BISTA Kanton SG

Grundeinstellungen Kanton SG

Bevor Sie mit der Vorbereitung der Bildungsstatistik beginnen, müssen unbedingt einige Grundeinstellungen in Scolaris überprüft und allenfalls angepasst werden. Damit Scolaris überhaupt weiss, welche Gemeinde zu melden ist und nach welchen kantonalen Vorgaben die Statistik erstellt werden muss, sind einige Einstellungen zu tätigen.

Melden Sie sich in Scolaris als Benutzer mit Administratorenrechten an.

Grundeinstellungen

Stellen Sie sicher, dass unter den Programmoptionen (Register Options) im Bereich Schnittstellen folgendes erfasst ist:

• Feld Kanton: Wählen Sie den Eintrag SG 
• Unter Exportoptionen das Kontrollfeld Exportoptionen BUR aktiviert
• Im Feld Schulgemeinde die Bezeichnung Ihrer Schulgemeinde eingetragen ist.
• Feld Gemeindecode: Hier muss der code Ihrer Schule hinterlegt sein

Versicherungs-Nummer

Die Sozialversicherungsnummer (AHV13) wird  als Personenidentifikator verwendet. Bei allen Schülerdatensätzen muss im Feld Versicherungs-Nr. daher die AHV Nummer erfasst sein.

Ebenso gilt dies für alle Lehrpersonen 1 und 2 der Klassen welche in der Bildungsstatistik berücksichtigt werden.

Korrekte Bezeichnung der Mischklassen

Bei Mischklassen (z.B. KIGA 1 und KIGA 2) müssen folgende Felder bei allen beteiligten Klassen identisch sein:

• Klassenbezeichnung
• Schulhaus
• Lehrperson 1

Die Untergruppe darf verschieden sein, somit können die Klassen unterschieden werden.

Überprüfung der Referenztabellen und Kataloge

Die folgenden Referenztabellen und Kataloge dürfen nur angepasst werden, wenn die Bildungsdirektion ausdrücklich neue Codes zulässt. Sie dürfen nur gültige Werte des Kanton St. Gallen enthalten. 

Sie gelangen zu den entsprechenden Referenztabellen per Klick auf den Link (Feldbezeichnung) des entsprechenden Feldes oder über Options --> Referenzen / die Kataloge finden Sie ebenfalls unter Options --> Kataloge

Schutz der Kataloge: In Scolaris V kann für jede Rolle definiert werden, welche Kataloge diese Rolle bearbeiten darf. Sie finden diese Rechte in der Benutzerverwaltung. Wir empfehlen diese Rechte nur an wenige Personen zu geben.

Wichtig: Wenn in Referenztabellen / Katalogen Einträge gelöscht / geändert werden, so ist im Anschluss immer zu überprüfen, ob Schülerdatensätze existieren, welche diesen Eintrag hatten (z.B. mittels Schnellfilter). Falls ja, dann müssen diese zwingend einen aktuellen, neuen Eintrag aus der Referenztabelle zugewiesen bekommen.

Referenztabellen

Folgende Referenztabellen sind für die BISTA Kanton SG relevant und müssen Einträge entsprechend den vom Kanton geforderten Codes tragen:

• Referenztabelle Konfession
• Referenztabelle Klassenbezeichnung
• Referenztabelle Klassenstufe

Kataloge

Die folgenden Kataloge dürfen nur angepasst werden, wenn die Bildungsdirektion ausdrücklich neue Codes zulässt:

• Katalog Staat: Codes nicht verändern
• Katalog Sprachen: Codes nicht verändern
• Katalog Postleitzahlen: Codes nicht verändern
• Katalog: Gemeinden: Codes nicht verändern (entspricht der BFS-Gemeindeliste)
  • Wichtig: Auch bei ausserkantonalen Gemeinden muss der Gemeindecode erfasst werden.

Datenpflege in den Hauptformularen

Um zu gewährleisten, dass die Bildungsstatistik korrekt erstellt wird, müssen gewisse Pflichtfelder in den Hauptformularen zwingend richtig gepflegt sein. Diese Pflichtfelder können Sie sich mit einem kleinen roten Ausrufezeichen von Scolaris V markieren lassen, indem Sie im Menüband FORMULAR auf den Button "BISTA-Felder markieren" klicken.

