Stellvertreterverwaltung
Grundeinstellungen für die Stellvertreterverwaltung mit Scolaris
Um die Grundeinstellungen für die Stellvertreterverwaltung vorzunehmen, muss der/die Benutzer:in über die entsprechenden Rechte verfügen.
Einstellungen Gebäude
Im Formular Gebäude müssen pro Schulhaus die beiden Felder (in unserem Beispiel des Kantons LU) DVS und Schulleitung ausgefüllt werden. Die entsprechenden Adressen (z.B. des Schulleiters) müssen im Formular Personal oder im Formular Adressen vorhanden sein.
Bezeichnen Sie unter dem Register Options- Feldnamen konfigurieren - Diverses die Felder Adresse 1 und Adresse 2 wie von Ihrem Kanton vorgegeben.
Einstellungen Personal - Stellvertreter:innen
Im Formular Personal muss bei allen Personen, welche als Stellvertreter:innen eingesetzt werden können, im Register Eigenschaften unter Programmzuordnung das Kontrollfeld Stellvertretung angewählt werden.
Einstellungen Personal – Lehrpersonen
Personen, welche eine Absenz haben, müssen im Formular Personal im Register Schule ein Gebäude und (wenn möglich) eine Klasse eingetragen haben.
Bei allfälligen Stellvertreteraufträgen werden die Exemplare für die zugewiesenen Felder (in unserem Beispiel DVS und Schulleitung) an die Empfänger adressiert, welche im Schulhaus der abwesenden Person eingetragen sind.
Die Klasse, die bei der abwesenden Lehrperson eingetragen ist, wird auf den Stellvertreteraufträgen unter zu übernehmende Klasse angezeigt. Ist das Feld Klasse bei der abwesenden Lehrperson im Formular Personal leer, wird auf den Stellvertreteraufträgen unter zu übernehmende Klasse die Fachlehrperson gedruckt.
Die Klasse kann bei den einzelnen Stellvertreter:innen im Formular Stellvertretungen im Feld Klasse angepasst werden.
Einstellungen Referenztabelle Absenzgrund
In der Referenztabelle Absenzgrund kann jedem Absenzgrund ein Absenzbereich zugeordnet werden. Nach diesen Absenzbereichen werden später Statistiken über alle Abwesenheiten (siehe Druckberichte) gedruckt.
Sie können auf zwei Arten zur Referenztabelle Absenzgrund gelangen:
- Entweder per Doppelklick in das Feld Grund im Unterformular Absenz
- oder über Options - Referenzen - Absenzbereich
Um Referenztabellen bearbeiten zu können, benötigen Sie die erforderlichen Rechte.
Formular Stellvertretungen
Im Modul Administration finden Sie das Formular Stellvertretungen.
| Nummer | Bezeichnung | Funktion |
| 1 | A (Auswahl) | In diesem Feld wird über das Listenfeld der Stellvertreter:innen dieser Absenz eingetragen. |
| 2 | Von | In den Feldern Von und Bis werden automatisch die Absenztage der abwesenden Person übernommen. |
| 3 | Bis | In den Feldern Von und Bis werden automatisch die Absenztage der abwesenden Person übernommen. |
| 4 | Anzahl | Hier wird definiert, wie viele Lektionen übernommen werden. |
| 5 | Basis | Hier wird die Vollpensenbasis eingetragen. |
| 6 | Pensum | Dieses Feld wird automatisch berechnet. |
| 7 | Schulart | In diesem Feld wird die Schulart eingetragen. |
| 8 | Klasse | Die Klasse wird automatisch übernommen. |
| 9 | Fach | Das Fach kann in dieser Spalte erfasst werden. |
| 10 | Anstellung | In dieser Spalte wird die Anstellungsart eingetragen (befristet oder unbefristet). |
| 11 | Kündigung | Hier wird die Kündigungsfrist festgelegt. |
| 12 | Von | In den Feldern Von und Bis werden die Abrechnungsperioden definiert. |
| 13 | Bis | In den Feldern Von und Bis werden die Abrechnungsperioden definiert. |
| 14 | Anz. Lekt. | Wie viele Lektionen wurden bereits abgerechnet. |
| 15 | erfolgt | Ist die Abrechnung erfolgt, kann das Kontrollkästchen aktiviert werden. |
| 16 | Bemerkung | Allfällige Bemerkungen können in diesem Feld eingetragen werden. |
Filter Schuljahr
Über den Filter Schuljahr können die Absenzen pro Schuljahr angezeigt werden.
Formularfilter
Der Formularfilter kann einerseits direkt beim Öffnen des Formulars Stellvertretungen gewählt werden oder erst im bereits geöffneten Formular gesetzt werden. Er befindet sich nicht in einem eigenen Register im Navigator, sondern kann unterhalb des Schuljahres in einem Dropdown-Menü ausgewählt werden.
