Scolaris V sur les nouveautés
Découvrir le nouvel affichage, la fenêtre Filtre, le mode édition et onglet Formulaire
- Nouvel affichage
- Filtrer et marquer avec Scolaris V
- Onglet Formulaire
- Mode lecture/édition
- Examens et sessions d'examens
- Administrateur
- Créer des tableaux Excel à partir d’un fichier PDF
Nouvel affichage
Affichage des modules
Les modules sont désormais l’en-tête du programme.
Avantages
- Meilleure visualisation
- Gain de place sur l’écran
- Les utilisateurs sont familiarisés à cet affichage car c’est similaire aux programmes Office, tels que Word et Excel.
- Ouverture simultanée de plusieurs onglets
Affichage des modules :
Plusieurs onglets ouverts simultanément :
Nouvelle désignation des modules :
Ecole de musique École de musique
Administration Administration
Gestion d’école École
Gestion des salles Salles
Gestion des événements Cours
Gestion des finances inances
Gestion des documents Documents
Encadrement Encadrement
Menu des formulaires
Une fois qu’un module a été sélectionné, les formulaires, les fonctions et les interfaces s’affichent directement en dessous de celui-ci.
La structure des modules, des fonctions et des interfaces n’ont pas été modifiées, à l’exception de Scolaris Connect qui est désormais dans le module École (non plus dans Administration).
Ouverture d'un module
Lorsque vous ouvrez un module, aucune donnée ne s’affiche automatiquement pour raison de conformité aux exigences actuelles en matière de protection des données. Seules les données cherchées dans le Filtre Scolaris s’afficheront.
Changements généraux dans les formulaires
- Les champs vers d’autres formulaires s’affichent en bleu et sont sous-ligné. En cliquant dessus, vous pouvez accéder aux diverses données
- Avec le bouton « … » vous pouvez lier deux données. Avec Shift + Clic vous pouvez supprimer le lien actuel
- Les cases à cocher sont toujours marquées ou démarquées par un double clic
- Les formulaires liés s’affichent ici (précédemment dans l’en-tête d’un formulaire)
- Autres modules dans lesquels ces données sont utilisées
Scolaris - News
Le blog contenant des informations importantes sur Scolaris s’ouvre en arrière-plan lors du démarrage de Scolaris, mais sous forme de formulaire. S’il ne s’affiche pas, vous pouvez l’ouvrir à tout moment en cliquant sur le bouton
(au-dessus des onglets de Scolaris).
Tâches
Les tâches en suspens, sont désormais répertoriées dans les nouvelles de Scolaris V en dessous des actualités (auparavant par un petit point d’exclamation).
Filtrer et marquer avec Scolaris V
Le Filtre
La fenêtre Filtre flottante qui vous permet de rechercher, filtrer et marquer des données dans Scolaris.
Les fonctions du filtre :
- Les différentes sous-catégories (actifs, inactif ou tous) font toujours référence au formulaire dans lequel le Filtre est ouvert
- Barre de recherche
- Lancer la recherche
- Efface la recherche et son résultat
- Colonnes de filtre
- Filtres supplémentaires
- Marquages supplémentaires
- Affiche les résultats de la recherche
Recherche avec le Filtre
La recherche phonétique
Les recherches effectuées à l’aide du Filtre sont phonétiques et correspondent toujours aux colonnes affichées. Exemple de recherche avec le nom MEIER :
- Les noms Meyer, Maier et d'autres noms à consonance similaire s’afficheront
Combinaison de plusieurs critères de recherche
Les recherches sont faites sur chaque mot exact et à consonance similaire. Si vous obtenez trop de résultats, utilisez un « + » sans espace entre deux mots pour affiner la recherche.
Par exemple le nom Meier Müller : saisissez Meier+Müller dans la barre de recherche
Laissez la barre de recherche vide et cliquez sur la touche Enter ou le bouton 
pour afficher toutes les données.
Affiner les résultats de la recherche avec des filtres de colonnes
Pour chaque colonne affichée, les résultats de la recherche peuvent être affinés grâce aux filtres spécifiques à chaque colonne.
Appliquer des filtres dans plusieurs colonnes simultanément
Afin d’avoir un résultat plus ciblé, il est possible d’utiliser plusieurs filtres de colonnes simultanément. Le symbole d’un entonnoir signifie que le filtre de colonne est activé.
Si vous voulez désactiver le filtre d’une colonne, faites un clic droit et sélectionnez « Supprimer le filtre dans… »
Marquage dans la fenêtre du Filtre
Le marquage des différentes données s’affiche dans la première colonne du Filtre.
Dans l’onglet « Marquage » figurent toutes les options de marquage.
Ces fonctions vous permettent d'afficher et de masquer uniquement les enregistrements déjà ou pas marqués.
