurieren im Register Diverses –> Diverses bezeichnet werden.

Informationen zu Ein- und Austritt des/r Schülers/in

Erfassen Sie im Register Ein-/Austritt die Daten zum Ein- und Austritt eines/r Schülers/in an Ihrer Schule. Die Listeneinträge basieren auf Referenztabellen und können beliebig angepasst werden.

Sobald das Austrittsdatum in der Vergangenheit liegt, wird der Datensatz automatisch vom Formular Schüler ins Formular Schülerarchiv verschoben. Wird im Feld Austritt ein Datum in der Zukunft eingegeben, übernimmt es dieses Datum automatisch auch unter Klassenmutation (Register Klasse, Feld Mutation gültig ab).

Das Register Bemerkung kommt in jedem Formular vor und dient dem Erfassen von zusätzlichen Notizen und Informationen. Achtung: Hier erfasste Einträge erscheinen auf gewissen Druckberichten wie z.B. auf der Schülerkarte.

Beim Druck einer Klassenliste werden verschiedene Sonderzeichen zur Kennzeichnung von Klassenmutationen bzw. Besonderheiten bei Schüler:innen verwendet. Folgende Kürzel gibt es:
* = ist auch in Zusatzklasse
-e- = Schuleintritt liegt in der Zukunft
-a- = Schulaustritt liegt in der Zukunft
-A- = Schulaustritt ist schon erfolgt
-m- = "Mutation gültig ab" liegt in der Zukunft (Mutationsklasse ist vorbereitet)
-M- = "Mutation gültig ab" ist schon erfolgt (schon in Mutationsklasse eingeteilt)

Unterformulare

Unterformulare werden in Scolaris V im unteren Bereich des Formulars im Register Übersicht angezeigt.
Zum Öffnen eines Unterformulars klicken Sie auf den als Link angezeigten Namen eines Unterformulars.

Um ein Unterformular bearbeiten zu können oder einen neuen Eintrag zu machen, müssen Sie sich ebenfalls im Schreibmodus befinden.

Neue Einträge können Sie über den zentralen Button Neu tätigen.

Falls Sie einen bestehenden Eintrag löschen wollen, können Sie die Zeile oder den Datensatz in der ersten Spalte anklicken und danach mit dem Lösch-Button löschen.

Schülerdatensätze mit Einträgen in Unterformularen filtern

Wenn Sie Schülerdatensätze herausfiltern möchten, welche in einem gewissen Unterformular einen oder mehrere Einträge haben, können Sie dies wie folgt tun:

Wechseln Sie im Navigator in das Register Filter .
Klicken Sie im Bereich Details bei mit auf .
Wählen Sie nun einen oder mehrere Unterformular(e) an, nach welchen Sie filtern möchten.
Bestätigen Sie mit Klick auf das Häkchen.

Unterformular Journal

Das Unterformular Journal bietet Platz, um vertrauliche Informationen und vor allem Notizen oder allgemeine Informationen zum/r Schüler/in zu erfassen. Das können einerseits Angaben wie z.B. Verweise aufgrund schlechten Benehmens aber auch positive Einträge wie Vermerke zu besonderen Leistungen sein.

Beim Umgang mit dem Unterformular Journal ist unbedingt darauf zu achten, allgemeine Grundsätze des Datenschutzes nicht zu verletzen und vertrauliche Informationen zu Personen entsprechend für Unbefugte unzugänglich sind. Scolaris weist Sie auch durch entsprechende Warnhinweise auf dieses Thema hin. Die entsprechenden Einstellungen können durch den Administrator unter Einstellungen - Programmoptionen im Bereich Formate --> Datenschutz vorgenommen werden.

Unterformular Therapie

Im Unterformular Therapie können allfällige Therapien des/r Schülers/in mit Detailangaben zu Therapeuten, Beschlussdaten und Kostenträgern erfasst werden:

Bezeichnung	Funktion
Therapieart	Die hier auswählbaren Einträge können Sie unter Einstellungen - Kataloge - Bereich Schule - Therapiearten definieren
Therapeut	Hier können Sie Personen verknüpfen, welche bei den Programmoptionen unter Eigenschaften das Häkchen bei Therapeut tragen
Kostenträger	Wählen Sie hier einen Eintrag aus der entsprechenden Referenztabelle aus
Kostengutsprache	Erfassen Sie eine allfällige Kostengutsprache.
Eigenschaften	Erfassen Sie die einzelnen Meilensteine der Therapie. Das Feld rechts des Datums dient jeweils zum Erfassen zusätzlicher Informationen. Wichtig: Ist die Therapie abgeschlossen, muss zwingend das Abschlussdatum erfasst werden. Ansonsten erscheint der Fall weiterhin auf der Liste der offenen Therapien.
Stunden / Ansatz	Erfassen Sie die geplante Anzahl der Therapiestunden und den Stundenansatz.
IV-Verfügung	Liegt eine IV-Verfügung vor, aktivieren Sie das Kontrollkästchen. Es wird nun der Wert VERFÜGT angezeigt. Durch erneutes Klicken wechselt der Wert zu BEANTRAGT. Durch einen weiteren Klick wechselt der Wert zu NEIN. Im Falle einer Verfügung erfassen Sie das Verfügungsdatum und die Verfügungsnummer.
Gültigkeit	Erfassen Sie die Gültigkeit der Verfügung inklusive allfälliger Verlängerungen.
Bemerkung	Erfassen Sie bei Bedarf zusätzliche Bemerkungen und Notizen.

Für jede Therapie wird ein neuer Datensatz angelegt. Sie können also mehrere Therapien zum/r selben Schüler/in erfassen.

Unterformular Massnahmen

Pädagogische Massnahmen wie zum Beispiel "Deutsch als Fremdsprache" oder "Sonderunterricht bei Legasthenie" können im Unterformular Massnahmen erfasst und verwaltet werden. Das Feld Bezeichnung ist eine Referenz. Der Zeitraum kann entweder nach Schuljahr und Semester oder mittels Anfangs- und Enddatum festgelegt werden. Wir empfehlen die Variante „von / bis“.

Ist die Massnahme abgeschlossen, muss zwingend das Abschlussdatum erfasst werden. Ansonsten erscheint der Datensatz weiterhin auf der Liste der offenen Massnahmen.

Unterformular Absenz

Hier können sämtliche Absenzen des/r Schülers/in mit Grund, Datum und Kommentar erfasst werden. Unentschuldigte Absenzen können im entsprechenden Kontrollkästchen gekennzeichnet und beim Erstellen von Reports berücksichtigt werden.

Unterformular Praktikum

Das Unterformular Praktikum dient dem Erfassen und Verwalten von externen Aufenthalten und Arbeitseinsätzen. So können zum Beispiel Sprachaufenthalte im Ausland oder Landdiensteinsätze mit der entsprechenden Kontaktadresse des Aufenthaltsortes erfasst werden.