Formular Schüler

Bezeichnung	Funktion
Name	Name der Schülerin / des Schülers
Vorname	Name der Schülerin / des Schülers
Klassen	Kontrollieren, wird aus Klassenformular übernommen
Geburtsdatum	Geburtsdatum der Schülerin / des Schülers
Strasse	kontrollieren, wird aus dem Adressformular übernommen
Gemeinde	kontrollieren, wird im Formular Adressen nach Eingabe der PLZ automatisch eingefügt.
Geschlecht	Geschlecht der Schülerin / des Schülers
Versicherungs-Nr.:	AHV Nummer der Schülerin / des Schülers
Heimatort	Heimatort der Schülerin / des Schülers: Schweiz = Ort eingeben, ohne Kanton Ausland = Staat aus Referenztabelle auswählen
Erstsprache	Eintrag aus Referenztabelle auswählen. Wird das Feld leergelassen übernimmt Scolaris automatisch den Eintrag aus dem Feld Sprache (Umgangssprache)
Konfession	Eintrag aus Referenztabelle auswählen
Lehrplanstatus	Eintrag aus Referenztabelle auswählen
Klassenhistory	jeder Schülerdatensatz benötigt in der History einen Eintrag bezüglich des letzten Schuljahres. Sind die Klassendaten immer gepflegt, so erledigt sich dies beim Klassenwechsel automatisch. Neu in den KIGA eintretende Schüler:innen sind davon ausgenommen. In der History müssen folgende Felder gepflegt sein: Schulart: Kontrollieren; allenfalls Eintrag aus Referenztabelle auswählen. Wichtig: Bei Zuzügern auf das neue Schuljahr bis zum Stichtag BISTA muss die Klassenhistory für das vergangene Schuljahr manuell eingetragen werden. Programmjahr: kontrollieren Aktuell: Sicherstellen, dass das Kontrollkästchen beim neusten History-Eintrag aktiviert ist.

Tipp: Wir empfehlen auch die Bezeichnung und Untergruppe in der History bei manuellen Einträgen zu führen. Der Eintrag wird dadurch vollständiger und erscheint komplett auf der Schülerkarte, ansonsten ist der Eintrag etwas rudimentär.

Formular Personal

Bei Lehrpersonen, die einer oder mehreren Klassen als Klassenlehrperson zugeteilt sind, müssen folgende Felder zwingend gepflegt sein:

Name	Name der Lehrperson
Vorname	Vorname der Lehrperson
Versicherungs-Nr.:	AHV Nummer der Lehrperson

Formular Klassen

Bezeichnung	Funktion
Bezeichnung und Untergruppe	Kontrollieren
Klassenlehrperson	Kontrollieren
Gebäude	Kontrollieren, allenfalls aus dem Listenauswahlfeld auswählen (Datensätze aus Administration, Gebäude)

 

Wichtig: Die im Klassenformular erfassten Daten werden beim Klassenwechsel in die entsprechenden Schülerdatensätze eingetragen!

Fremdklassen

Alle Klassen, welche ein Häkchen im Feld Fremdklassen aktiviert haben (Register Eigenschaften), werden bei den Statistikexporten nicht berücksichtigt.

Formular Schulhaus

Damit jede Klasse - und damit auch jeder Schülerdatensatz - einem Schulhaus zugeordnet werden kann, muss jedes Schulhaus seine eindeutige Nummer erhalten.

Bezeichnung	Funktion
BUR-Nummer	Schulhausnummer gemäss Bildungsstatistik

Bei Neubau / Reaktivierung von Schulhäusern ist der Code beim Kanton zu erfragen. Sollten Codes bestehender Schulhäuser unklar sein ebenfalls.

Kontrollrapport drucken

Wenn alle für die BISTA relevanten Felder korrekt gepflegt sind, kann ein Kontrollraport der Bildungsstatistik gedruckt werden. Markieren Sie dazu sämtliche Klassen des aktuellen Schuljahres.

Wählen Sie dann im Modul SCHULE unter Funktionen BISTA aus. Im darauffolgenden Fenster kreuzen Sie bei "Berichte" Kontrolle an und bestätigen mit dem Ausführbutton:

Kontrolle mittels Druckbericht

Auf dem darauffolgenden Druckbericht erscheinen die markierten Klassen. Mischklassen werden direkt auf einem Blatt zusammengezogen. Im Folgenden wird erläutert, welche Angaben woher stammen, damit bei Fehleinträgen die entsprechende Korrektur in den Datensätzen vorgenommen werden kann.

