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Stammdatenpflege

Um Ihre Räume und Geräte den verschiedenen Belegungen und Ausleihen zuteilen zu können, müssen deren Stammdaten erst erfasst werden. Dies geschieht über die Formulare Räume und Geräte.

Räume und Geräte.jpg

Öffnen Sie das Formular Räume und legen Sie einen neuen Datensatz an.

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Nr. Bezeichnung Funktion
1 Kurzbezeichnung Erfassen Sie ein Kürzel für den Raum.
2 Bezeichnung Erfassen Sie hier die genaue Bezeichnung des Raumes.
3 Ort Erfassen Sie den Ort. Dieses Feld ist eine Referenz und kann mit entsprechenden Benutzerrechten beliebig angepasst werden.
4 Gebäude Erfassen Sie das Gebäude. Die Einträge der Liste stammen aus dem Formular Gebäude.
5 Örtlichkeit Erfassen Sie die Lage im Gebäude (z.B. EG). Dieses Feld ist eine Referenz und kann mit entsprechenden Benutzerrechten beliebig angepasst werden.
6 Raumzuordnung Weisen Sie dem Raum eine Gruppierung zu. Innerhalb der Zuordnung Musikzimmer können zum Beispiel die Räume Musikzimmer gross, Musikzimmer klein und Übungszimmer vorkommen. Über den Filterbutton können Sie die Datensätze nach der gewünschten Raumzuordnung filtern.
7 Verantwortlichkeit Erfassen Sie hier bis zu zwei Personen, die verantwortlich für den Raum sind.
8 Spezifikation Dieses Feld ist ein freies Feld und bietet Platz für weitere Unterbezeichnungen.
9 Vermietbar Wählen Sie aus, ob der Raum nur intern, nur extern, intern und extern oder gar nicht vermietbar ist. Diese Einstellung steuert die Verfügbarkeit des Raumes für spätere Vermietungen.
10 Inventar In dieser Tabelle können Sie das Inventar des Raumes detailliert mit Inventarnummer, Kosten und Anschaffungsjahr erfassen. Bei der letzten Spalte in der Tabelle kann das Inventar direkt im Datensatz einem anderen Raum zugeteilt werden. Wählen Sie dafür in der Spalte RAUM den neuen Raum aus.

Das Formular Geräte sieht dem Formular Raum ähnlich:

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Das Register Inventar ist im Formular Geräte nicht enthalten. Ansonsten ist die Handhabung identisch mit dem Raumformular. Kurzbezeichnung und Raumzuordnung des Gerätes müssen zwingend erfasst sein.