Unterformular Niveauhistory

Die Niveauhistory zeigt in der Vergangenheit vorgenommene Niveaueinteilungen des/r Schülers/in. Auf diese Weise kann die Niveauzugehörigkeit zurückverfolgt werden. Bei einem Niveauwechsel werden die entsprechenden Informationen automatisch in der Niveauhistory eingetragen. Diese Daten können auch manuell angepasst werden.

Unterformular Abonnemente

Im Unterformular Abonnement haben Sie die Möglichkeit, Informationen zu diversen Abonnementen des/r Schülers/in wie zum Beispiel Schulbusabos oder Freikarten fürs Schwimmbad etc. festzuhalten.

Unterformular Schulbesuch

Externe Schulbesuche wie zum Beispiel der Besuch einer ausländischen Schule in der Schweiz können inklusive Budget- und Zahlungsangaben im Unterformular Externer Schulbesuch erfasst und verwaltet werden.

Über den Button neu berechnen (1) kann die Bilanz von Budget / Kreditoren neu berechnet werden.

Über den Button in Pink neben dem Schuljahr (2) können Sie im Budget oder den Kreditoren für das gewählte Schuljahr einen neuen Eintrag vornehmen.

Um festzulegen, ob im Feld Jahr wählen die effektiven Schuljahre oder die Kalenderjahre angezeigt werden, wählen Sie unter Einstellungen - Programmoptionen - Bereich Schule die gewünschte Einstellung.
Dementsprechend werden auch die Einträge der Druckberichte angepasst.

Unterformular Notfallkontakte

Für den/die Schüler:in können Notfallkontakte im Unterformular Notfallkontakte erfasst werden. Um die Felder für dieses Unterformular zu benennen, gehen Sie bei geöffnetem Schülerdatensatz auf
Options - Feldnamen konfigurieren - Diverses - Notfallkontakt

Unterformular Schüler aller Mandanten

Es ist möglich, die Scolaris Datenbank in mehrere Mandanten zu unterteilen und bei jedem Benutzer zu definieren, welche Datensätze welcher Mandanten der einzelne Benutzer sehen kann. Ist dies bei Ihnen der Fall, haben Sie die Möglichkeit, über das Unterformular Schüler aller Mandanten zu überprüfen, ob ein Schülerdatensatz zu Ihrem Mandant gehört oder nicht.

In diesem Unterformular werden sämtliche Informationen zu Schüler:innen anderer Mandanten angezeigt. Über das Druckersymbol (1) gelangen Sie zu einem Druckbericht. Diesen können Sie sich nach folgenden Kriterien anzeigen lassen:

Schüler:innen des eigenen oder alternativ anderer Mandanten
nach Wohnkreis (Gemeinde)

Mit dem Suchfeld (2) können Sie nach einem spezifischen Schülerdatensatz suchen.

Unterformular Zusatzadresse

Sind beide Zusatzadressen bei den Adresszuweisungen schon verwendet worden, können weitere Personen und Zusatzadressen im Unterformular Zusatzadressen erfasst werden. Per Doppelklick auf den Eintrag im Feld ADRESSE öffnet sich automatisch der verknüpfte Datensatz. Das Feld TYP ist eine Referenz und kann beliebig ergänzt werden.

Unterformular Schlüssel

Hier können im Formular Schlüssel erfasste Schlüssel einem Schülerdatensatz zugewiesen werden. Die Zuweisung wird automatisch im Formular Schlüssel im Register Administration ergänzt.

Unterformular Freifach

Im Unterformular Freifach haben Sie die Möglichkeit, von dem/r Schüler/in besuchte Freifächer zu erfassen. Das Feld Freifach ist eine Referenz. Wir empfehlen Ihnen jedoch, die Erfassung der Fächer über die Fächerverwaltung zu lösen.

Beziehungsdiagramm

Über das Beziehungsdiagramm können Sie am einfachsten prüfen, mit welchen anderen Schülerdatensätzen ein/e Schüler:in in Verbindung steht (= Geschwister). Hier sehen Sie zudem auch, mit welchen Adressen ein Schülerdatensatz verknüpft ist.

Klicken Sie im Register Formular auf Beziehungen. Mit Doppelklick auf eine Verbindung öffnet sich der entsprechende Datensatz.

grün : Selektierte Mandanten (Datensatz kann geöffnet werden)

rot : Fremdmandant (Datensatz kann nicht geöffnet werden)

Schülerarchiv

Wird bei einem Schülerdatensatz im Register Ein-/Austritt das Austrittsdatum eingetragen und erreicht, erscheint der Datensatz nicht mehr im Formular Schüler. Er wird automatisch ins Formular Schülerarchiv verschoben, in welchem die Daten weiter aufbewahrt und bei Bedarf reaktiviert werden können.

Sämtliche Daten aus den Unterformularen sind im Schülerarchiv nicht mehr ersichtlich, jedoch bleiben die Journaldaten vorhanden. Wird der/die Schüler:in wieder reaktiviert, können Sie hingegen wieder alle damaligen Einträge sehen.

Schüler reaktivieren

Öffnen Sie im Register Schule das Formular Schülerarchiv per Klick auf die Formularbezeichnung. Sie sehen für jede/n archivierte/n Schüler:in die ursprünglich im Schülerformular enthaltenen Daten. Um einen Schüler bei Bedarf zu reaktivieren, klicken Sie im Register Ein-/Austritt auf den im folgenden Printscreen rot markierten Button. Der/Die Schüler:in wird nun im Schülerarchiv gelöscht und zurück ins Formular Schüler transferiert.

Klassen

Einführung

Im Formular Klassen werden die grundlegenden Daten einer Klasse erfasst und gepflegt. Erstellte Klassen können im Formular Schüler den jeweiligen Lernenden zugewiesen werden. Die Klassendaten bilden auch die Grundlage für den Klassenwechsel.

Klassen anlegen und verwalten

Eine neue Klasse erfassen

Per Klick auf das Symbol im Modul Schule öffnen Sie das Formular Klassen. Über das Symbol im Register Formular öffnet sich der Erfassungsassistent.

Wählen Sie nun in den Feldern:

Typ:
Normalklasse: in der Auswahl des Feldes Untergruppe wird Ihnen automatisch das aktuelle Schuljahr angezeigt
Planklasse: Damit erstellen sie eine Klasse für das nächste Schuljahr
Zusatzklasse: Dieser gilt für Klassen wie zum Beispiel Deutsch als Zusatz
Bezeichnung
Stufe
Untergruppe

Zuoberst erscheint der von Ihnen anhand der Suchkriterien vorbereitete neue Datensatz.
Darunter finden Sie Klassen, welche zuvor bereits erfasst wurden und entweder exakt oder ähnlich Ihrem Suchauftrag sind.
Wählen Sie nun per Doppelklick den passenden Datensatz.

Falls die als Referenzen hinterlegten Einträge in der Bezeichnung und/oder Untergruppe nicht mehr ausreichen sollten, können diese erweitert werden. Sie benötigen Administrationsrechte, um Referenztabellen zu bearbeiten. Sie können beide Referenztabellen bearbeiten, indem Sie im Klassenformular auf die Links Bezeichnung bzw. Untergruppe klicken.

