7 (DE): Scolaris Market

Finden Sie hier Anleitungen zu Scolaris Market, den Schnittstellen zu weiteren Systemen wie Einwohnerkontrolle, Finanzverwaltungslösungen oder weiteren Datenaustauschsystemen.

• Einwohnerkontrolle (EWK)
• EWK-Schnittstelle: Systematik
• EWK-bezogene Felder in Scolaris
• EWK-Import
• EWK-Protokoll verarbeiten
• Schnittstelle GERES
• Connect
• Attribute
• Gruppenbildung
• Konfigurator
• Manager

Einwohnerkontrolle (EWK)

EWK-Schnittstelle: Systematik

Die Einwohnerkontrolle (EWK) der zugehörigen Gemeinde übermittelt (meist) wöchentlich ein EWK-File an die Schulverwaltung.

Die zuständigen Mitarbeiter:innen der Schulverwaltung mit entsprechenden administrativen Rechten führen, wie im folgenden Kapitel detailliert erklärt, die Synchronisation der Scolaris-Datenbank mithilfe der Daten des EWK-Files durch.

Den Transfer der Daten von der Gemeinde zu Scolaris funktioniert wie folgt:

• Die EWK-ID-Nummern der Schüler- und Adressdatensätze sind jeweils im Feld Fremd-ID (Register Übersicht) eingetragen und identisch mit den in der EWK verwendeten ID-Nummern.
• Bei der Synchronisierung eines Files wird immer die ganze Datenbank zusätzlich nach Versicherungsnummern durchsucht, um sicherzustellen, dass dieser Datensatz nicht bereits vorhanden ist.

EWK-bezogene Felder in Scolaris

EWK-bezogene Felder in den Formularen Schüler und Adresse

Im Folgenden sollen wichtige EWK-bezogene Felder am Beispiel des Formulars Schüler erklärt werden. Diese Erklärungen gelten ebenfalls für die entsprechenden Felder im Formular Adresse.

 

 

Bei einigen EWK-Schnittstellen werden ausserdem Auskunftssperren abgeglichen. Hat ein Schülerdatensatz nach dem EWK-Abgleich im Feld Farbe die Farbe Gelb, hat die Einwohnerkontrolle für dieses Kind eine Adresssperre hinterlegt. Erscheint im Feld Farbe die Farbe Rot, ist bei der Einwohnerkontrolle eine ganzheitliche Auskunftssperre hinterlegt.

 

Heimatort des Schülers

Der Heimatort beinhaltet auch immer die Kantonsangabe (wichtig für Zeugnisse). Dabei können Schüler:innen mehrere Heimatorte besitzen. Diese werden in folgender Reihenfolge aufgelistet:

 

Das Feld Heimatort ist auf 30 Zeichen beschränkt.

Falls der Heimatort länger ist als 30 Zeichen, wird er nicht synchronisiert.
Wenn im Feld mehrere Heimatorte getrennt durch ein Komma aufgelistet werden und diese Auflistung der Heimatorte insgesamt zu lang  ist, wird der Ort hinter dem Komma gelöscht.

 

Konfession des/ Schülers/in

Es ist möglich, die Konfession der Schüler:innen zu synchronisieren. Hierfür muss die Referenztabelle Konfession entsprechend konfiguriert werden mittels der Spalte FID (Fremd-ID). Hier wird der Schlüssel zur Einwohnerkontrolle eingetragen. Falls nichts eingetragen wird, bleiben die manuell erfassten Konfessionen bestehen.

EWK-Import

Mitarbeiter:innen der Schulverwaltung mit entsprechenden Benutzerrechten können den EWK-Import wie folgt durchführen:

Rufen Sie im Modul Administration über die Schnittstellen die Funktion EWK-Import auf.

 

Schritt 1: EWK Import

Per Klick auf EWK Import öffnet sich der in den Programmoptionen hinterlegte Transferpfad, in welchem Sie Ihr Importfile der Einwohnerkontrolle vorfinden. Wählen Sie das aktuellste File an und löschen Sie, wenn dies nicht bereits erledigt wurde, die alten Importfiles.

Das File wird nun als aktuellstes File in Scolaris lediglich importiert - die enthaltenen Informationen sind zu diesem Zeitpunkt noch nicht in die Datensätze eingepflegt.

Bei Installation der Schnittstelle wird zwischen der Schulverwaltung und der Einwohnerkontrolle vereinbart, auf welchem Weg (per E-Mail, per Direkthinterlegung etc.) das Importfile in den erwähnten Transferordner kommt.

