Module Administration
Adresses, gestion du personnel, services, suppléants, évaluation du personnel, bâtiments scolaires & bâtiments, gestion des clés
Adresse
Saisir les données d'adresse
La gestion des adresses est la base de l'administration des étudiants. De nombreuses informations sont fournies aux enregistrements de données des étudiants à partir des données d'adresse, sans lesquelles il ne serait pas possible d'enregistrer et de gérer les données des étudiants.
Ouvrez le module Administration, puis onglet Formulaire et Nouveau.
Afin d'éviter des doublons, l'assistant Scolaris effectue une recherche instantanée en définissant, si c'est un nouvel enregistrement, un similaire à un existant ou exactement égal à un existant.
Si l'adresse souhaitée n'est pas répertoriée, complétez les informations manquantes, sélectionnez-la, puis cliquez sur enter.
Si l'adresse existe déjà, sélectionnez-la, puis cliquez sur enter.
Après avoir confirmé la sélection, le formulaire Adresse s'ouvre. Des informations supplémentaires peuvent être saisies ici dans les différents onglets des formulaires.
Un bouton d'exclamation rouge s'affichera sur l'onglet Remarques, si t'en a été saisi.
2ème adresse
En plus de l'adresse principale, il est possible d'ajouter d'autres adresses dans l'onglet 2ème adresse, comme : adresse d'un 2ème parent, professionnelle, d’une maison de vacances, etc.
Désactiver une adresse
Le champ Inactif dès le sert à planifier la désactivation d'une adresse des données actives. L'adresse ne sera plus répertoriée entant qu'activée, mais sous inactive.
Groupes d'adresses
L'onglet Groupes sert à définir différents groupes d'adresses, selon lesquels vous pouvez filtrer les enregistrements de données et les utiliser à d'autres fins, telles que la création d'une lettre série. Chaque enregistrement d'adresse peut être affecté à différents groupes d'adresses.
Sélectionnez une adresse et naviguez avec les flèches, afin de les sélectionner ou désélectionner.
Les groupes d'adresses sont stockés dans une table de référence.
Filtrer les enregistrements par groupes d'adresses
Ouvrez l'onglet Filtre de la fenêtre Filtre, puis sélectionnez le groupe souhaitez. Les enregistrements des groupes d'adresse sélectionnés seront filtrés.
Un formulaire peut être lié à différents/divers sous-formulaires, qui contiennent des informations supplémentaires sur les personnes enregistrées. Un simple clic sur les champs bleus sert à ouvrir les sous-formulaire.
Sous-formulaire Références
Le sous- formulaire Références contient deux onglets. Tous les enregistrements de données d’élèves associés à l'adresse sont affichés dans l'onglet Élèves. (Par exemple, vous pouvez voir tous les écoliers d'une famille.)
D'autres personnes de référence qui ont une référence (spécifique) à l'adresse peuvent être saisies dans l'onglet Lien.
Sous-formulaire Mutation
Ce formulaire sert à planifier des changements d'adresses à une date ultérieure.
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Ouvrir le sous-formulaire de mutation
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Pour créer une mutation, cliquez sur l'icône.
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Si nécessaire, vous pouvez utiliser l'adresse actuelle comme modèle pour adapter uniquement les informations qui changeront réellement.
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Apporter les modifications et/ou compléments souhaités à l'enregistrement de données d'adresse
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Entrez la date à partir de laquelle la mutation doit prendre effet en haut à droite
Le bouton en attente 
dans la barre de titre de Scolaris (affiché uniquement aux administrateurs) ou directement sous les tâches attire l'attention sur les modifications planifiées dès qu'elles sont dues. Le sous- formulaire mutation existe également dans le formulaire Personnel.
Sous-formulaire Historique
Si une mutation planifiée ou effectuée manuellement dans l'enregistrement de données d'adresse prend effet, les données précédentes sont transférées vers l'historique, où les dernières versions d'enregistrement de données sont disponibles si vous devez revenir aux données précédentes.
Sous-formulaire Clé
Ce sous-formulaire est accessible depuis différents formulaires. Les clés remises sont répertoriées en fonction d'une adresse, d'un élève, d'un professeur, etc. dans le sous- formulaire Clés. Les entrées de la zone de liste de sélection Clé proviennent des enregistrements saisis dans le formulaire Clé. Pour créer une nouvelle entrée, cliquez sur l'icône Nouveau dans l'onglet Formulaire du module respectif.
Formulaire Personnel
Données personnelles
Créez un nouvel enregistrement avec le bouton Nouveau dans l'onglet Formulaire du module Administration.
Saisissez les premières informations personnelles.
Afin d'éviter des doublons, l'assistant Scolaris fait une recherche instantanée en définissant, si c'est un nouvel enregistrement, un similaire à un existant ou exactement égal à un existant.
Si la personne souhaitée n'est pas répertoriée, complétez les informations manquantes, sélectionnez-la, puis cliquez sur enter.
Si la personne existe déjà, sélectionnez-la, puis cliquez sur enter.
Onglet Aperçu
Cet onglet contient les données de base de ce collaborateur, comme : nom, adresse, contact, etc.