Register Übersicht

Die bereits im Erfassungsassistent eingegebenen Angaben werden automatisch in das Formular Klasse übernommen.

Verwenden Sie bei Bedarf das Feld Zusatz, um bei Bedarf eine Zusatzbezeichnung zur Klasse zu erfassen. Auf der Klassenliste erscheint diese Information zusätzlich zur Klassenbezeichnung.

Lehrpersonen zuweisen

Wählen Sie im Register Übersicht im Abschnitt Lehrpersonen per Klick auf die drei Punkte die entsprechenden (Klassen-)Lehrpersonen aus.

Ist eine Lehrperson in der Auswahl nicht zu finden, fehlt die entsprechende Programmzuordnung im Formular Personal (das Häkchen im Register Eigenschaften wurde nicht gesetzt bei Lehrperson).

Ist eine Person bereits einer anderen Klasse als Lehrkraft zugewiesen, erscheint eine Meldung, ob die primäre Klasse im Personaldatensatz der Lehrperson entsprechend angepasst werden soll. Bestätigen Sie diese Meldung je nach Wunsch mit Ja oder Nein.

Per Klick auf den Link (z.B. Klassenlehrperson) gelangen Sie später direkt zum verknüpften Datensatz im Formular Personal.

Auflistung der Schüler:innen einer Klasse

Im unteren Bereich des Formulars im Register Übersicht finden Sie die Auflistung aller Schüler:innen, welche dieser Klasse zugewiesen worden sind. Sie können hier zwar keine Ergänzungen vornehmen, per Doppelklick auf den/die gewünschten Schüler:in gelangen Sie jedoch zum entsprechenden Datensatz im Schülerformular.

Register Eigenschaften

Angaben zu Schulhaus und Kommunikation erfassen

Im Register Eigenschaften können zusätzliche Informationen zur Klasse erfasst werden, insbesondere zum Schulhaus (Gebäude). Die Auswahl im Listenfeld Gebäude enthält Datensätze aus dem Formular Gebäude.
Die Angaben zu Ort und Kommunikation werden aus dem Schulhausdatensatz übernommen, sind bei Bedarf jedoch überschreibbar.
Das Feld Klassenzimmer kann manuell ergänzt werden.

Fremdklassen erfassen

Wird im Register Eigenschaften das Kontrollkästchen Fremdklasse aktiviert, wird die Klasse nicht in die statistischen Auswertungen einbezogen. Dies ist vor allem bei externen Klassen wie z.B. Privatschulklassen oder Hilfsklassen der Fall.
Im Navigator des Formulars Schüler können diese Datensätze über den Formularfilter Fremdklassen gefiltert werden.

Es reicht nicht, die Klasse mit "0" als Untergruppe in der Klassenbeschreibung zu markieren. Dies ist zwar hilfreich für die interne Übersicht, aber nur durch das Kontrollkästchen "Fremdklasse" erfolgt auch die korrekte statistische Erfassung.

(Register Fächer)

Dieses Register ist nur sichtbar, wenn Sie die Fächerverwaltung und das Formular Lehrplan im Modul Schule nutzen. Mehr dazu finden Sie im Kapitel Fächerverwaltung.

Register Lehrpersonen

Das Register Lehrpersonen kann verwendet werden, um Lehrpersonen und ihre Fächer einer Klasse zuzuordnen.
So können sie zum Beispiel auch in der Scolaris Eltern App oder im Scolaris Connect dieser Klasse zugeordnet werden. Über Connect Immun oder App Immun können Sie einzelne Lehrpersonen auch wieder von diesen einzelnen Gruppenbildungen ausschliessen.

Sollten Sie bereits mit Lehrplänen und der Fächerverwaltung arbeiten, müssen Sie dieses Register nicht zusätzlich berücksichtigen. Die App und Connect achten dann auf diese Einträge im Unterformular Fächer. Die Fächerverwaltung bedeutet zwar einen grösseren administrativen Aufwand, hat aber den Vorteil, dass dort dann sogar unterschieden werden kann, welches Kind welches Fach besucht. Im Register Lehrpersonen gilt dies immer für die ganze Klasse.

Auswirkungen

Werden Lehrpersonen auf diese Weise bei einer Klasse geführt, hat dies folgende Auswirkungen:

Connect

Je nach Konfiguration der Grundeinstellungen (dies wird in der Konzeptphase mit Ihnen besprochen) gehören diese Lehrpersonen dann ebenfalls in die Gruppe der Klasse.

Scolaris App

Eingetragene Lehrpersonen erhalten ebenfalls alle elterlichen Absenzmeldungen von Kindern dieser Klasse. Die Lehrpersonen werden zudem als mögliche Kontakte für die Eltern der Klasse angezeigt und können somit als Nachrichtenempfänger ausgewählt werden.

Haben diese Lehrpersonen Schreibrechte im Bereich Pinnwand und/oder Events, können sie für diese Klassen ebenfalls Posts absetzen.

Lehrpersonen, die dieser Klasse zugeordnet sind, sehen alle Eltern der Klasse ab dem Zeitpunkt, wenn ein Registrationsbrief für die Eltern in Scolaris Basic erstellt wurde.

Niveauklassen

Im Kapitel Schüler:innen erfassen wird die Niveaueinteilung im Schülerformular beschrieben. Sie können die Niveaus aber auch für die ganze Klasse zentral erfassen. Öffnen Sie dazu im Modul Schule das Formular Niveauklassen.

Wählen Sie per Klick auf die drei Punkte die gewünschte Klasse mithilfe des Navigators aus. Sie können nun für jede/n Schüler/in die Niveaus für die vorbereiteten Fächer erfassen.
Welche Fächer gepflegt werden können, hängt von den Einstellungen ab.

Im Formularkopf können Sie für jedes Fach die Schüler:innen des gewünschten Niveaus filtern. Über die Art im Formularkopf können wahlweise die aktuellen oder die Planniveaus gepflegt werden.

Klassenwechsel

Wenn die Klassenstruktur für das neue Schuljahr feststeht und bekannt ist, welche Klassen geführt werden, kann der Klassenwechsel vorbereitet werden. Die Vorbereitung ist auch im laufenden Schuljahr möglich und hat den Vorteil, dass man den Wechsel zu Beginn des neuen Schuljahres nur noch durchführen muss.

Klassenwechsel vorbereiten

Rufen Sie im Modul Schule über Funktionen die Funktion Klassenwechsel vorbereiten auf.
Wechseln Sie ins Register Klassenplanung.

Spalte aktuelle Klasse: Hier sehen Sie die Klassen des aktuellen Schuljahres.
Spalte Planklasse: Hier wird die vorgeschlagene Bezeichnung der Klasse für das kommende Schuljahr angezeigt.
Spalten Bezeichnung, Untergruppe etc.: Hier können weitere Informationen der Klasse bei Bedarf angepasst werden.