Steht in einem Feld in roter Schrift n.v. so sind gar keine gültigen Einträge vorhanden, hier sind Korrekturen zwingend!

Titelbereich des Kontrollberichts

Schulhausbezeichnung	Formular Schulhaus, verknüpft mit Klasse
BUR Nummer	aus Formular Schulhaus
Klassenbezeichnung	aus Formular Klasse
Lehrperson	aus Formular Klasse / Register Lehrpersonen

Spalten des Kontrollberichts

Schüler	Schülerformular, Feld Name und Vorname
Versicherungs-Nr.	Schülerformular, Feld Versicherungs-Nr.
Geschl.	Schülerformular, Feld Geschlecht
Geb.Datum	Schülerformular, Feld Geburtsdatum
Strasse	Schülerformular, Feld Strasse
Nr.	Schülerformular, Hausnummer aus Feld Strasse (Formular Adresse)
Wohnort	Schülerformular, Gemeindecode aus Feld Gemeinde (aus Formular Adresse)
Politische Gemeinde	Schülerformular, Feld Gemeinde (aus Formular Adresse)
Nat.	Schülerformular, Feld Heimatort
Erst-Spr.	Schülerformular, Feld Erstsprache (wenn leer, wird automatisch der Eintrag aus dem Feld Umgangssprache übernommen)
Konf.	Schülerformular, Feld Konfession
Klasse VJ	Schülerformular, Register Klassenhistory, Feld Klassenbezeichnung beim als aktuell gekennzeichneten Datensatz
LP-Stat	Schülerformular, Feld Lehrplanstatus

Bildungsstatistik exportieren

Um die Bildungsstatistik aus Scolaris zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie im Modul SCHULE die Funktionen auf und wählen Sie BISTA
2. Wählen Sie die Option "Statistik der Lernenden" aus und bestätigen Sie mit dem Ausführbutton.
3. Bestätigen Sie die Meldung "soll die Bildungsstatistik erstellt werden?"
4. Als Speicherort wird der im Setup hinterlegte Transferpfad vorgeschlagen
5. Legen Sie das Verschlüsselungspasswort fest. Scolaris schlägt standardmässig den Gemeindecode aus dem Setup vor.

Scolaris speichert dann unterm dem gewählten Transferpfad eine Zip-Datei mit der Bezeichnung BExx_xxxx.zip. Darin ist folgende Dateien verpackt: Klassen.csv & Schüler.csv

Versand der Bildungsstatistik

Die Erstellung der Bildungsstatistik ist nun abgeschlossen. Die gespeicherte Dateien kann nun an das Statistische Amt übermittelt werden.

BISTA SG Schulpersonal

Grundeinstellungen BISTA BFS Schulpersonal

Beachten Sie hierzu bitte die bereits erwähnten Grundeinstellungen zu Beginn dieses Kapitels. Hinzu kommen folgende Referenztabellen und Kataloge aus dem Bereich Personal:

• Referenz Konfession
• Referenz Anstellung
• Referenz Zivilstand
• Referenz Funktion
• Referenz Ausbildung
• Referenz Klassenstufe
• Referenz Lohnklasse
• Referenz Lohnstufe
• Referenz DiplomkategorieBFS
• Katalog Staaten
• Katalog Postleitzahlen
• Katalog Gemeinden

Datenpflege in den Hauptformularen

Formular Personal

Name & Vorname	kontrollieren
Adresse	Strasse, Hausnummer und Ort, kontrollieren
Tel. Privat	optional, muss nicht zwingend erfasst werden
E-mail Privat	optional, muss nicht zwingend erfasst werden
Geburtsdatum	kontrollieren
Zivilstand	kontrollieren
Konfession	optional, muss nicht zwingend erfasst sein
Versicherungsnummer	AHV Nummer
Geschlecht	kontrollieren
Heimatort	Heimatort Schweiz = Ort eingeben Ausland = Staat aus Referenztabelle auswählen
Eintritt	Eintritt Schulgemeinde
Eintritt Kanton	jahre im Schuldienst (beachten Sie bitte alfällige Dienstaussetzungen)
Austritt	Falls Austrittsdatum bekannt, sonst leer
Austrittsgrund	Nur ausfüllen falls Austrittsdatum eingegeben, sonst leer

