EWK-Protokoll verarbeiten
Bei jeder EWK-Synchronisation wird ein Protokoll erstellt, welches die vom Abgleich betroffenen Datensätze in den entsprechenden Kategorien auflistet. Mithilfe dieses Protokolls können Sie die Veränderungen an den Datensätzen nachvollziehen und die notwendigen Aufgaben nach der Synchronisation erledigen.
Folgend finden Sie eine Auflistung sämtlicher möglicher Kategorien und eine Beschreibung zur allfälligen Nachbearbeitung der jeweiligen Datensätze.
Neue Schüler
Es muss kontrolliert werden, ob diese Datensätze nicht vor dem Import bereits manuell erfasst wurden. Ist dies der Fall, sprich wurde beim Import ein Duplikat eines bestehenden Datensatzes gemacht, gehen Sie wie folgt vor:
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Öffnen Sie den neu von der EWK importierten Datensatz über den Button im jeweiligen Formular.
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Kopieren Sie die dort hinterlegte Fremd-ID in das Feld Fremd-ID des bereits bestehenden, manuell erfassten Datensatzes.
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Falls Sie bereits vor der nächsten EWK-Synchronisation die Daten der Einwohnerkontrolle im bestehenden Datensatz aktualisieren möchten, können Sie diesen mit den Informationen aus dem neuen Datensatz manuell überschreiben.
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Löschen Sie nun den von der EWK importierten Datensatz. So verlieren Sie keine bereits beim manuell erfassten Datensatz hinterlegten Informationen wie die Klasseneinteilung etc. Bei der nächsten EWK-Synchronisation wird der bestehende Datensatz aufgrund der nun enthaltenen Fremd-ID mit den Informationen aus der EWK aktualisiert.
Dieser Vorgang muss beim Schüler- sowie auch bei den verknüpften Adressdatensätzen durchgeführt werden.
Ist beim bereits manuell erfassten Schülerdatensatz die AHV/Versicherungsnummer hinterlegt, so entsteht beim EWK-Import kein neuer Schülerdatensatz. Die Fremd-ID wird direkt beim bestehenden Schülerdatensatz nachgeführt, jedoch muss die Adresse gemäss obigem Beschrieb manuell zusammengeführt werden.
Achten Sie sich auf die Geburtsdaten der unter „neue Schüler“ aufgelisteten Kinder. Sind diese erst gerade geboren kann davon ausgegangen werden, dass sie nicht manuell vorgängig in Scolaris erfasst wurden und somit nicht geprüft werden müssen.
Mutierte Schüler
Kontrollieren Sie bei den mutierten Schülern die grau gekennzeichneten Informationen, denn diese wurden bei der EWK-Synchronisation verändert. Um einer Mutation detaillierter auf den Grund zu gehen, muss der jeweilige Schülerdatensatz in Scolaris geöffnet werden.
Ausgeschiedene Schüler
Unter dem Titel Ausgeschiedene Schüler finden Sie Schülerdatensätze, bei welchen aufgrund der Information der EWK in der Mutationsplanung ein Austrittsdatum hinterlegt wurde. Gehen Sie in diesen Fällen wie folgt vor:
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Öffnen Sie den betroffenen Schülerdatensatz im Formular Schüler.
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Wechseln Sie zum Register Klasse und kontrollieren Sie den geplanten Austritt unter Mutationsplanung.
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Soll die Mutation nicht durchgeführt werden da der Schüler beispielsweise das Schuljahr noch in der aktuellen Klasse beendet, kann die geplante Mutation mit Aktivierung des Kontrollfelds neben dem Austrittsdatum sistiert werden. Diese werden erst nach Entfernen des Sistierungshakens mutiert.
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Die fälligen Mutationen werden nach Überschreiten des Stichtages auf der Startseite von Scolaris angezeigt und können vom Administrator per Klick durchgeführt werden.
Wegziehende Schüler welche noch keine Klasse oder Planklasse zugewiesen haben, erscheinen nicht in dieser Kategorie Ausgeschiedene Schüler, sondern in der Protokollkategorie Mutierte Schüler. Diese Schüler müssen nicht die Mutationsplanung durchlaufen sondern werden mit dem Wegzugdatum direkt ins Archiv geschrieben.
Mutation Wiederzuzug
In einem solchen Fall wird beim Archivschüler das Austrittsdatum gelöscht und somit ist dieser wieder im Formular Schüler aufrufbar.
Mutierte Personen und Adressen
Kontrollieren Sie bei den mutierten Personen und Adressen die grau gekennzeichneten Informationen, denn diese wurden bei der EWK-Synchronisation verändert. Um einer Mutation detaillierter auf den Grund zu gehen, kann der jeweilige Personal- oder Adressdatensatz in Scolaris im jeweiligen Formular geöffnet werden.
Betrifft es eine Adresse aus dem Formular Personal erscheint vor der EWK-Nummer ein P.
Keine Mutation der Schüler (Datensätze immun)
In dieser Kategorie werden die Schülerdatensätze aufgelistet, welche Sie aus verschiedenen Gründen vorgängig im Datensatz mit EWK immun gekennzeichnet haben. Prüfen Sie, ob die gezeigten Schüler alle noch vom EWK-Abgleich ausgeschlossen bleiben sollen oder ob die Kennzeichnung EWK-immun bei einem der Schülerdatensätze entfernt werden kann.
Keine Neuaufnahme der Schüler (bereits archiviert)
Die hier vermerkten Schüler findet Scolaris während der EWK-Synchronisation bereits als Datensatz in ihrem Schülerarchiv. Aus diesem Grund wird an den entsprechenden Datensätzen nichts verändert. In der Regel handelt es sich hierbei um Schüler, welche die Schule bereits beendet haben.
Kein Update der aktiven Schüler (Duplikate der Fremd-ID)
Unter dieser Kategorie finden sich Schüler, welche bereits in einem anderen Mandanten aktiv in einer Klasse eingeteilt sind. Somit werden sie nicht in ihren Mandanten importiert/synchronisiert und stehen Ihnen ab dem Moment zur Verfügung, in welchem sie im anderen Mandanten archiviert wurden.
Diese Kategorie erscheint nur bei Datenbanken mit mehreren Mandanten.
Keine Aufnahme der Schüler (ungültiger Haushaltsbezug in der EWK)
Die hier aufgelisteten EWK-Nummern haben keinen neuen Schülerdatensatz generiert. Daher finden sich auf dieser Liste nur die Angaben der EWK-Nummer. Diese EWK-Nummern haben keinen plausiblen Bezug und müssen auf Seiten der EWK kontrolliert und bereinigt werden.