 

Schritt 2: EWK Synchronisation

Nach Durchführung des EWK Imports aktiviert sich der Button für die EWK Synchronisation. Durch Klick darauf werden die Datensätze aus Scolaris mit den Datensätzen im File der Einwohnerkontrolle synchronisiert (basierend auf der übereinstimmenden (Fremd-)ID. Allfällige Änderungen werden nun direkt an den Datensätzen vorgenommen.

 

Schritt 3: Protokoll drucken

Nach erfolgter Synchronisation muss zwingend das Protokoll der Synchronisation gedruckt werden. Klicken Sie dazu im Modul Administration unter Schnittstellen auf EWK-Import. Im sich daraufhin öffnenden Fenster sollten Sie das Häkchen bei inkl. Anzeige der nicht synchronisierten Daten setzen, damit auf der Liste ebenfalls die Datensätze abgebildet werden, die aus irgendeinem Grund nicht synchronisiert werden konnten.

Den auf dem Protokoll aufgeführten Meldungen muss je nach Status der Meldung nachgegangen werden. Mehr dazu im kommenden Kapitel.

EWK-Protokoll verarbeiten

Bei jeder EWK-Synchronisation wird ein Protokoll erstellt, welches die vom Abgleich betroffenen Datensätze in den entsprechenden Kategorien auflistet. Mithilfe dieses Protokolls können Sie die Veränderungen an den Datensätzen nachvollziehen und die notwendigen Aufgaben nach der Synchronisation erledigen.

Folgend finden Sie eine Auflistung sämtlicher möglicher Kategorien und eine Beschreibung zur allfälligen Nachbearbeitung der jeweiligen Datensätze.

Neue Schüler

Es muss kontrolliert werden, ob diese Datensätze nicht vor dem Import bereits manuell erfasst wurden. Ist dies der Fall, sprich wurde beim Import ein Duplikat eines bestehenden Datensatzes gemacht, gehen Sie wie folgt vor:

Dieser Vorgang muss beim Schüler- sowie auch bei den verknüpften Adressdatensätzen durchgeführt werden.

Ist beim bereits manuell erfassten Schülerdatensatz die AHV/Versicherungsnummer hinterlegt, so entsteht beim EWK-Import kein neuer Schülerdatensatz. Die Fremd-ID wird direkt beim bestehenden Schülerdatensatz nachgeführt, jedoch muss die Adresse gemäss obigem Beschrieb manuell zusammengeführt werden.

Achten Sie sich auf die Geburtsdaten der unter „neue Schüler“ aufgelisteten Kinder. Sind diese erst gerade geboren kann davon ausgegangen werden, dass sie nicht manuell vorgängig in Scolaris erfasst wurden und somit nicht geprüft werden müssen.

 

Mutierte Schüler

Kontrollieren Sie bei den mutierten Schülern die grau gekennzeichneten Informationen, denn diese wurden bei der EWK-Synchronisation verändert. Um einer Mutation detaillierter auf den Grund zu gehen, muss der jeweilige Schülerdatensatz in Scolaris geöffnet werden.

Ausgeschiedene Schüler

Unter dem Titel Ausgeschiedene Schüler finden Sie Schülerdatensätze, bei welchen aufgrund der Information der EWK in der Mutationsplanung ein Austrittsdatum hinterlegt wurde. Gehen Sie in diesen Fällen wie folgt vor:

Wegziehende Schüler welche noch keine Klasse oder Planklasse zugewiesen haben, erscheinen nicht in dieser Kategorie Ausgeschiedene Schüler, sondern in der Protokollkategorie Mutierte Schüler. Diese Schüler müssen nicht die Mutationsplanung durchlaufen sondern werden mit dem Wegzugdatum direkt ins Archiv geschrieben.

Mutation Wiederzuzug

In einem solchen Fall wird beim Archivschüler das Austrittsdatum gelöscht und somit ist dieser wieder im Formular Schüler aufrufbar.

Mutierte Personen und Adressen

Kontrollieren Sie bei den mutierten Personen und Adressen die grau gekennzeichneten Informationen, denn diese wurden bei der EWK-Synchronisation verändert. Um einer Mutation detaillierter auf den Grund zu gehen, kann der jeweilige Personal- oder Adressdatensatz in Scolaris im jeweiligen Formular geöffnet werden.