Unterformular Ausbildung

Bezeichnung	Kontrollieren , allenfalls Eintrag aus Referenztabelle auswählen
Datum von	Dieses Feld muss nicht zwingend erfasst sein
Datum bis	Dieses Feld muss nicht zwingend erfasst sein
Ort, Kanton	Ausbildungsort
Abschlussdatum	Diplomdatum

Formular Beschäftigung

Beschäftigungsart	kontrollieren und allenfalls aus Referenztabelle ergänzen
Beginn	Beginn der Beschäftigung
Ende	Falls bekannt Ende der Beschäftigung, sonst leerkontrollieren und allenfalls aus Referenztabelle ergänzen
Stufe	kontrollieren und allenfalls aus Referenztabelle ergänzen
Funktion	kontrollieren und allenfalls aus Referenztabelle ergänzen
Diplom	kontrollieren und allenfalls aus Referenztabelle ergänzen
Personalkategorie	kontrollieren und allenfalls aus Referenztabelle ergänzen
Pensum	Präsenzpflicht, kontrollieren
DJ für Gehald	Dieses Feld muss nicht zwingend ausgefüllt sein
DJ f. Treuepräm.	Dieses Feld muss nicht zwingend ausgefüllt sein
Lohnklasse	Dieses Feld muss nicht zwingend ausgefüllt sein
Lohnstufe	Dieses Feld muss nicht zwingend ausgefüllt sein
Schulhaus	kontrollieren
Anzahl Unterrichtslektionen	kontrollieren
Pensum in Prozent	kontrollieren

 

 

Wichtig: Wenn bei einem Beschäftigungsdatensatz keine Personalkategorie eingetragen ist oder eine Personalkategorie ohne gültigen Code, so wird diese Beschäftigung nicht exportiert.

Kontrolle mittels Druckbericht

Bericht Personal

Personal	Personalformular, Feld Name und Vorname
Versicherungs-Nr	Personalformular, Feld Versicherungs-Nr.
Ge.	Personalformular, Feld Geschlecht
Geb.Dat.	Personalformular, Feld Geburtsdatum
Strasse	Personalformular, Feld Strasse
Nr	Personalformular Hausnummer, Feld Strasse
Wohnort	Personalformular Code der Wohngemeinde Feld Gemeinde
Nat.	Personalformular, Code Staat, Feld Heimatort
Eintritt	Personalformular, Feld Eintritt (Eintritt Schule)
Anst. als	Beschäftigung, Feld Personalkategorie
Beginn	Beschäftigung, Feld Beginn
Stufe	Beschäftigung, Feld Stufe
Lekt.	Beschäftigung, Feld Anzahl Lektionen
Pens	Beschäftigung, Feld Pensum
Qual.	Beschäftigung, Feld Diplom
J im SD	Personalformular, Feld Eintritt Kt.

Bericht Ausbildung Personal

Personal	Personalformular, Name und Vorname
Versicherungs-Nr	Personalformular, Feld Versicherungs-Nr
Ausbildung	Unterformular Ausbildung, Feld Bezeichnung
Ausbildungsort	Unterformular Ausbildung, Feld Ort
Kt.	Unterformular Ausbildung, Feld Kanton
Beginn:	Unterformular Ausbildung, Feld Datum von
Ende	Unterformular Ausbildung, Feld Datum bis
Diplomdatum	Unterformular Ausbildung, Feld Abschlussdatum

Export

Um die Statistik des Schulpersonals zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie im Modul SCHULE die Funktionen auf und wählen Sie "Bista"
2. Wählen Sie dann "Statistik des Schulpersonals" und setzen Sie den gewünschten Stichtag
3. Bestätigen Sie per Klick auf den Ausführbutton und quittieren Sie die Gegenfrage
4. Scolaris speichert unter dem gewählten Transferpfad eine Zip-Datei mit der Bezeichnung LPxx_xxxx.zip. Darin befinden sich die beiden Dateien Personal_A_xxxx.txt und Personal_B_xxxx.txt