Cette fonction correspond au bouton bleu "Edit" dans Scolaris 4 → Activer le marquage / Désactiver le marquage
Toutes les données filtrées seront marquées.
Avec cette fonction, vous pouvez inverser la sélection actuelle. Ex, si vous avez marqué tous les garçons et utilisez cette fonction, toutes les filles seront sélectionnées et les garçons désélectionnés.
Cette fonction vous permet d'ajouter des données actuellement filtrées à une sélection déjà existante.
Cela retire les marquages qui ne sont pas dans le résultat de recherche en cours.
Exemple :
1) Je marque 3 élèves ayant des dates de naissance en 2006, 2008 et 2010.
2) J’effectue une recherche sur les élèves de 2010 uniquement.
3) Cliquer sur ce bouton va retirer le marquage des élèves de 2006 et 2008.
Cette fonction n'était pas disponible dans les versions précédentes de Scolaris. Vous pouvez l'utiliser si
vous avez précédemment sélectionné un trop grand nombre de données et que vous en excluez maintenant un critère de filtrage.
Cette fonction supprime tous les marquages déjà effectués dans la fenêtre de Filtre.
Le marquage est conservé même après la fermeture de la Grâce à cette fonction plus aucune donnée restera marquée.
Positionnement du Filtre
Le symbole de l’épingle sert à fixer la fenêtre de Filtre dans sa position initiale (en haut, à droite)
Le symbole de l’épingle barré sert à positionner librement la fenêtre Filtre
Ce symbole sert à maximiser facilement le Filtre
Paramétrer les colonnes dans la fenêtre Filtre
En utilisant le bouton Paramètres dans les options de filtre, il est possible d’afficher ou de masquer des colonnes :
Sur le côté gauche, vous voyez les colonnes disponibles dans ce formulaire. Si vous voulez que l’une d’elles s’affiche au Filtre, il suffit de double-cliquer dessus.
À droite, vous voyez les colonnes affichées. Si vous voulez masquer une, double-cliquez dessus.
Cette personnalisation est enregistrée.
Filtre rapide
En plus des options de filtrage de la fenêtre Filtre, le « Filtre rapide » est toujours disponible.
Celui-ci se trouve maintenant dans l’onglet « Formulaire ». (La méthode de travail et les fonctions de filtre rapide sont les mêmes que dans Scolaris 4.)
Onglet Formulaire
Dès qu’un formulaire (par ex. Élèves) est ouvert dans un module Scolaris V, l’onglet Formulaire dédié s’affichera.
Cet onglet centralise les divers outils (auparavant dispersées dans l’en-tête des formulaires ou sous l’ancien onglet « Général »).
Les différentes options dans l’onglet Formulaire :
|
Fermer |
Ferme le formulaire actuellement ouvert |
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Imprimer |
Ouvre les rapports d'impression du formulaire actuellement ouvert |
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Attribuer un mandat |
Vérifier les mandats liés. Si vous disposez des droits nécessaires, vous pouvez modifier ici son affectation |
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Documents |
Consulter les documents liés à cet enregistrement |
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Attribuer un document |
Attribuer un document à l'ensemble des données de cet enregistrement |
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E-mail en série |
Ouvrir la fonction de mail en série |
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Relations |
Ouvrir le diagramme des relations entre les enregistrements dans les formulaires |
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Exporter vers Excel |
Exporter les données sélectionnées vers un fichier Excel |
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Exporter vers Word |
Ouvrir Microsoft Word avec les champs de fusion de courrier de Scolaris |
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Nouveau |
Créer un nouvel enregistrement dans le formulaire ouvert et les formulaires liés (absence, journal, thérapie, etc.) |
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Éditer |
Passer du mode lecture au mode édition |
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Supprimer |
Supprime l'enregistrement ouvert |
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Affichage feuille de données |
Passer de l’affichage « formulaire » à l’affichage « tableau » |
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Recherche |
Ouvrir le Filtre du formulaire actif |
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Filtre rapide |
Ouvrir le filtre rapide |
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Navigation du Filtre |
Utiliser le bouton << pour naviguer vers le premier enregistrement affiché dans le Filtre, < pour naviguer vers l'enregistrement précédent, > vers l'enregistrement suivant et >> vers le dernier enregistrement |
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Fixer la position |
Remettre le Filtre à sa position de base et le rende indéplaçable |
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Positionner librement |
Déplacer le Filtre librement |
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Paramètres |
Définir les colonnes à afficher ou masquer dans le Filtre |
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Minimiser |
Minimiser le Filtre |
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Maximiser |
Maximiser le Filtre |
Créer un nouvel enregistrement
Utilisez le bouton « Nouveau » dans l’onglet Formulaire du module lequel vous souhaitez créer un nouvel enregistrement.
Assistant de saisie de données
Il s’agit d’une nouvelle fonctionnalité de Scolaris V. Elle vous permet d’éviter les doublons, en vérifiant l’ensemble des données existantes à chaque fois que vous crée un nouvel enregistrement.
Exemple de création d’une fiche élève :
Dès que vous commencez à saisir les données initiales dans l’en-tête de l’assistant, celui-ci affiche instantanément les résultats de la recherche dans la partie inférieure. Plus vous entrez de données, plus les résultats de la recherche sont précis et limités. Une distinction est faite entre les résultats suivants :
Exact Correspond à des données existantes
Nouveau N’existe pas encore dans le programme
Similaire Résultats similaires à des enregistrements dans le programme
Cliquez sur le bouton
pour valider la création de ce nouvel enregistrement ou double clic.
Vous pouvez dès maintenant compléter le reste des informations sur la fiche de l’élève.
Vue feuille de données
Affichez vos enregistrements marqués préalablement en tant que tableau au lieu du format standard (formulaire).
Créer une vue feuille de données
- Filtrez et marquez les données souhaitées
- Ouvrez l’onglet Formulaire et cliquez sur « Vue feuille de données »
- La boîte de dialogue Gestion des feuilles de données s’ouvrira
Créer vos propres vues
- Cliquez sur Créer
- Une nouvelle vue sera créée
- Sélectionnez la nouvelle feuille et cliquez ensuite sur Éditer
- La boîte de dialogue « Modifier la vue » s’ouvrira, renommez et décrivez celle-ci
- Cochez la case par défaut, si vous souhaitez que cette feuille soit la principale
- Fermez maintenant la boîte de dialogue
- Ajoutez ou supprimez les colonnes lesquelles vous souhaitez afficher avec les boutons
Modifier l’affichage de la feuille de données
Copier une vue
Utilisez une vue de feuille de données existante comme base pour une autre.
Afficher la vue sélectionnée
Enregistrer la vue sélectionnée sous
Supprimer une vue
Mode lecture/édition
Dans Scolaris V, les champs des formulaires sont toujours en mode lecture. Pour modifier des données vous devez d’abord passer en mode édition. Cette fonction vise à limiter le risque d’erreurs accidentelles et à respecter les règles de protection des données.
Activer le mode édition
Dans l’onglet Formulaire, vous trouverez la commande « Éditer » qui vous permet d’activer le mode « édition ». Vous pouvez également utiliser le raccourci CTRL + E ou clic droit et Éditer / sauvegarde.
Une fois le mode édition activé, les champs sont déverrouillés et les modifications surlignées en rouge jusqu’à ce qu’elles soient enregistrées.
Paramètres d’édition
Dans l’onglet Utilisateur vous trouverez le formulaire Paramètres d’édition :
Deux options différentes sont disponibles en fonction de l’utilisateur :
Vous pouvez également choisir si Scolaris doit rester en mode édition jusqu’à la fermeture du formulaire ou s’il doit se mettre automatiquement en mode lecture à la suite d’une modification.
Examens et sessions d'examens
Affichage
La taille de la fenêtre des unités a été agrandie et la confirmation groupée des participants aux sessions ajoutée.
Filtrage
Avec de nouvelles fonctions de recherche disponibles dans les colonnes du Filtre : par année, semestre, prof/niveau/instrument/élève. L’ajout d’examens dans les sessions d’examens a été facilité.
Paramétrez les colonnes dont vous avez besoin pour la gestion des examens.
Journal
La colonne Code dans Journal sert à définir le type d’entrée, pour vérifier qui a écrit cette entrée au journal, ainsi que la date de sa création.
Différé et à replanifier
Le nouveau statut « différé et replanifié » sert à retirer un participant d’un examen et de le mettre dans une liste d’attente de passage. De ce fait, ces élèves sont trouvés facilement lors de la préparons d’un nouvel examen.
Facturation d’un désistement tardif
Ajoutez un champ libre en format de case à cocher et un champs libre texte dans le formulaire élève pour facturer une taxe à l’élève qui se désinscrit trop tard.
Unités
Tri des unités
Lors de la génération des unités, le tri se fait dorénavant de la façon suivante : par prof (a-z) -> niveau (- - +) -> élève (a-z)
Génération des unités
Le bouton sert à générer les unités, afin d’éviter la suppression et réinsertion d’un examen lors de l’ajout ou suppression d’un élève.
Remarques
Utilisez le champs « commentaire avant l’examen » dans l’onglet Unité, afin ajouter des remarques préalables à l’examen.
Le champs « Remarques » dans l’onglet « Évaluation » sert à mettre des remarques après les examens.