Betrifft es eine Adresse aus dem Formular Personal erscheint vor der EWK-Nummer ein P.

 

Keine Mutation der Schüler (Datensätze immun)

In dieser Kategorie werden die Schülerdatensätze aufgelistet, welche Sie aus verschiedenen Gründen vorgängig im Datensatz mit EWK immun gekennzeichnet haben. Prüfen Sie, ob die gezeigten Schüler alle noch vom EWK-Abgleich ausgeschlossen bleiben sollen oder ob die Kennzeichnung EWK-immun bei einem der Schülerdatensätze entfernt werden kann.

Keine Neuaufnahme der Schüler (bereits archiviert)

Die hier vermerkten Schüler findet Scolaris während der EWK-Synchronisation bereits als Datensatz in ihrem Schülerarchiv. Aus diesem Grund wird an den entsprechenden Datensätzen nichts verändert. In der Regel handelt es sich hierbei um Schüler, welche die Schule bereits beendet haben.

Kein Update der aktiven Schüler (Duplikate der Fremd-ID)

Unter dieser Kategorie finden sich Schüler, welche bereits in einem anderen Mandanten aktiv in einer Klasse eingeteilt sind. Somit werden sie nicht in ihren Mandanten importiert/synchronisiert und stehen Ihnen ab dem Moment zur Verfügung, in welchem sie im anderen Mandanten archiviert wurden.

Diese Kategorie erscheint nur bei Datenbanken mit mehreren Mandanten.

 

Keine Aufnahme der Schüler (ungültiger Haushaltsbezug in der EWK)

Die hier aufgelisteten EWK-Nummern haben keinen neuen Schülerdatensatz generiert. Daher finden sich auf dieser Liste nur die Angaben der EWK-Nummer. Diese EWK-Nummern haben keinen plausiblen Bezug und müssen auf Seiten der EWK kontrolliert und bereinigt werden.

Schnittstelle GERES

Schnittstellenspezifische Angaben zu GERES

Grundsätzliches

Gegenüber der EWK-Synchronisation mit den Einwohnerkontrolldaten einer einzigen Gemeinde, liefert die GERES-Schnittstelle die Exporte mehrerer (oder aller) Gemeinden eines Kantons.

Als Schlüsselfeld wird basierend auf der Sozialversicherungsnummer die FID gebildet; diese ist damit eindeutig für alle Personen einer gesamten Datenbank. Die FID wird als erster Schritt der Synchronisation aus der Sozialversicherungsnummer gebildet und ist anschliessend für den korrekten Datenabgleich zuständig.

Sobald ein Schüler oder eine Adresse mit Versicherungsnummer erfasst wird, schreibt es die Fremd-ID.

Fallbeispiel: Im Kanton Schwyz wechselt eine Familie den Wohnort (unterschiedliche Datenbanken). Die neue Schule kann nun einfach den Namen des Schülers inkl. Versicherungsnummer im Formular Schüler erfassen. Nach der nächsten Synchronisation sind alle Stammdaten abgeglichen und es müssen keine Stammdaten manuell eingetragen werden.

Mandanten (Datenbank mit mehreren Schulgemeinden)

Hier finden Sie eine Auflistung bezüglich Mandantenzuweisung nach einer EWK-Synchronisation:

Neuer Schüler

Wird ein neuer Schüler importiert, erhält dieser den Mandanten des zugewiesenen Wohnortes (Konfiguration Katalog Gemeinden). Die dazugehörige Adresse erhält ebenfalls den selben Mandanten. Sollte die Adresse bereits vorhanden sein, wird dieser neue Mandant hinzugefügt.

Umzug inaktiver Schüler

Es wird geprüft ob dieser inaktive Schüler keine Klasse (Planklasse, Zusatzklasse, Historyklasse, etc.) hat. Falls keine Klasse vorhanden ist, bekommt dieser Schüler den zugewiesenen Wohnortmandant nach Umzug. Die dazugehörige Adresse erhält diesen Mandant zusätzlich.

Umzug Schüler mit Klasse

Ist dieser Schüler bereits in einer Klasse, verändert sich bezüglich Mandantenzuweisung nichts. Der Schüler bleibt im bestehenden Mandanten und muss allenfalls manuell in die neue Klasse eingetragen werden und automatisch erhält dann der Schüler den Mandanten der Klasse.

