Créer et clôturer des factures
Facturation individuelle
Ouvrez le formulaire Facture de la façon suivante : Module Finances - Facture - onglet "Formulaire " - Nouveau
| Numéro | Désignation | Fonction |
| 1 | Débiteur |
Cliquez sur le champs "Débiteur" pour accèder le formulaire de ce débiteur |
| 2 | Type de facture | Sélectionnez le type de facture dans la liste (Musique, Salle, Finances, etc..). Le numéro des factures sont générés automatiquement et en mode provisoire, ce qui est indiqué par (P). Les numéros des factures seront définitifs seulement après l'effectuation de la fonction "Numérotation" |
| 3 | Titre | Saisissez le titre de la facture (champ référence) |
| 4 | Période | Sélectionnez la période comptable dans la liste déroulante ou définissez-la manuellement |
| 5 | Adresse | L'adresse est automatiquement ajoutée lors de l'attribution du débiteur |
| 6 | Compte standard | Sélectionnez le compte dans la liste déroulante (champ référence) |
| Numéro | Désignation | Fonction |
| 1 | Ajouter | Ajoutez une ligne |
| 2 | Supprimer | Supprimez une ligne de la facture |
| 3 | Rabais | Définissez un rabais en porcentage sur le montant total de la facture |
Traitement des factures après la clôture
Divers modules de Scolaris contiennent une fonction pour démarrer un cycle de facturation. De cette manière, les services précédemment sélectionnés peuvent être facturés sous forme de forfait et mis à disposition pour un traitement ultérieur dans le module Finance. Veuillez-vous référer aux manuels des modules respectifs pour le support, la musique, la gestion des salles et la gestion des cours pour le processus de facturation.
En exécutant le cycle de facturation, les enregistrements de données de facturation correspondants, y compris les postes de facturation, sont créés et marqués dans le module Finance .
Facturation pour plusieurs destinataires - fonction facture unique
Une facture peut être saisie manuellement depuis le module Finances ou crée à un autre module, puis transferé vers le module Finances. S'il s'agit d'une facture identique pour plusieurs destinataires, des factures peuvent également être créées à l'aide de la fonction "Factures individuelles".
Pour ce faire, procédez comme suit : marquez tous les adresses, élèves, classes, lesquels une facture doit être créé - Module Finances - Fonctions - Factures individuelles
| Numéro | Désignation | Fonction |
| 1 | Détails | Saisissez les diverses informations concernant la facturation. La date est automatiquement saisie, mais peut être modifiée si nécessaire |
| 2 | Destinataires | Sélectionnez le groupe de destinataires |
| 3 | Positions | Définissez les positions des factures avec l'unité, le prix, la quantité et le rabais |
| 4 | Validation | Confirmez les données saisies. Les enregistrements de données de facturation sont maintenant créés automatiquement pour les destinataires sélectionnés et sont préparés dans le formulaire Factures |
Ajuster les postes de facturation
Si nécessaire, ajustez les positions de facturation créée automatiquement sous l'onglet "Coûts". Entrez tous les rabais en pourcentage du montant total. Les factures peuvent seulement être modifiées, si est encore en état "Préparée". Une fois "Terminée", celles-ci ne peuvent plus être changées.
Factures partielles
Pour échelonner la facture, procédez comme suit :
- Entrez le nombre de factures partielles que vous souhaitez dans le champ Factures partielles
- Cliquez sur le bouton +
- Définissez la première échéance et le type de facture partielle et la périodicité
État de la facture
Scolaris défini automatiquement l'état de chaque facture (préparée, reportée, annulée, etc.) Ceux-ci peuvent être utilisés comme filtre via la liste déroulante de la fenêtre Filtre du module finances, puis État.
| Désignation | Fonction |
| Préparée | Factures provisoires avant cycle de facturation / avant facturation |
| Reportée | Factures qui ne doivent pas être réglées avec les cycles de facturation en cours |
| Facturée | Factures envoyées mais pas encore payées |
| Annulation préparée | Factures pour lesquelles une annulation a été préparée, mais pas encore effectuée (avant le cycle d'annulation) |
| Annulée | Factures définitivement annulées (après cycle d'annulation) |
| Partiellement réglée | Toutes les factures partiellement reçues (p. ex. paiements échelonnés, paiements incorrects, etc.) |
| Due | Toutes les factures avec un délai dépassé |
| Corrigée | Factures avec corrections manuelles (hors frais de rappel) |
| Rappelée | Factures déjà relancées (après rappel) |
| Rapprochement manuel | Factures qui ont été rapprochées manuellement ou par un autre paiement |
| Ouverte | Récapitulatif de toutes les factures encore ouvertes |
| Terminée | Récapitulatif de toutes les factures clôturées (réglées, annulées ou soldées). |
Fonction Facturation
Cette fonction sert à déclencher tout le processus de facturation, autant pour les factures individuelles, marquées manuellement et les transferts de facturation venant d'un autre module.
Sélectionnez le type de facture (Musique, Finances, Salles, Cours) et le cycle de facturation souhaité.
Activez la case à cocher "Parmi ceux-là, seulement les marqués" afin de clôturer seulement les factures marquées.
| Numéro | Désignation | Fonction |
| 1 | Numérotation | Les numéros de facture auparavant provisoires déviendront définitifs Avec l'option "Changer la date de la facture", vous pouvez modifier manuellement la date de celle-ci. Cela sert également à clôturer les factures plus tôt ou à les envoyer à une date ultérieure
Si des erreurs se produisent lors de la numérotation, un protocole correspondant s'affiche automatiquement |
| 2 | PV facturation | Imprimez ce PV de facturation, afin de contrôler la facturation |
| 3 | Imprimer | Définissez les paramétres des factures et effectuez l'impression de celles-ci |
| 4 | Clôture | Les dossiers de facturation sont fermés. |
Une fois la fonction "Facturation" terminée, l'état des factures passent de "Préparées" à "Facturées".
Réinitialisation du transfert de facturation
En cas d'erreurs lors de la facturation, faites les corrections dans les modules respectifs (Musique, Salle, Cours, etc.), puis réinitialisez le transfert de facturation : Module Finances - Fonctions - Réinitialisation du transfert de facturation