Bedeutung der Buttons im Register Klassenplanung

Grüner Button

Kopiert alle aktuellen Normalklassen als künftige Planklassen und erhöht die Stufe um 1, falls die Bezeichnung dementsprechend gestaltet wurde.

(Zahl steht in der Bezeichnung = Scolaris erkennt die nächste Stufe)

Gelber Button

Kopiert alle markierten Normalklassen als gleichnamige, künftige Planklassen.

Die markierten Klassen werden 1:1 kopiert ohne Stufenaktualisierung. Dies empfiehlt sich für alle 1. Kiga, 1. PS oder auch 1. OS, damit diese nicht manuell erstellt werden müssen.

Roter Button

Überträgt die Niveaus der Schüler:innen aller markierten Klassen in das Planschuljahr.
(Formular Schüler; Register Klasse)

Speicherbutton

Dieser Button ist ausdrücklich nicht zum Zwischenspeichern gedacht. Dieser soll erst gedrückt werden, wenn die Vorbereitung vollständig abgeschlossen ist.
(s. Planklassen eintragen)

Es werden in den Schülerdatensätzen nur Einträge in Planklassen geschrieben, die bei der Vorbereitung noch leer sind.

Falls Sie vor der Vorbereitung bei einzelnen Schüler:innen bereits Planklassen eingetragen haben, werden diese nicht überschrieben.

Ist diese Option ausgewählt, werden in den Schülerdatensätzen alle Planklasseneinträge überschrieben.

Bei Nutzung des grünen Buttons:
Unter Umständen werden nicht alle Planklasseneinträge automatisch erstellt und dabei die Stufe um 1 erhöht. Dies hat mit der Referenztabelle des Feldes Bezeichnung (im Formular Klasse) zu tun.
Wenn die neue Klassenbezeichnung mit der entsprechenden höheren Zahl vorhanden ist, kann Scolaris diese automatisch eintragen (Beispiel: P1a wird zu P2a, falls diese Bezeichnung in der Referenztabelle vorhanden ist).

Findet Scolaris in der Referenztabelle jedoch keinen höheren Wert, wird die Spalte Planklasse nicht automatisch ergänzt (Beispiel: KIGA 2 wird nicht zu KIGA3, weil es diese Stufe nicht gibt). In diesem Fall muss die Planklasse manuell eingetragen und die Referenztabelle bei Bedarf ergänzt werden.

Wir empfehlen, allfällige Änderungen wie z.B. Lehrperson, Schulhaus oder Schulzimmer auch in dieser Tabelle vorzunehmen. Dies ist wesentlich übersichtlicher und einfacher als die Datensätze in den entsprechenden Hauptformularen zu bearbeiten.

Planklassen eintragen

Erst wenn Sie die Tabelle mit den aktuellen und den Planklassen vollständig bearbeitet und alle Planklassen vorbereitet haben, klicken Sie auf den Button . Die Planklassen werden nun eingetragen und können ab sofort über den Navigator im Formular Klasse angezeigt werden.

Der Button soll nicht zum Zwischenspeichern benutzt werden. Die ausgeführten Arbeiten im Register Klassenplanung werden beim Verlassen des Klassenwechsel-Tools automatisch gespeichert und können beim nächsten Wiedereinstieg in das Tool fortgesetzt werden.

Spezielle, schülerbezogene Anpassungen wie z.B. die Repetition einer Klasse müssen im entsprechenden Datensatz im Formular Schüler vorgenommen werden. Dies ist vor allem auch beim Übertritt in die 1. Oberstufe sowie beim Eintritt in den KIGA 1 der Fall.

Um die Klassenplanung zu prüfen, kann unter den Druckberichten die Klassenliste als Planklassenliste gedruckt werden. Wählen Sie dazu den Druckbericht Klassenliste an und setzen Sie den Typ auf Planklassen.

Sobald Sie die zusätzlich notwendigen Klassen manuell gebildet und die einzelnen Schüler:innen alle in die richtigen Planklassen eingeteilt haben, können Sie den Klassenwechsel durchführen. Die Funktion Schüleraustritte setzen wurde mit dem Schritt Klassenwechsel durchführen zusammengefasst und automatisiert.

Es ist weiterhin nicht nötig, zusätzliche „Entlassenen-Klassen“ zu bilden, da die Schüler:innen im Schülerarchiv jederzeit nach Austrittsdatum gefiltert werden können. Ausserdem besteht im Schülerarchiv auch die Möglichkeit, verschiedene Druckberichte mit allen Angaben vom Schüler zu drucken oder fälschlicherweise ins Schülerarchiv verschobene Schüler mit dem Symbol zu reaktivieren.

Warten Sie unbedingt mit der Funktion "Klassenwechsel durchführen" bis nach dem Ende des laufenden Schuljahres.

Mischklassen

Bei Mischklassen (z. B. P1 und P2 im gleichen Schulzimmer mit einer Lehrkraft) müssen Bezeichnung, Schulhaus und Lehrperson identisch sein, damit Scolaris diese als Mischklasse erkennt und in der Klassenliste beide Klassen gemeinsam aufführt. Die Unterscheidung der Klassen erfolgt durch die Untergruppe.
Beispiel:
Klasse 1: Schulhaus Dorf, Lehrperson Karl Huber, Bezeichnung P, Untergruppe 1
Klasse 2: Schulhaus Dorf, Lehrperson Karl Huber, Bezeichnung P, Untergruppe 2
Diese beiden Klassen werden als Mischklasse erfasst und lassen sich namentlich durch P1 und P2 unterscheiden.

Austrittsklassen

Klassen, die im kommenden Schuljahr nicht weitergeführt werden, können als Austrittsklassen definiert werden. Aktivieren Sie dazu das entsprechende Kontrollkästchen in der Spalte Austritt.

Die Schüler:innen dieser Klassen werden bei der Ausführung des Klassenwechsels automatisch ins Schülerarchiv überführt.

Neue Klassen ohne Ursprung bilden

Neue Klassen, die noch nie in dieser Bezeichnung geführt worden sind, müssen zwingend im Formular Klassen angelegt werden (z.B. neue zusätzliche Primarklassen, die neuen ersten Kindergartenklassen). Sie können nicht automatisch über die Funktion der Klassenwechselvorbereitung gebildet werden, da sie noch aus keiner Klasse kommen (z. B. Kindergarten 1).

Mehrere Klassen zu einer neuen Klasse zusammenführen

Zur Veranschaulichung wählen wir das Beispiel, dass die beiden Kindergartenklassen von Gabriela Bucherer und Rosa Hunkeler zu einer einzigen Primarklasse P1a von Käthi Achermann zusammengeführt werden sollen.

Damit die beiden Kindergartenklassen auch tatsächlich in nur eine Primarklasse überführt werden, darf die Primarklasse auf keinen Fall doppelt gebildet werden. Würden Sie manuell die Klasse P1a von Käthi Achermann für die KIGA-Klasse von Frau Bürgler und dieselbe Klasse P1a erneut für die KIGA-Klasse von Frau Banz anlegen, werden in Scolaris zwei verschiedene Klassen P1a von Käthi Achermann geführt; die Klassen nachträglich zusammenzuführen bedeutet später einen grossen administrativen Aufwand.

Um diesen zu vermeiden, legen Sie für die erste KIGA-Klasse die neue Primarklasse manuell an (s. Neue Klassen ohne Ursprung bilden). Danach steht Ihnen die Klasse im Dropdown in der Spalte Planklasse zur Verfügung. Wählen Sie die Klasse nun darüber auch für die zweite KIGA-Klasse aus. Nur so stellen Sie sicher, dass sich beide KIGA-Klassen auf die identische Primarklasse beziehen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass es sich bei der Primarklasse in beiden Fällen um dieselbe Klasse handelt.

Typisches Vorgehen

Schritt 1: Grüner Button

Klicken Sie auf den grünen Button. Dadurch hinterlegt Scolaris alle aktuellen Klassen (linke Spalte) und macht Vorschläge für Planklassen des nächsten Schuljahres, die anhand der Referenztabelle eine logische Erhöhung um eine Stufe erlauben.
Kontrollieren Sie die bereits vorgeschlagenen Planklassen auf Richtigkeit und ob sie zu Ihren Planungen für das neue Schuljahr passen. Korrigieren Sie ggf. einzelne Angaben, indem Sie sie in der Klassenplanungstabelle überschreiben.
Ergänzen Sie nun manuell alle Planklassen in der Klassenplanungstabelle, für die Scolaris keinen Vorschlag erstellen konnte. Dazu

- aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Austritt" für austretende Klassen, die nicht weitergeführt werden.
- geben Sie für die noch einzutragenden Planklassen jeweils eine Bezeichnung, eine Untergruppe, Stufe, Programmjahr, min. eine Lehrperson und das Schulhaus an.
  Wenn Sie nach dem Eintragen dieser Angaben in die nächste Zeile wechseln, fügt Scolaris diese Informationen automatisch zu der gesamten Benennung der Planklasse in der Spalte Planklasse zusammen.
- wählen Sie für Klassen, die nicht weitergeführt werden, aber deren Schüler:innen nicht austreten, eine "Zwischen"-Planklasse bzw. einen Sammeltopf aus.
  Z.B. enden zwei KIGA-Klassen und deren Schüler:innen kommen nächstes Schuljahr in die Primarstufe. Die genaue Einteilung, welche/r Schüler:in in welche Klasse kommt, ist zum Zeitpunkt des Klassenwechsel Vorbereitens oftmals noch unklar. Dann trägt man für die beiden endenden KIGA-Klassen z.B. erst einmal nur eine unverbindliche P1A als Planklasse ein. So kann man "Sammelbecken" anlegen, aus denen man später, wenn die genaue Zuteilung in die einzelnen Primarklassen feststeht, die Schüler:innen mit der Funktion Schüler umteilen in die tatsächlichen Primarklassen überführen kann.

4. Kontrollieren Sie abschliessend noch einmal alle erstellten Planklassen in der Klassenplanungstabelle. Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf den Speicher-Button oben neben dem grünen Button.

Schritt 2: Gelber Button

Bis jetzt fehlen noch die Klassen, die neu zusammenkommen, also z.B. KIGA 1, 1. Primarklasse usw. Dazu können Sie sich die ersten Klassen des alten Schuljahres zunutze machen und diese zu den Planklassen hinzufügen.

Filtern Sie im Navigator alle Normalklassen des aktuellen Schuljahres und markieren Sie die Klassen, die Sie als Planklassen für das neue Schuljahr benötigen.
Wechseln Sie nun wieder in das Formular Klassenwechsel vorbereiten und klicken Sie auf den gelben Button. Dadurch werden die zuvor markierten Klassen in das neue Schuljahr mit der identischen Benennung (aber mit neuem Schuljahr) kopiert.

Die Lehrpersonen werden bei der Funktion des gelben Buttons nicht übertragen und müssen manuell eingetragen werden.

Schritt 3: Abschliessende Kontrolle

Filtern Sie im Navigator nun alle erstellten Planklassen und kontrollieren Sie abschliessend auf Vollständigkeit. Ein guter Indikator kann die Anzahl der Datensätze sein: Stimmt die Anzahl der Normalklassen im aktuellen Schuljahr mit der Anzahl der Planklassen im zukünftigen Schuljahr überein? Berücksichtigen Sie dabei ggf. zusätzliche neu erstellte oder aufgelöste Klassen sowie Sammeltöpfe.

Schnell-Checkliste: Klassenwechsel vorbereiten

Checkliste

Hier sehen Sie noch einmal die wichtigsten Schritte der Klassenwechselvorbereitung auf einen Blick:

Funktion Klassenwechsel vorbereiten

Schule – Funktionen - Klassenwechsel vorbereiten
Register Klassenplanung
Klick auf grünen Button → bestehende Klassen werden in Tabelle übertragen, Planklassen werden gebildet
(Bei Bedarf Bezeichnung, Untergruppe und Schulhaus sowie weitere Angaben zur Klasse manuell anpassen)
Klick auf gelben Button → noch fehlende beginnende Klassen aus aktuellem Schuljahr markieren und per gelbem Button als Planklassen für neues Schuljahr kopieren
Bei Austrittsklassen das Kontrollkästchen in der Spalte Austritt aktivieren
Per Klick auf die Planklassen eintragen

Sonderfall: Neue Klassen im Formular Klassen bilden

Klassen, die bislang nicht existierten (z.B. Kindergarten 1), werden manuell im Formular Klassen als Planklasse erfasst.

Sonderfall: Manuelle Planklassenzuteilung im Formular Schüler vornehmen

Einzelne Schülerdatensätze, die über die Vorbereitungstabelle nicht allgemeingültig bearbeitet werden konnten, müssen vor dem Klassenwechsel manuell bearbeitet und die Planklassenzuteilung entsprechend vorgenommen werden.

Funktion Schüler umteilen

Arbeiten Sie in der Vorbereitung des Klassenwechsels mit provisorischen Sammelbecken wie eine P1a, da Sie die genauere Klasseneinteilung erst später vornehmen, hilft Ihnen die Funktion Schüler umteilen erheblich dabei, die Schüler:innen zum passenden Zeitpunkt in die tatsächlichen Klassen umzuteilen. Die Änderung der Planklasse wäre zwar auch für jeden einzelnen Datensatz im Formular Schüler möglich, würde aber erheblichen Mehraufwand bedeuten.

Öffnen Sie das Register Schule
Öffnen Sie die Funktionen
Öffnen Sie Schüler umteilen

In der Funktion können Sie als Basis entweder markierte Schüler:innen oder die Lernenden aus einer bestimmten Klasse (Normal- oder Planklassen) anzeigen lassen. Die Lernenden werden dann alle im unteren Teil des Fensters alphabetisch aufgelistet.