Mutation Schüler

Gibt es eine sonstige Mutation beim Schüler z. B. neuer Heimatort oder Konfession passiert bezüglich Mandant nichts. Der Schüler sowie die Adresse behält den bereits eingetragenen Mandanten.

EWK-Import Schnittstelle GERES

Gehen Sie im Modul Administration auf die Schnittstelle EWK-Import. Um nun das EWK-Protokoll zu drucken, gehen Sie wie folgt vor:

Connect

Attribute

Connect Attribute

AD Attribute

_{Legende: * = zwingend zu befüllendes Attribut}

Organisational Units

AAD-Attribute

_{Legende: * = zwingend zu befüllendes Attribut}

Passwörter

Passwörter komplex

Grundsätzlich müssen die Passwörter des Personals, die durch Scolaris erstellt werden, folgende Kriterien erfüllen:

Bei diesem Passwort handelt es sich um ein Einmalpasswort, welches durch die Person nach der erstmaligen Anmeldung an Office365 dort geändert werden muss. Das Initialpasswort bleibt in Scolaris gespeichert und wird nur noch für das Zurücksetzen des AD-Passwortes verwendet.

Passwörter einfach ohne Sonderzeichen

Studentenpasswörter werden ebenfalls durch Scolaris vergeben. Diese werden nie mehr geändert und direkt in Office365 übernommen. Die Passwörter bestehen aus zweisilbigen Wörten mit 5 Buchstaben, welche jeweils nach der ersten Silbe durch 3 Ziffern dazwischen getrennt werden.
Folgende Ziffern werden verwendet: 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 (ohne 1 und 0)

Folgende 50 Wörter dienen als Basis für das Passwort:
Blume, Fahne, Falte, Fauna, Felge, Finne, Finte, Firma, Flora, Folge, Frage, Gatte, Handy, Harfe, Hilfe, Hirte, Kafka, Kairo, Kaste, Katze, Kerze, Kette, Kiste, Kunde, Lampe, Laute, Lippe, Liste, Lotto, Marke, Pasta, Pfote, Rasse, Ratte, Rente, Rolle, Saite, Salto, Sauna, Seife, Skala, Sonne, Stola, Stube, Stufe, Tanne, Tasse, Taufe, Tulpe, Wespe

Passwörter einfach mit Sonderzeichen

Studentenpasswörter werden ebenfalls durch Scolaris vergeben. Diese werden nie mehr geändert und direkt in Office365 übernommen. Die Passwörter bestehen aus zweisilbigen Wörten mit 5 Buchstaben, welche jeweils nach der ersten Silbe durch 2 Ziffern und ein Sonderzeichen dazwischen getrennt werden.
Folgende Ziffern werden verwendet: 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 (ohne 1 und 0)
Folgende Sonderzeichen werden verwendet: ?, !, +, -, %, *

Folgende 50 Wörter dienen als Basis für das Passwort:
Blume, Fahne, Falte, Fauna, Felge, Finne, Finte, Firma, Flora, Folge, Frage, Gatte, Handy, Harfe, Hilfe, Hirte, Kafka, Kairo, Kaste, Katze, Kerze, Kette, Kiste, Kunde, Lampe, Laute, Lippe, Liste, Lotto, Marke, Pasta, Pfote, Rasse, Ratte, Rente, Rolle, Saite, Salto, Sauna, Seife, Skala, Sonne, Stola, Stube, Stufe, Tanne, Tasse, Taufe, Tulpe, Wespe

Office365 Attribute

In Scolaris existieren drei Office365 Attribute: O365Immun, O365deaktiviert und O365PWreset. Dieser werden neuerdings nicht mehr über die Attribute in der Datenbank gesteuert, sondern können über das Connectformular geändert werden. Jede Person und jede Gruppe hat neu ein Feld 'Status', in dem die bisherigen O365-Attribute enthalten sind.
Dabei haben die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten folgende Werte:

Gruppenbildung

Connect Attribute

Gruppen Namensbildung

AD-Attribute

_{Legende: * = dieses Feld muss zwingend vorhanden sein}

Organizational Units

AAD-Attribute

Konfigurator

Der Connect-Konfigurator in Scolaris ermöglicht es, den verschiedenen Benutzergruppen (Schüler / Personal) Standardwerte zuzuweisen. Zusätzlich dazu können Einstellungen über die Synchronisation zum A/AD vorgenommen werden, sowie Passwortvorgaben und Gruppendefinitionen erstellt werden. In einem weiteren Teil können weiter spezifische Angaben zu existierenden Mandanten gemacht werden.

