Stammdatenpflege
Um Ihre Räume und Geräte den verschiedenen Belegungen und Ausleihen zuteilen zu können, müssen deren Stammdaten erst erfasst werden. Dies geschieht über die Formulare Räume und Geräte.
Stammdaten zu den Räumen erfassen
Öffnen Sie das Formular Räume und legen Sie einen neuen Datensatz an.
| Nr. | Bezeichnung | Funktion |
|---|---|---|
| 1 | Kurzbezeichnung | Erfassen Sie ein Kürzel für den Raum. |
| 2 | Bezeichnung | Erfassen Sie hier die genaue Bezeichnung des Raumes. |
| 3 | Ort | Erfassen Sie den Ort. Dieses Feld ist eine Referenz und kann mit entsprechenden Benutzerrechten beliebig angepasst werden. |
| 4 | Gebäude | Erfassen Sie das Gebäude. Die Einträge der Liste stammen aus dem Formular Gebäude. |
| 5 | Örtlichkeit | Erfassen Sie die Lage im Gebäude (z.B. EG). Dieses Feld ist eine Referenz und kann mit entsprechenden Benutzerrechten beliebig angepasst werden. |
| 6 | Raumzuordnung | Weisen Sie dem Raum eine Gruppierung zu. Innerhalb der Zuordnung Musikzimmer können zum Beispiel die Räume Musikzimmer gross, Musikzimmer klein und Übungszimmer vorkommen. Über den Filterbutton können Sie die Datensätze nach der gewünschten Raumzuordnung filtern. |
| 7 | Verantwortlichkeit | Erfassen Sie hier bis zu zwei Personen, die verantwortlich für den Raum sind. |
| 8 | Spezifikation | Dieses Feld ist ein freies Feld und bietet Platz für weitere Unterbezeichnungen. |
| 9 | Vermietbar | Wählen Sie aus, ob der Raum nur intern, nur extern, intern und extern oder gar nicht vermietbar ist. Diese Einstellung steuert die Verfügbarkeit des Raumes für spätere Vermietungen. |
| 10 | Inventar | In dieser Tabelle können Sie das Inventar des Raumes detailliert mit Inventarnummer, Kosten und Anschaffungsjahr erfassen. Bei der letzten Spalte in der Tabelle kann das Inventar direkt im Datensatz einem anderen Raum zugeteilt werden. Wählen Sie dafür in der Spalte RAUM den neuen Raum aus. |
Stammdaten zu den Geräten erfassen
Das Formular Geräte sieht dem Formular Raum ähnlich:
Das Register Inventar ist im Formular Geräte nicht enthalten. Ansonsten ist die Handhabung identisch mit dem Raumformular. Kurzbezeichnung und Raumzuordnung des Gerätes müssen zwingend erfasst sein.