Wählen Sie die Schüler:innen aus, welche Sie umteilen möchten und definieren Sie die Zielklasse.
Wählen Sie dazu den Typ der Zielklasse aus (Planklasse / Zusatzklasse / Normalklasse / Sammelklasse).
Durch Klick auf die drei Punkte öffnet sich der Navigator. Wählen Sie die entsprechende Klasse durch Klick auf den Link aus. Finden Sie die gesuchte Klasse nicht über den Navigator, muss diese zuvor über das Formular Klasse neu angelegt werden.
Mittels Klick auf den Button tragen Sie diese neue Zielklasse bei den ausgewählten Lernenden definitiv ein (nach Klick auf Ja im anschliessenden Dialogfeld von Scolaris). Nun können Sie die nächsten Lernenden auswählen und auch diese wieder in eine Zielklasse einteilen.

Klassenwechsel durchführen

Einführung

Mit dieser Funktion werden austretende Schüler:innen ins Formular Schülerarchiv, vergangene Klassen ins Formular Klassenarchiv verschoben und die ehemaligen Planklassen werden zu den Normalklassen. Im Formular Klassenarchiv besteht die Möglichkeit, Archivklassenlisten zu generieren und zu drucken.

Wenn der Klassenwechsel exakt und sorgfältig vorbereitet wird, können die Klassen kurz vor Beginn des neuen Schuljahres mühelos überführt werden.

Wir empfehlen, den Klassenwechsel erst durchzuführen, wenn das Schuljahr tatsächlich beendet ist, da diese Funktion auch Auswirkungen auf per Schnittstelle verknüpfte weitere Programme wie Lehreroffice, Escola etc. haben kann.

Vorgehen

Rufen Sie über das Register Schule - Funktionen - Klassenwechsel ausführen den Dialog zum Durchführen des Klassenwechsels auf.
Tragen Sie im Feld Austrittsdatum das Austrittsdatum der Schüler:innen ein, welche gemäss dem Klassenwechseln austreten sollen.
Tragen Sie im Feld Eintrittsdatum das Datum des ersten Schultages im neuen Schuljahr ein.
Aktivieren Sie die beiden Kontrollkästchen.
Klicken Sie auf das Häkchen .

Sollten Sie auf einer Datenbank mit einer Unterteilung in mehrere Mandanten arbeiten, beachten Sie bitte, welche Mandanten aktuell bei Ihnen eingeschaltet sind. Wird das Häkchen bei Schuljahr in allen selektierten Mandanten im Setup erhöhen aktiviert, wird bei allen momentan eingeschalteten Mandanten das Schuljahr hochgestellt. Sollten Sie mit einem Mandanten speziell für eine allfällig angeschlossene Musikschule arbeiten, wird bei diesen dadurch das Plansemester zum aktiven Semester. (Es kann jedoch jederzeit auch wieder zurückgestellt werden in den Programmoptionen)

Schnell-Checkliste: Klassenwechsel durchführen

Checkliste

Hier sehen Sie noch einmal die wichtigsten Schritte der Klassenwechseldurchführung auf einen Blick:

Tools – Funktionen - Klassenwechsel durchführen
Datum für Schuljahresabschluss (= Austrittsdatum der austretenden Schüler:innen) sowie Eintrittsdatum (Beginn neues Schuljahr) eintragen
Beide Kontrollkästchen aktivieren
Klassenwechsel per Klick auf durchführen

Nach der Durchführung des Klassenwechsels gilt:

Planklassen sind neu aktuelle Klassen
Vorjahresklassen werden in der Klassenhistory aufgeführt
Das Schuljahr wurde automatisch erhöht, die Semesterdaten müssen jedoch durch den Administrator manuell über Einstellungen - Programmoptionen - Register Schule angepasst werden. Falls mehrere Mandanten geführt werden, muss diese Einstellung bei jedem Mandant separat vorgenommen werden.

Schüler:innen in einen anderen Mandanten übergeben

Sammelklassen

Falls Schüler:innen in einen anderen Mandanten übergeben werden sollen, können Sie dies mittels einer Sammelklasse tun.

Beispiel:
Verschiedene Schüler:innen aus der Primarschule Bergstadt wechseln zum kommenden Schuljahr in die Oberstufe Bergstadt. Primarschule und Oberstufe werden im Rahmen der Schule Bergstadt als zwei verschiedene Mandanten geführt.
Der Mandant Oberstufe hat also grundsätzlich keinen Zugriff auf die Daten des Mandanten Primarschule.

Über eine Sammelklasse können jedoch einzelne Schüler:innen in einen zentralen Transferpool verschoben werden, auf den beide Mandanten Zugriff haben.

Vorgehen

Legen Sie im Formular Klassen einen neuen Datensatz an.
Geben Sie der Klasse eine passende Bezeichnung (z. B. „Mut“ für Mutationsklasse).
Wählen Sie den Typ Planklasse.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Sammelklasse.

Nun können die Schüler:innen, die übergeben werden sollen, in die Planklasse eingeteilt werden. Nehmen Sie die Zuteilung entsprechend im Formular Schüler vor.

Rufen Sie den/die entsprechende/n Schüler/in auf.
Öffnen Sie das Register Klasse im Schülerformular auf.
Unter Planklassenangaben finden Sie das Feld Sammelklasse. Wählen Sie hier den entsprechenden Eintrag über die drei Punkte aus (z. B. Mut 0; 2010/2011).

Der Mandant, der die Schüler:innen übernimmt, sieht diese in der erstellten Sammelklasse im Register Schüler. Im Feld Planklasse können die einzelnen Schüler:innen in die jeweiligen Planklassen eingeteilt und beim Klassenwechsel übernommen werden. Wie zuvor beschrieben können Sie hier selbstverständlich auch die Funktion Schüler umteilen nutzen (s. Funktion Schüler umteilen).

Schulzahndienst

Format der Zahnpflegeverwaltung

Mit entsprechenden Bearbeitungsrechten kann man über Options- Programmoptionen - Formate - Diverse Einstellungen das Format der Schulzahnpflege einstellen. Je nach Einstellung sieht das Formular zur Verwaltung der Schulzahnpflegedaten anders aus. Die Ansichten und Vorteile der verschiedenen Varianten sollen im Folgenden kurz vorgestellt werden.

Zahngeschichte als Dialog

Öffnen Sie den Schülerdatensatz, dessen Zahnpflegedaten Sie bearbeiten möchten.
Rufen Sie das Unterformular Zahnpflege auf.

Diese Variante eignet sich vor allem für Schulen, die für jede/n Schüler/in die Detailangaben zum behandelnden Zahnarzt, zum Datum der Behandlung sowie zu den entstandenen Kosten und deren Verrechnung erfassen. Zahlreiche Gemeinden im Kanton Zürich verwalten die Daten zur Schulzahnpflege auf diese Weise.

Bei Bedarf können Sie die ungedeckten Kosten, auf die keine Schulbeiträge geleistet werden, separat ausweisen. Für die übrigen Kosten kann der Schulbeitrag in Prozent oder wahlweise auch in festen Beträgen erfasst werden. Das Feld Schulbeitrag ist eine Referenz und kann durch den Administrator angepasst werden.