Onglet Caractéristiques
Des informations complémentaires peuvent être saisies dans l'onglet Caractéristiques, comme l'état civil, le genre, le lieu d'origine, etc.
La zone Attribution du programme sert à attribuer une fonction/droit à ce collaborateur.
Exemples :
- Si la case à cocher "Ecole de musique" est cochée, Scolaris proposera cet enseignant pour les écoles de musique.
- Si la case à cocher "Ecole de musique" est cochée, l'enseignant sera proposé comme suppléant
Pensez à activer la case à cocher pour que cette personne soit disponible pour cette fonction spécifiquement.
Onglet École
Définissez dans cet onglet des données concernant le lieu d'enseignant, les disponibilités pour effectuer des remplacements, les fonctions et etc. 
Onglet Salaire
Si nécessaire, saisissez le salaire et les données bancaires de la personne dans cet onglet. Ceux-ci sont principalement utilisés pour les transferts de salaires.
Il est possible de restreindre l'accès à ces données, afin de garantir sa confidentialité.
Sous-formulaires
Un formulaire peut être lié à différents/divers sous-formulaires, qui contiennent des informations supplémentaires sur les personnes enregistrées. Un simple clic sur les champs bleus sert à ouvrir les sous-formulaire.
Formulaire Postes
Ce formulaire comprent les détails d'un poste de travail, ainsi que les données du contrat établi avec ce collaborateur. Un employé peut avoir plusieurs postes ou différents contracts avec votre établissement. Dans ce cas, créez des postes différents.
Module Administration - formulaire Postes - onglet Formulaire - Nouveau
Le formulaire Poste peut également être ouvert en tant que sous-formulaire depuis le formulaire Personnel. Cependant, seulement les postes de cette personne s'afficheront.
Saisir les données d'un poste
Onglet Aperçu
Onglet Poste
Saisissez les détails de ce poste comme la fonction, si le poste est par leçon/hr/forfait, salaire annuel etc.
La partie inférieure du formulaire sert à définir si le poste est basé sur le taux d'occupation ou un salaire fixe.
Option Taux (d'occupation)
Les champs De/À sont remplis automatiquement après la sélection du semestre, à condition que la durée du semestre ait été saisie dans les options du programme . Les jours fériés et les jours fériés peuvent être pris en compte pour le travail temporaire. Cependant, ils doivent être entrés par l'administrateur dans les options du programme .
Option Salaire
Vous pouvez ici sélectionner s'il s'agit d'un salaire horaire. Les catégories salariales doivent d'abord être saisies par l'administrateur dans le catalogue des catégories salariales.
Fonctions du formulaire Administration
Fonction Changement du taux d'activité
Actualiser les postes
Cette fonction sert à actualiser le nombre actuel de cours, le taux d'activité, le salaire annuel actuel et le salaire mensuel actuel à une date précise.
Classement des salaires
Tous les salaires peuvent être ajustés via l' onglet Administration - Fonctions - Augmenter la classification salariale. Notez que sous l' onglet Paramètres - Catalogues - le catalogue Base salariale est complet pour la nouvelle année.
Export Excel
Marquez les données à être exportées, puis : Module Administration - Formulaire Postes - Onglet Formulaire - Exporter vers Excel - format - ok
Gestion des remplacements
Paramètre le personnel suppléant
Cette configuration sert à définir si un enseignant effectuera ou pas des remplacements.
Cliquez sur Module Administration - Personnel - sélectionnez l'enseignant qu'effectuera des remplacements - onglet Caractéristiques - activez la case à cocher Remplacement
Assigner un remplacement
Procédure 1 : Sélectionner l'enseignant à être remplacé
- Module Administration
- Remplacements
- Onglet Formulaire, bouton Nouveau
- Cherchez un suppléant dans la fenêtre Filtre en cliquant sur le bouton "..."-
- Choisissez le suppléant
- Sélectionnez le suppléant
- Validez la sélection avec le bouton OK
Procédure 2 : Sélectionner l'enseignant suppléant
Une fois que la procédure 1 sera effectuée :
- Le formulaire "Remplacement" s'ouvrira
- Saisissez les données de l'absence, comme la durée, le motif et des remarques
- Cliquez sur le bouton suivant :
- Sélectionnez l'enseignant suppléant dans la fenêtre Filtre
- Saisissez les données du remplacement
Vérifier si le remplacement a bien été saisi
Cliquez sur : module Administration - Personnel - cherchez l'enseignant absent sur la fenêtre Filtre - cliquez sur le hyper lien "Absence"
Paramètre du tableau de référence : Motif d'absence
La raison des absences sont paramétrables au tableau de référence :
Cliquez sur Paramètre - Références - Motif absence
Ceci sert également à créer des rapports de statiques.
Imprimer des rapports
Cliquez sur Module Administration - formulaire Remplacements - onglet Formulaire - Imprimer
Envoyer mission par e-mail
Dans le formulaire Remplacement, il est possible d'envoyer la mission à l'enseignant suppléant par e-mail.
Configurez d'abord les paramètres par défaut sous : Paramètres - Catalogues - Paramètres de messagerie par défaut pour les quatre destinataires.