Le champ « Mention » a été ajouté dans l’onglet « Évaluation » pour préciser une mention é un examen.
Liste IDV
Le numéro de portable de l'expert et de la salle de préparation d'examen a été ajouté à votre liste IDV « Horaire d’examen ».
Ensembles
Afin de faciliter la sélection dans les groupes, il est possible d’archiver des groupes. Ces derniers ne s’afficheront pas.
Administrateur
Droit d’accès
La définition du droit d’accès des utilisateurs se fait à l’onglet Paramètres.
L’identifiant Admin sert uniquement à définir le droit d’accès des d'utilisateurs et les droits spéciaux.
Créer un nouvel utilisateur
Cliquez sur le bouton 
et la boîte de dialogue suivante apparaît :
Saisissez les données requises et confirmez votre saisie.
L'utilisateur est affiché sous la rubrique « Nouveau » jusqu'à ce qu'un rôle lui ait été attribué.
Supprimer un utilisateur existant
- Sélectionnez l'utilisateur
- Cliquez sur le bouton
pour supprimer l'utilisateur correspondant - Confirmez la suppression
Différents mandats
Si vous établissement scolaire gère plusieurs écoles dans Scolaris, définissez ici auxquelles données cet utilisateur a accès.
Attribution d’accès
Définissez quelles fonctionnalités sont autorisées à cet utilisateur
Sélectionnez ou désélectionnez les accès avec un simple clic
Gestion des rôles
Créer et supprimer un rôle
Utilisez le 
sous l'onglet « Rôles » pour en créer un nouveau et le 
pour effectuer une suppression.
Paramétrage des rôles
Une distinction est faite entre les deux modes de droit d’accès :
R (read) Mode lecture
W (write) Mode édition
Les rôles sont créés par défaut en mode édition.
Dans la partie supérieure la fenêtre, il s’affiche les formulaires, les catalogues et les fonctions disponibles pour chaque module. Cela est visible dès que vous sélectionnez un rôle et un module.
Pour donner à un rôle, un droit sur un formulaire, un catalogue ou une fonction, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton 
. Ensuite, il sera ajouté à ce rôle, par défaut avec une autorisation d’édition (E). Si vous voulez changer cela, cliquez sur le bouton
pour passer de la permission de lecture à édition.
Si rien est attribué à ce rôle, il n’aura pas accès à des formulaires, des catalogues ou des fonctions.
Initialiser les droits d’accès
Une fois que tous les droits ont été définis, les modifications doivent toujours être validées à l'aide du bouton « Réinitialiser » 
.
Le rôle « Scolaris Public »
Ce rôle est un rôle standard de Scolaris et ne peut être modifié. Il comprend des autorisations d'édition sur tous les formulaires de tous les modules et toutes les fonctions sont autorisées pour ce rôle.
Droits spéciaux
Restreindrez davantage des sous-formulaires et des onglets à un rôle spécifique.
Les droits spéciaux qui ne sont plus utiles peuvent être supprimées à tout moment avec le bouton .
Paramétrages généraux
Divers paramétrages se trouvent dans l’onglet Paramètres.
Configurer les champs libres
Le paramétrage des champs libres se trouve également dans l’onglet Paramètres.
Définissez le nom d’un champ libre et, si nécessaire, un type (pour les champs Texte1 - Texte10).
La définition de la disposition des champs libres est nouvelle :
|
Position |
1 ou 2 |
1 Emplacement à gauche de la fenêtre 2 Emplacement à droit de la fenêtre |
|
Ligne |
1 jusqu’à 15 |
Sur quelle ligne ce champ libre doit s’affiche |
|
Colonne |
0, 1 ou 2 |
Deux champs peuvent être affichés l'un à côté de l'autre. Pour le faire, sélectionnez le même emplacement et la même ligne, puis colonne 1 pour la première option et 2 pour la deuxième. |
|
|
|
|
Pensez s'il vous plaît à choisir la colonne, la ligne et la position pour les champs libres s'affichent.
Suppression d’un champ libre
Veuillez noter que la procédure décrite ci-dessous n'est pas réversible !
Si vous souhaitez vider le contenu de certains champs libres, procédez comme suit :
- Ouvrez « Configurer les champs libres » dans l’onglet « Paramètres »
- Supprimer le nom du champ et sa colonne
Créer des tableaux Excel à partir d’un fichier PDF
Ouvrez Excel, puis : onglet Données - A partir d’un fichier - A partir d’un fichier PDF - sélectionnez le rapport d’impression en format PDF préalablement exporté de Scolaris.
Les données peuvent être affichées séparément ou groupées. Sélectionnez les données souhaitées, puis cliquez sur « Charger ».
En cliquant sur "Charger", le tableau sélectionné est importé de la façon suivante :