Sofern Sie über das Modul Finanzverwaltung verfügen, können die Kosten der Schulzahnpflege zur Verrechnung weitergeleitet werden.

Zahndienst als Dialog

Öffnen Sie den Schülerdatensatz, dessen Zahnpflegedaten Sie bearbeiten möchten.
Rufen Sie das Unterformular Zahnpflege auf.

Diese Variante eignet sich für Schulen, die mit Gutscheinen arbeiten und nur erfassen wollen, wann der/die Schüler:in den Gutschein eingelöst hat und welche Kosten dabei entstanden sind. Wenn Sie das Unterformular Zahnpflege öffnen, wird automatisch ein Datensatz mit dem aktuellen Schuljahr gemäss Einstellungen in den Programmoptionen angelegt.

Über den Navigator können die pendenten Zahngutscheine gefiltert und markiert werden. Diese Auswahl dient Ihnen als Basis, um beispielsweise über die Seriendruckfunktion die entsprechenden Eltern zu mahnen.

Zahngeschichte

Öffnen Sie das Formular Zahngeschichte im Modul Schule. Über diese Variante können Rückerstattungen vorbereitet und aufgrund eines vorgängig durchzuführenden Abgleichs mit den EWK-Steuerdaten mit allfälligen Subventionen ergänzt und verrechnet werden.

In der Datensatzsuche können Sie nach Schüler, Schuljahr, Semester, Datum und Betrag suchen.

Datentransfer Schule

Schülerimport/-export

Es gibt eine XML-Schnittstelle für den Schülerimport/-export zwischen zwei Schulen, mit welcher nebst den Standardexportdaten auch noch weitere Schülerinformationen wie zum Beispiel das Schülerjournal und die Schülerbemerkungen exportiert werden können.

Vorgehen

Markieren Sie die zu exportierenden Schülerdatensätze.
Öffnen Sie die Import-/Exportmaske über Modul Schule -> Schnittstellen -> Schülertransfer.

Nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen vor:

Schülerexport

Schülerimport

Nr.	Bezeichnung	Funktion
1	Export/Import	Wählen Sie, ob Sie Schüler:innen exportieren wollen oder ob Sie ein Scolaris Zip-File einer anderen Schule importieren möchten.
2	Zip Passwort	Entfernen Sie den Haken, um ein eigenes Passwort für den Schülerexport-Zip File zu hinterlegen. Das individuelle Passwort muss der Schule mitgeteilt werden,
3	Schüler Zip	Laden Sie hier das für den Import erhaltene Zip-File über den Button .
4	Optionen	Entscheiden Sie, ob Sie die Schülerbemerkungen und das Schülerjournal mitexportieren /-importieren möchten.
5	Export/Import anstossen	Klicken Sie zum Starten des Exports bzw. Imports den entsprechenden Knopf.

Auf der rechten Seite werden Sie sowohl bei Import als auch Export über die Fortschritte des Exports/Imports benachrichtigt. Nach Beendigung des Export-/Importvorgangs werden die betroffenen Schüler:innen zur Kontrolle aufgelistet.

Vor dem Import der Daten wird immer zuerst automatisch eine Sicherung der aktuellen Datenbank erstellt. Sollten die Importdaten fehlerhaft sein, können Sie mit Hilfe der Datensicherung den Ursprungszustand wiederherstellen.

Daten an LehrerOffice exportieren

Um Daten aus Scolaris an LehrerOffice exportieren zu können, wählen Sie im Modul Schule unter Schnittstellen den Datentransfer.

Im sich daraufhin öffnenden Fenster wählen Sie den Reiter Varia, wählen dann das Auswahlkästchen LehrerOffice und bestätigen die Auswahl mit Klick aufs Häkchen.

Wählen Sie aus den verfügbaren Exportoptionen die gewünschte Variante aus.

Nr.	Bezeichnung	Funktion
1	Schülerdaten klassenweise	Sie haben die Möglichkeit, die zu exportierenden Daten nach Klassen auszuwählen.
2	Klassenwahl	Bei der Variante Schülerdaten klassenweise wählen Sie zusätzlich im Feld Klassenwahl die Klasse aus, deren Daten exportiert werden sollen.
3	inkl. markierte Klassen	Aktivieren Sie das Kontrollkästchen inkl. markierte Personen, wenn Sie die vorgängig markierten Personaldatensätze ebenfalls exportieren möchten.
4	Häkchen	Klicken Sie anschliessend auf den Häkchen-Button, um die Daten zu exportieren.

Die Daten werden nun aus Scolaris exportiert und unter dem in den Programmoptionen eingestellten Transferpfad abgelegt. Die Exportdatei kann anschliessend in LehrerOffice importiert werden.

Codes

Damit die bei einer Klasse verknüpften Personen in LehrerOffice in entsprechende Funktionen eingeteilt werden können, werden nun Codes mitgeliefert, die die Funktion der verknüpften Personen definieren. Diese Codes müssen dafür an folgendem Ort gepflegt werden:

Bei geöffnetem Formular Klasse gehen Sie auf Options und dann Feldnamen konfigurieren:

Im sich darauf öffnenden Fenster gehen Sie auf den Reiter Diverses und tragen dort die nötigen Codes ein:

Als Codes müssen die folgenden Werte verwendet werden, damit LehrerOffice die Funktionen erfolgreich erkennt:

KL = Klassenlehrperson (max. 3 Personen)

WKL = weitere Klassenlehrperson bei Jobsharing (max. 3 Personen)

STV = Stellvertretung, Vikariat (max. 1 Person)

HP = Schulischer Heilpädagoge/in (max. 2 Personen)

SSA = Schulsozialarbeiter/in (max. 1 Person)

WFP = Förderlehrperson (max. 3 Personen)

Fächerverwaltung

Einführung

Die Eingabe aller erforderlichen Daten für die Fächerverwaltung ist bei erstmaliger Eingabe eine relativ grosse Erfassungsarbeit. Diese Arbeit lohnt sich jedoch im Hinblick auf den Nutzen, welcher daraus gewonnen werden kann. Dieser besteht einerseits im Ausdruck sehr variabler Fachlisten. Andererseits stellt die Fächerverwaltung die Grundlage für die Nutzung der Noten-und Prüfungsverwaltung sowie der Erstellung der Zeugnisse über Scolaris dar.

Auf den Bereich Noten- und Prüfungsverwaltung sowie auf die Zeugnisse wird an dieser Stelle nicht näher eingegangen, da dies ein eigenständiger Bereich ist. Sollten Sie an der Nutzung dieser Tools interessiert sein, dann setzen Sie sich bitte mit der CMI in Verbindung. Die Zeugnisse müssen pro Schule separat konfiguriert und individuell an die Bedürfnisse der Schule angepasst werden.

Übersicht

Die Fächerverwaltung entnimmt verschiedenen Formularen die nötigen Informationen und Daten (Personalformular, Lehrplanformular, Klassenformular). Damit im Klassenformular die nötigen Daten eingetragen werden können, müssen die Personaldaten und die Lehrpläne vorgängig korrekt ausgefüllt sein.

