Créer & gérer des élèves en musique

Formulaire Élève

Créer un nouvel élève de musique

Utilisez le bouton Nouveau dans l’onglet Formulaire du module lequel vous souhaitez créer un nouvel enregistrement.

Assistant de saisie de données

En vérifiant l’ensemble des données existantes à chaque fois que vous créez un nouvel enregistrement, l’assistant sert à éviter les doublons.

Exemple de création d’un enregistrement d’élève :

Les résultats s’afficheront instantanément dans la partie inférieure, dès que vous commencez à saisir les données. Plus vous entrez de données, plus les résultats de la recherche sont précis.

Une distinction est faite entre les résultats suivants :

          Exact                   Correspond à des données existantes

          Nouveau             Nouvelles données

          Similaire              Résultats similaires existants

Onglet Aperçu

Adresses	Lier cet élève à une ou plusieurs adresses crées précédemment (adresse 1, 2 ou de facturation). Si l'adresse de facturation reste en blanc, Scolaris utilise l'adresse principale.
Photo	Ajouter/ changer la photo de l’élève
Assignation des inscriptions	Apercevoir les assignations des inscriptions et ajouter des nouvelles

Onglet Caractéristiques

Données élèves	Visualiser les informations relatives à la date de naissance, le sexe, l'adresse électronique et le numéro de téléphone portable importées automatiquement ou saisir manuellement en cas de besoin
Catégorie d'âge	Choisir la catégorie d'âge appropriée selon votre tableau de référence
Facturation	Sélectionner la case à cocher Mensualité et définissez le nombre de versements prévus
Classe	Afficher ces données intégrées automatiquement

Onglet Branches

La partie supérieure de l’onglet Branches sert à saisir quand et pendant combien de temps cet élève à suivi des différentes branches. 

Dans la partie inférieure s’affiche l’historique des branches ainsi que les notes attentes.

Cet onglet n'est pas utilisé pour attribuer des branches à un élève ni pour gérer ses inscriptions. Utilisez le formulaire Inscriptions pour le faire. 

Diagramme des relations

Cliquez sur le formulaire Relations dans l'onglet Formulaire.

Le diagramme des relations affiche les formulaires liés à cet élève. Double-cliquez sur une connexion pour ouvrir l'enregistrement de données correspondant.

Vert = Personne interne à votre établissement (formulaire ouvrable)

Rouge = Personne externe

Formulaire Inscription

Onglet Aperçu

Ce formulaire sert à attribuer des branches ainsi que conserver les coordonnées de facturation de cet élève.

Données d'adresse	Visualiser les données complétées automatiquement
Branche/ niveau	Sélectionner la branche et le niveau souhaité dans la liste déroulante. Le catalogue des branches ne peut être géré que par l'administrateur. (Onglet Paramètres - Catalogues - École de musique - Branche)
Enseignant	Choisir un enseignant parmi les disponibles dans la liste déroulante. Le bouton sert à désactiver la restriction par sujet et faire apparaître tous les professeurs de musique dans la liste. Restriction d'objet ON : Tous les enseignants qui ont saisi l'instrument correspondant dans le sous-formulaire Education du formulaire de l'employé sous Qualifications professionnelles (M) et qui ont activé la case à cocher Ecole de musique dans l'onglet Propriétés du formulaire de l'employé. Restriction de la matière OFF : Tous les enseignants qui ont activé la case à cocher Ecole de musique dans l'affectation du programme dans l'onglet Propriétés du formulaire du personnel.
Catégorie	Sélectionner un des champs sont des références. Vous pouvez les modifier vous-même sous Paramètres – Configurer les champs libres - Divers.
Semestre/niveau	Afficher le semestre en cours et planifié. Lorsqu'une nouvelle inscription à une branche est faite, un numéro 1 est automatiquement saisi dans ce champ. Il est toutefois possible de changer ces données manuellement si par exemple l’élève a déjà suivi d’autres semestres dans cette branche. Lorsque le semestre planifié est créé, la valeur est augmentée de 1 chiffre.
Mutation	Visualiser les modifications. Ces champs s’affichent seulement aux inscriptions faites au semestre planifié. Les inscriptions avec une mutation "retrait de matière (abandonnée)" sont supprimées lors du passage du semestre planifié au semestre en cours. Après avoir créé la confirmation de mutation (rapport d'impression), le statut de la confirmation peut être mis sur "effectuée".
Liste d'attente	Ajouter cette inscription à une liste d’attente. Si cette case est cochée, cette inscription ne s’affiche pas aux rapports d'impression et ne sera pas considérée en tant qu’active.