Folgende Filter stehen zur Auswahl:
| Bezeichnung | Filterung |
| Alle Absenzen |
zeigt alle Absenzen des gewählten Schuljahres |
| Aktuelle Absenzen | zeigt alle Absenzen, die im Moment aktuell sind, d.h. das heutige Datum liegt zwischen den Von- und Bis-Daten (Bsp.: Hr. Meier ist vom 22.06.-27.06. absent; die Filterung wird am 25.06. vorgenommen) |
| Erledigte Zuweisungen | zeigt alle Absenzen des gewählten Schuljahres, bei welchen das Kontrollfeld Zuweisung aktiviert ist |
| Unerledigte Zuweisungen | zeigt alle Absenzen des gewählten Schuljahres, bei welchen das Kontrollfeld Zuweisung nicht aktiviert ist |
| Erledigte Aufträge | zeigt alle Absenzen des gewählten Schuljahres, bei welchen das Kontrollfeld Auftrag aktiviert ist |
| Unerledigte Aufträge | zeigt alle Absenzen des gewählten Schuljahres, bei welchen das Kontrollfeld Auftrag nicht aktiviert ist |
| Unerledigte Abrechnungen | zeigt alle Absenzen des gewählten Schuljahres, bei welchen im Bereich Stellvertretung (untere Fensterhälfte) bei mindestens einem/r Stellvertreter:in das Kontrollfeld Erfolgt (für: Abrechnung erfolgt) nicht aktiviert ist |
Die Felder Bis (für: Abrechnung bis) und Anz. Lekt. im Bereich Stellvertretung (untere Fensterhälfte) werden jeweils überschrieben, wenn die Abrechnung in Tranchen erfolgt.
Stellvertreteraufträge per E-Mail versenden
Im Formular Stellvertretungen können Sie Stellvertreteraufträge per Mail an die entsprechenden Stellen versenden. Richten Sie zuerst die Mailvorgaben unter Options - Kataloge - E-Mail vorgaben für die vier Empfänger ein (Stellvertretung, Lehrperson, Volksschulbildung, Schulleitung).
| Bezeichnung | Funktion |
|---|---|
| E-Mail für | Wählen Sie den Empfänger, für welchen die Mailvorgabe gilt. |
| Betreff | Geben Sie den Betreff des E-Mails ein. |
| Text | Verfassen Sie hier den Mail-Text. Als Anrede wird die Briefanrede aus dem Formular Personal übernommen. |
| Absender | Erfassen Sie hier Ihren Absender. |
| Bemerkungen | Hier können noch allfällige Bemerkungen zur Mailvorgabe erfasst werden. |
Gehen Sie nun wieder zurück zum betroffenen Datensatz und klicken Sie auf den Button 
im Datensatz.
Wählen Sie im anschliessenden Dialogfenster, an welche Stellen die Stellvertreteraufträge gesendet werden sollen. Geben Sie auch den Sachbearbeiter und allenfalls die Digitale Unterschrift an.
Stellvertreterpool
In diesem Formular erscheinen alle Lehrpersonen, die in der Programmzuordnung das Häkchen bei Stellvertretungen gesetzt haben.
Öffnet man einen der im Navigator gefundenen Datensätze, so lassen sich neben allgemeinen Kontaktdaten im Register Übersicht auch weitere Informationen zur Verfügbarkeit der Lehrperson, zum Fächerprofil und zum Ausbildungsprofil im Register Details erfassen.
Druckberichte
Über das Symbol 
im Formular Stellvertreterpool kann folgender Report gedruckt werden:
-
Stellvertreterliste: Bei diesem Druckbericht kann eine Liste mit allen Stellvertreter:innen gedruckt werden. Auf dem Report ist neben den Informationen zur Person ersichtlich, welche Stufen der Stellvertreter:innen unterrichtet, an welchen Tagen er verfügbar ist, sowie sein Fächerprofil.
Über das Symbol im Formular Stellvertretungen können folgende Reports gedruckt werden:
-
Stellvertreterauftrag: Bei diesem Druckbericht können pro Stellvertretung bis zu 4 Briefe (je ein Exemplar für die stellvertretende Lehrperson, die abwesende Lehrperson, die Dienststelle Personal sowie die Schulleitung) gedruckt werden.
- Stellvertretungshistory: Kann nach Lehrperson oder nach Stellvertreter:in gruppiert angezeigt werden.
- Nach Lehrperson werden die abwesenden Lehrpersonen mit den Stellvertretungen und dem jeweiligen Total angezeigt.
- Nach Stellvertreter werden die Stellvertreter:innen mit den jeweiligen Lehrpersonen angezeigt, für welche sie bereits Stellvertretungen geleistet haben.
- Im Druckdialog kann die Absenz- bzw. Stellvertretungszeitspanne mit dem Datum von/bis eingegeben werden.
- Stellvertretungsliste: Zeigt eine Liste aller Absenzen. Wird das Kontrollfeld nur aktuelle aktiviert, erscheinen nur die Absenzen, bei welchen das heutige Datum zwischen den Daten von und bis liegt.
-
Stellvertretungsstatistik: Auf diesem Druckbericht erscheint eine Statistik, in welcher sämtliche Absenzen des gewählten Schuljahres ausgewertet werden. Diese werden gruppiert nach Schulart (aus dem Feld Schulart des Stellvertreters) und sortiert nach dem Feld Absenzbereich der abwesenden Lehrperson. Ausgewertet wird die Anzahl Lektionen aus dem Feld Anz. Lekt. der entsprechenden Stellvertreter:innen.