Fonctions et interfaces

Calcul du rabais

Marquez les inscriptions concernées - Module Musique - Fonctions - Facturation - Calcul du rabais 

Les rabais correspondants sont maintenant automatiquement inscrits dans les inscriptions marquées du semestre actuel. Si nécessaire, procédez à d'autres adaptations dans l'onglet Décompte des différentes inscriptions avant d'effectuer le décompte.

Le calcul du rabais doit être effectué avant la facturation

Facturation 

Marquez les inscriptions concernées - module Musique - fonction Facturation - transférer la facturation période - exécutant

Un nouvel exécutant peut être ajouté de la façon suivante : module Administration - formulaire Personnel - onglet Caractéristiques - activez la case à cocher Exécutant

Une fois la facturation faite, la case à cocher de l'onglet Décompte de chaque inscription facturée sera activée  et les factures ont été créées dans le module Finances. La suite du processus de la facturation est décrite dans le manuel d'utilisation Finances. 

Facturation trimestrielle

Marquez les inscriptions facturables - module Musique - fonctions - facturation trimestrielle

Cette fonction s'applique exclusivement aux écoles de musique qui facturent leurs tarifs sur une base trimestrielle. 

Dans les inscriptions sélectionnées, la case à cocher Facturée (oui) dans l'onglet Décompte est maintenant automatiquement désactivée, afin que ces enregistrements soient à nouveau disponibles pour la facturation.

Mettre à jour (école de musique)

Cette fonction sert à mettre à jour le tarif, la taille du groupe et la catégorie d'âge. 

Mettre à jour les forfaits musicaux

Il n'y a AUCUN lien permanent entre les tarifs de musique et les inscriptions individuelles  . Si les tarifs musicaux sont modifiés, il n'y a pas d'ajustement automatique des inscriptions correspondantes.

Les tarifs sont maintenant transférés aux inscriptions marquées avec le statut actuel, à condition qu'elles n'aient pas encore été facturées.

Calcul de l'écolage

Les conditions suivantes doivent être remplies, afin que Scolaris puisse calculer correctement l'écolage : 

Base salariale et ses catégories (login admin requis)

Paramètres - Catalogues - Administration - Base salariale et appelez la boîte de dialogue de saisie des classes salariales 

Taux d'activité 

Si les données mentionnées ci-dessus sont conservées, effectuez le calcul des plumes musicales dans le module Musique via l'onglet Fonctions – Calculer le taux d'activité  .

Si nécessaire, activez les cases à cocher pour accepter les heures de correction. Cliquez ensuite sur  . Les heures de travail sont recalculées et les salaires sont saisis pour les professeurs de musique dans la fiche du personnel du  sous- formulaire des heures de travail  .

Tous les utilisateurs ont le droit de changer le taux d'activité

Mettre à jour la catégorie d'âge

Pour que la mise à jour ait lieu, les tranches d'âge appropriées doivent être insérées dans le tableau de référence des catégories d'âge. Ces informations peuvent être stockées en double-cliquant dans le  champ de la catégorie d'âge de l'étudiant en musique.

Maintenant, le champ de la catégorie d'âge est mis à jour pour tous les étudiants en musique.

Réinitialiser la planification des cours

L' onglet Horaires du  formulaire Inscriptions  est réinitialisé en conséquence.

La réinitialisation de la planification des cours efface les champs suivants :

• Jour de la semaine
• De à
• Bâtiment
• Espace
• Chambre

Désormais, dans le cadre de la planification de la nouvelle période des inscriptions (par exemple, nouveau semestre), celles-ci peuvent être fraîchement entretenues.

Marquer les élèves 

Cette fonction permet aux étudiants en musique marqués d'être également notés dans le formulaire Étudiants.

Semestre planifié

Créer un semestre planifié, y compris les inscriptions, pour une nouvelle année scolaire / semestre.

Avant chaque entrée du semestre prévu, Scolaris crée automatiquement une sauvegarde des données en arrière-plan.

Archivage des inscriptions

Si vous ne souhaitez plus afficher un semestre passé, vous pouvez l'historiser. 

Cependant, cela signifie que ces informations ne peuvent pas être modifiées ou utilisées pour des modifications ultérieures. Vous ne trouverez plus ces semestres archivés dans le navigateur, mais dans le registre d'archives de chaque étudiant en musique.

Avant d'archiver un semestre, il vaut la peine de sauvegarder et de conserver les rapports d'impression les plus courants et les plus importants (par exemple, les statistiques, la liste des étudiants/enseignants, etc.) de ce semestre au format PDF. Ceux-ci ne sont plus disponibles après l'archivage. 

Cliquez sur l'onglet Musique - Fonctions - Archiver les inscriptions  Sélectionnez le semestre à archiver. Cliquer sur

Faire des changements dans le semestre prévu

Les changements pour le semestre prévu peuvent être enregistrés dans le formulaire  Inscriptions. Pour ce faire, utilisez l'année scolaire dans le navigateur pour filtrer les réservations d'un semestre prévu. Ceux-ci sont marqués d'un (P).

Dans la zone Modifications du formulaire Inscription, sélectionnez la modification souhaitée dans le champ Modifications. Si vous sélectionnez la  sortie de l'inscription, cette inscription sera automatiquement supprimée lors du changement de semestre. Le  champ de texte de mutation  offre un espace pour des ajouts supplémentaires. Ce champ est un catalogue et peut être maintenu via  Paramètres - Catalogue - École de musique - Mutations musicales  .

Champ de Mutation :

Le statut est affiché comme "en attente" par défaut. Dès que vous imprimez le rapport de confirmation de mutation via les rapports d'impression  , le statut passe à "fait". Le commentaire dans la confirmation de mutation peut être remplacé. Via paramètres - catalogue - école de musique - mutations musicales  , des textes de mutation individuels pour la confirmation de mutation peuvent être enregistrés et stockés. Le titre et le commentaire dans la confirmation de mutation seront ajustés en conséquence. |

Transfer des élèves

Les étudiants en musique peuvent désormais être saisis directement à partir d'une base de données externe à l'aide d'un fichier ZIP étudiant importé. Pour ce faire, procédez comme suit :

Synchroniser les élèves

Si les dossiers des élèves sont déjà dans votre base de données (l'école de musique et l'administration de l'école gèrent conjointement Scolaris), vous pouvez mettre à jour les informations de la classe comme suit :

Changer de semestre

Après le début du semestre, le semestre actuellement valide doit être défini manuellement dans la configuration (par l'administrateur). Modifiez l'année scolaire et le semestre sous Paramètres - Options du programme - École et entrez les dates du semestre si vous ne l'avez pas déjà fait :

Cette fonction transforme le semestre planifié en semestre en cours (A). Le semestre en cours devient du même coup le semestre d'histoire (H).

E-mail en série

Module Ecole de musique - Onglet Formulaire - E-mail en série

Une version valide de Microsoft Outlook doit être installée sur le poste de travail afin d'envoyer des publipostages