Dem Formular Lehrplan werden die nötigen Informationen über die Stundenanzahl in den verschiedenen Fächern sowie die 100 % Basis des Pensums entnommen.
Diese Arbeit muss nur einmal ausgeführt werden.
Dem Formular Personal werden die Informationen, welche Lehrpersonen im aktuellen Schuljahr welche Fächer unterrichten, entnommen, damit diese dann im Formular Klasse den einzelnen Fächern zugewiesen werden können.
Diese Arbeit muss jährlich vorgenommen werden.
Schliesslich wird im Formular Klasse jeder Klasse ein Lehrplan zugewiesen. Aufgrund dessen werden im Unterformular Fächer alle Fächer dieser Klasse aufgelistet. Nun muss bei den Wahl- und Freifächern noch eingetragen werden, welche Schüler:innen welche Fächer besuchen. Abschliessend wird den einzelnen Fächern noch ihre Lehrperson zugewiesen. Aufgrund dieser Zuweisung können die Pensen der Lehrpersonen automatisch berechnet werden.
Diese Arbeit muss jährlich durchgeführt werden.

Fächer erfassen

Unter Options - Kataloge - Schule - Fächer erfassen Sie einmalig alle möglichen Fächer mit den zugehörigen Kürzeln. Danach stehen Ihnen die Fächer im Formular Lehrplan im Modul Schule direkt zur Auswahl.

Formular Lehrplan

Sie benötigen die Stundentafeln aus den aktuell gültigen Lehrplänen Ihres Kantons für die von Ihnen verwalteten Schulstufen. Diese müssen nun im Formular Lehrplan eingetragen werden.

Legen Sie nun alle nötigen Lehrpläne über den Neu Button an. Nun muss für jedes Fach die entsprechende Stundentafel erfasst werden.

Nummer in Abbildung	Bezeichnung	Funktion
1	Nr.	Tragen Sie allen Fächern eine fortlaufende Nummer ein.
2	Fach	Hier öffnet sich die Auswahl auf die erfassten Fächer.
3	Typ	Hinter diesem Feld befindet sich eine Referenztabelle, die mit den an Ihrer Schule gängigen Typen (Pflichtfach, Freifach, Wahlfach etc.) ausgefüllt werden muss. Dieses Feld ist zwingend für Zeugnisse.
4	Sort	Falls Zeugnisse gedruckt werden, muss hier die Sortiernummer innerhalb des Fachtyps auf dem Zeugnisausdruck eingetragen werden.
5	Darst.	Tragen Sie hier eine Zuweisung ein. Dieses Feld ist zwingend und wird später für die Erstellung der Zeugnisse verwendet.
6	Gew.	Geben Sie hier die Gewichtung eines Fachs ein. Dieses Feld dient ebenfalls der Erstellung von Zeugnissen.
7	Lekt.	Lektionszahl pro Woche entsprechend der Stundentafel
8	Basis	Anzahl der Lektionen entsprechend eines 100% Pensums. Aufgrund dieser Eingabe kann später das Pensum berechnet werden.
9	Teilung	Zeigt an, durch wie viele Lehrpersonen das Pensum geteilt werden kann. Unterrichten beispielsweise 2 Personen ein Fach (je eine Gruppe von Kindern), ist die Teilung 2.
10	Prom.	Angabe, ob das Fach promotionswirksam ist. Nur für Zeugniserstellung relevant.
11	MP	Angabe, ob das Fach mangelpunktwirksam ist. Nur für Zeugniserstellung relevant.
12	Default	Wird hier das Häkchen gesetzt, erscheinen später alle Schüler:innen einer Klasse in diesem Fach als angemeldet. Vor allem bei Pflichtfächern sinnvoll.
13	Abschl.	Abschlussfach, für Zeugniserstellung relevant.
14	Wert	Gewichtung in Relation zu anderen Semestern, für Zeugniserstellung relevant.

Sind alle Lehrpläne und Stundentafeln erfasst, müssen diese nicht mehr angepasst werden, ausser zum Zeugnisdruck oder bei kantonalen Änderungen bezüglich des Lehrplans.

Formular Personal

Im Formular Personal bezieht sich alle Erfassungsarbeit im Zusammenhang mit der Fächerverwaltung auf das Unterformular Ausbildung.

Im Unterformular Ausbildung sind vor allem die Register Fachausweise (S = Schulfächer) (M = Musikfächer) von Bedeutung. Wenn Sie in diesem Register erfassen, wer welche Fächer unterrichten darf, können Sie später bei jedem Fach die entsprechenden Lehrpersonen auswählen.

Wenn nicht nur die Lehrpersonen mit der entsprechenden Fächerzuteilung in der Fächerauswahl erscheinen, können Sie unter Datei – Options - Programmoptionen im Register Schule das Häkchen Facheinschränkung entfernen. So sehen Sie nun für jedes Fach alle Lehrpersonen.

Formular Klasse

Im Formular Klasse im Register Eigenschaften muss zunächst jeder Klasse ein Lehrplan für das 1. und 2. Semester zugewiesen werden. Hier sind die Lehrplaninformationen hinterlegt, welche im Formular Lehrplan erfasst wurden.

Sind alle Zuweisungen erfasst und abgespeichert, können für die einzelnen Klassen die Fachlisten erstellt werden.
Öffnen Sie dazu das Unterformular Fächer unter Details im Register Übersicht.
Führen Sie die Funktion aus und bestätigen Sie im folgenden Dialog mit Ja, dass die Fachliste für das gewählte Semester erstellt werden soll.

Nummer in Abbildung	Bezeichnung	Funktion
1	Fächer	Hier werden alle erfassten Fächer des hinterlegten Lehrplans angezeigt. Mittels Klick auf die entsprechende Zeile erscheinen rechts die Anmeldungen.
2	Anmeldungen	Zeigt alle Schüler:innen der Klasse mit der entsprechenden Anmeldung für das ausgewählte Fach.
3	Anmeldungs-Häkchen	Bei allen Fächern, für die kein Default-Häkchen gesetzt wurde, muss nun für jede Anmeldung manuell ein Häkchen gesetzt werden.
4	Lehrperson	Wählen Sie die entsprechenden Lehrpersonen aus. In der Auswahl erscheinen jeweils nur die Lehrpersonen, welche dieses Fach in diesem Schuljahr unterrichten dürfen (es sei denn, das Häkchen bei Facheinschränkung wurde in den Programmoptionen deaktiviert)
5	Anmeldungen übernehmen	Mit Klick auf den Button können die erfassten Anmeldungen des ersten Semesters ins zweite Semester übernommen werden.

Im Register Fächer sehen Sie nun eine Anmeldungsübersicht pro Semester.

Werden Änderungen an den Fachgruppen bzw. an deren Zuweisungen vorgenommen, müssen Sie zum Aktualisieren unter den Funktionen Noten aktualisieren aufrufen.