Onglet Décompte

Niveau tarifaire	Sélectionner le niveau tarifaire et le tarif sera ajouté automatiquement.
Type de leçon, montant du tarif, durée le classe de salaire (CS)	Visualiser ces données complétées automatiquement à partir du catalogue des tarifs, en fonction du niveau tarifaire sélectionné
Rabais	Afficher le rabais calculé sur la base des paramètres définis dans les Catalogues.
Subvention	Indiquer toute subvention dans ce champ concernant à votre liste de références
Instruments en location	Sélectionner un instrument en cas d’emprunte et les frais seront inclus dans le calcul
Correction de prix	Saisissez ici toute correction de prix. Vous pouvez saisir les entrées disponibles dans le catalogue des postes de facturation
Lignes de facturation	Sélectionner la/les raison(s) de la correction du prix sur une des 3 listes déroulantes disponibles. Celles-ci font référence à votre catalogue
Montant	Visualiser les montants indiqués par article et le total est calculé automatiquement
Postes permanents	Sélectionner la case à cocher des positions lesquelles vous souhaitez qu’elles soient copiées et saisies automatiquement pour les futurs semestres planifiés
Contrôle du statut	Contrôler si ces montants ont été facturés ou pas avec la case à coché automatique : Facturé (non) ou Facturé (oui)
Remarques	Saisir des remarques supplémentaires qui figureront sur la facture.

Si différents comptes sont utilisés, sélectionnez les correspondants dans la colonne Compte.

Si l'élève participe à des cours collectifs, attribuez-le aux groupes correspondants dans les champs Groupe (champ de référence). Le calcul du nombre de leçons et des minutes dépend des paramètres dans l’options du programme (calcul par branche, par horaire ou par nom du groupe). En activant la case à cocher, les coûts d'enseignement sont distribués à ce groupe.

Calculer la taille des groupes collectifs

Le calcul de la taille du groupe pour les cours collectifs peut être défini par l'administrateur en fonction de la branche, de l'horaire ou du nom du groupe comme suit :

Regroupement par sujet :

• Les élèves dont le professeur, la branche, le groupe et le tarif de l'école de musique correspondent sont comptés dans le même groupe.

Regroupement selon l'horaire :

• Les élèves dont le temps de cours, l'enseignant et le groupe coïncident sont comptés dans le même groupe.

Regroupement par nom de groupe :

• Les élèves dont le nom du professeur et le nom du groupe correspondent sont comptés dans le même groupe.

Onglet Horaire

Les horaires des cours peuvent être adaptés à l’onglet Horaire.

Liez cette inscription à une salle en cliquant sur le bouton.

Sous-formulaires

Journal

Ouvrez l'onglet Aperçu du formulaire Élèves de musique, puis le sous-formulaire Journal.  Ceci sert à paramétrer des catégories de notes, comme : avertissement, absence, contrôle et etc.

Clé

Gérez l’empreinte de vos clés.

Filtrer des élèves sans inscription (variante manuelle)

Une fois le changement du semestre effectué, veillez à vérifier s’il y a des élèves sans inscription. Ceux-ci ne sont généralement plus élève et peuvent être classés en tant qu’inactif en saisissant la date de départ.

Utilisez la fenêtre Filtre pour filtrer ces élèves de la manière suivante :

 

Définir la date de sortie (variante automatique)

Cette fonction permet de définir une date de sortie pour tous les élèves qui n'ont pas d'inscription actuellement ni planifiée 

• Ouvrez l'onglet Musique - Fonctions - Définir la date de sortie
• Saisissez la date de sortie souhaitée
• Cliquez sur

Pour vérifier les élèves de musique mutés avec la fonction Définir la date de sortie, vous pouvez utiliser le filtre rapide dans le champ Sortie de l'école de musique pour filtrer par la date de sortie sélectionnée.

Imprimer des étiquettes

Dans la plupart des formulaires Scolaris, il existe une option permettant d'imprimer des étiquettes sous les rapports d'impression. Pour ce faire, procédez comme suit :

• 

En utilisant des feuilles d’étiquettes sans bordure, vous l’optimisez.