Allgemeine Konfiguration

Auf dem nachfolgenden Bild sind die Felder des allgemeinen Abschnitts ersichtlich.

Um die Konfigurationsmöglichkeiten aufzuzeigen, werden die Bezüge zu den Konfigurationen und deren Effekt tabellarisch dargestellt.

Anhand der allgemeinen Informationen kann Scolaris den Verbindungsaufbau zum A/AD vornehmen.

Konfiguration Stufen und Passwortvorgaben

Die verschiedenen Stufen und die dazugehörigen Passwortvorgaben können in dem gleichnamigen Abschnitt konfiguriert werden. Diese Stufen können sowohl in das AD als auch in das AAD geschrieben werden. 

Detailkonfigurationen Benutzer

Die Detailkonfiguration aus dem Konfigurator werden verwendet, um Daten einheitlich in Benutzerdatensätzen abzuspeichern. Dabei können verschiedene Werte an die zwei Gruppen 'Personal' und 'Schüler' vergeben werden. 

Konfiguration der zu erstellenden Gruppen

Damit Scolaris neue Gruppen bilden kann, müssen diese vorab definiert werden.

Die auf dem Bild aufgeführte Tabelle ermöglicht es, in der Spalte 'Groupdefinition' mittels Dropdown die verfügbaren Gruppen hinzuzufügen.
Jede Gruppendefinition benötigt anschliessend ergänzende Informationen, damit die Gruppenbildung nach korrektem Syntax ausgeführt wird.

Konfiguraiton der Mandanten

Um die Mandantenfähigkeit von Scolaris beizubehalten, können nun im Connect Formular auch Angaben über die vorhandenen Mandanten gemacht werden.

Die Erkennung der Mandanten erfolgt standardmässig über die dazugehörigen ID's.

Manager

Beschreibung Connect Manager

Der Connect Manager ist zuständig zur korrekten Einrichtung eines Connect-Jobs eines Kunden. Um einen solchen Connect-Job auszuführen, wird ein eigener Pod in Kubernetes pro Kunde benötigt. Im Kubernetes Dashboard könnnen Connect-Jobs definiert werden. Damit ein Job fehlerfrei durchlaufen kann, benötigt es eine Job-Definition. Diese besteht aus den folgenden Informationen:

Der Connect-Manager geht die einzelnen Job-Definitionen durch und lässt diese laufen.

Beschreibung Updatefunktionen

Die Updatefunktionen werden dazu verwendet, die Tabellen, welche für Connect verwendet werden, zu aktualisieren, so dass die Tabelle die Soll-Struktur im AD vorgibt.

Updatefunktion Benutzer

Zuerst werden die Konfigurationen der Studenten aus Scolaris als Variablen gespeichert, so dass diese Konfiguration anschliessend auf die Studenten übertragen werden kann. Zusätzlich dazu werden die Studenten markiert, welche zukünftig gelöscht werden sollten. Die Bedingung, die zur Löschung verwendet wird lautet wie folgt:
WHERE UserConfigType = 'S' AND Students.StudentID IS NULL AND UserConfigDelete IS NULL AND UserConfigIsGeneric = 0
Im Anschluss wird der gesamte Vorgang für das Personal wiederholt

Beschreibung Validierungsfunktion

Dieser Abschnitt beschreibt die verwendete Funktion „connect_validate“. Die Validierungsfunktion kontrolliert die Benutzer- und Gruppendatensätze auf deren Vollständigkeit und weist bei fehlenden Attributen einen Fehlertyp (Integer) zu. Nachfolgend wird eine Tabelle mit den entsprechenden Fehlertypen und deren Bedeutung aufgeführt. Bei jeder Validierung werden zu Beginn die Fehlertypen der Benutzer und Gruppen auf NULL gesetzt, so dass

Benutzervalidierung

Gruppenvalidierung

Beschreibung Migrationsfunktion

Die Funktion „sp_ConnectMigrateUser“ übernimmt GUID und Aliasse von TblConnectMigration nach MainConnectUser. Zuerst wird überprüft, ob der Datensatz einen Usertyp (Migrationstyp) hat. In einem weiteren Verlauf werden alle Daten aus TblConnectMigration ausgelesen, welche anschliessend in die MainConnectUser Tabelle übertragen werden. Dabei werden folgende Attribute verwendet: