Allgemeines

Disclaimer

Bitte beachten Sie, dass Scolaris Connect (wenn im Einsatz) als führendes System zur Pflege der Daten einer definierten Organisationseinheit (OU) im Active Directory (AD) und damit auch im Azure Acitve Directory (AAD) fungiert.

Allenfalls manuell vorgenommene Anpassungen in dieser OU können zu unerwarteten Ergebnissen führen und müssten bei Bedarf mittels zusätzlichem Aufwand und ausserhalb des üblichen Supports bereinigt werden. 

Darunter fallen folgende Beispiele (nicht abschliessend):
- ein manuelles Löschen eines Benutzers
- ein Verschieben eines Benutzers in eine andere Organisationseinheit
- ein manuelles Erstellen eines Benutzers in der betreffenden Organisationseinheit

Verfügbare Elemente

Ist Scolaris Connect im Betrieb, stehen Ihnen folgende Elemente zur Verfügung:

• Das Formular "Connect" im Modul Schule, mit den beiden aufrufbaren Formularen "User" und "Gruppen"
• Die Connect-Funktionen im Modul Schule unter "Funktionen"
  • Daten überprüfen
  • Daten Aktualisieren
  • Synchronisation starten
  • Initialpasswort zurücksetzen

Allgemeines

Das Formular "Connect" dient Ihnen für folgende Tätigkeiten:

• die Eigenschaften von Usern von Office 365 überprüfen
• den Status eines Users ändern
• das Passwort eines Users zurücksetzen
• einen neuen Namen für einen User generieren lassen
• überprüfen welche User welchen Gruppen angehören

Der Navigator in Connect (User)

Die Datensätze in Connect (User) werden unterschieden in:

• Schüler (stammen aus den SuS-Stammdaten, Modul Schule, Formular Schüler)
• Personal (stammen aus den Personal-Stammdaten, Modul Administration, Formular Personal)
• Manuell (manuell erstellte User wie z.B, generische Usernamen wie lernende@schulverwaltung.ch etc.)

Sie können den Navigator wie von den anderen Formularen in SC V gewohnt nutzen um alle Datensätze einer Rubrik anzeigen zu lassen oder spezifisch nach einem Datensatz zu suchen.

Ab wann ist ein Benutzer in Connect?

Das Eintritts- und Austrittsdatum von Schüler:innen oder Personal hat folgenden Einfluss auf Scolaris Connect:

Stammdaten erfasst
Eintrittsdatum leer oder vergangen

--> Daten nach Funktion "Daten Aktualisieren" in Scolaris Connect

Stammdaten erfasst
Eintrittsdatum in Zukunft erfasst

--> Benutzer ab Eintrittsdatum in Scolaris Connect

Bemerkung:
Bei der Einführung von Scolaris Connect wird eine Vorlaufzeit definiert welche in den Grundeinstellung vermerkt wird. Dies kann zum Beispiel 30 Tage vor Eintrittsdatum sein. So ist der Benutzer bereits 1 Monat vor seinem eigentlichen Eintrittsdatum "aktiv" und kann sein Login nutzen für allfällige vorbereitende Arbeiten. 

Stammdaten erfasst
Austrittsdatum erfasst

--> Ab Austrittsdatum ist der User deaktiviert und es beginnt die Karenzzeit. Bei Ablauf dieser Frist wird Benutzer gelöscht.

Möchten Sie Personal vorerfassen und bereits ab sofort den Nutzer in Connect verwalten, kann das Eintrittsdatum im Personaldatensatz leer gelassen werden und das eigentlich richtige Datum bei "Eintritt fiktiv" erfasst werden.

 

Synchronisation zwischen Scolaris Connect und Active Directory (AD) / Azure Active Directory (AAD)

Der Abgleich zwischen Scolaris Connect und Ihrem Active Directory / Azure Active Directory findet täglich über Nacht via Scolaris Bridge statt.

Falls noch aktive Warnungen vorhanden sind, findet keine Synchronisation statt. Es werden in diesem fall auch keine Daten von Nutzern abgeglichen, welche keine Warnung haben! 

Synchronisation sistieren

Sie haben auch die Möglichkeit die automatische Synchronisation über Nacht manuell bis auf Widerruf zu unterbrechen.

1. Öffnen Sie dazu irgendein Datensatz im Scolaris Connect Formular
2. setzen Sie das Häkchen oben rechts im Kopfbereich bei "gesperrt"

Wenn die Synchronisation wieder wie gewohnt über Nacht laufen soll, entfernen Sie das "gesperrt" Häkchen

Eine Synchronisation frühzeitig veranlassen

In Ausnahmefällen kann eine Synchronisation auch forciert werden. Dies können Sie tun in dringenden Fällen, wenn Sie nicht die übliche Synchronisation in der Nacht abwarten können.

1. Öffnen Sie das Modul Schule und die Funktion "Connect"
2. Wählen Sie dort "Synchronisation starten"

Da es sich bei Connect um eine mehrstufige Schnittstelle handelt, beachten Sie bitte, dass es mehrere Minuten dauern kann bis eine Synchronisation im AD oder AAD ersichtlich ist. Es ist nur eine Synchronisation gleichzeitig möglich.

User

Übersicht Eigenschaften

Die meisten Felder der Maske Eigenschaften eines Users können nicht bearbeitet werden. Diese werden automatisch anhand der Grundeinstellungen und den Stammdaten in Scolaris gebildet.

Folgende beschriftete Felder können durch einen Benutzer verändert werden:

Mittels Klick auf den Link "Display Name" gelangen Sie direkt zum entsprechenden Datensatz des Personals oder des/der Schülers / Schülerin.

1 Mail Alias

Der Mail Alias wird grundsätzlich automatisch gebildet:

Immer dann, wenn eine Namensänderung in den Stammdaten mit Connect durch den Befehl "Regenerate Names" abgeglichen wird und dadurch der "Principal Name" neu gebildet wird.

In diesem Fall rutscht die letzte verwendete E-Mail Adresse in den obersten Mail Alias. Somit bleibt die vorherige Adresse immer noch weiterhin gesperrt und kann keinem anderen Nutzer vergeben werden.

Connect bietet Platz für maximal 5 Alias. Sind alle 5 verwendet worden, wird durch das "Nachrutschen" immer der älteste freigegeben.

Die Alias 1-5 können mittels Doppelklick manuell überschrieben bzw. vorerfasst werden

2 Passwort zurücksetzen / neu generieren

Wird beim Feld "Passwort Reset" ein Häkchen gesetzt, wird bei der nächsten Synchronisation erneut das Passwort welches im Feld "Initial Password" vermerkt ist gesetzt. 

Falls Sie ein neues Initialpasswort setzen möchten können Sie dazu folgendes tun:

• für einen einzelnen Datensatz: Doppelklick auf das Feld "Initial Password"
• Für mehrere Datensätze: Funktion "Initialpasswort zurücksetzen" oder in einer geöffneten Gruppe auf den "PW" Button klicken

Achtung: Die Funktion "Initialpasswort zurücksetzen" berücksichtigt alle markierten Datensätze im Formular Connect. Prüfen Sie unbedingt ob Ihre Markierung korrekt gesetzt ist bevor Sie diese Funktion ausführen

Im darauffolgenden Fenster haben Sie folgende drei Möglichkeiten:

Passwortvorgaben	Generiert neue Initialpasswörter anhand der in den Einstellungen definierten Komplexitätsstufen
Abschluss	Trägt die neu generierten Initialpasswörter im AD ein
Drucken	erstellt eine Liste der geänderten Passwörter

Initialpasswörter werden nach vordefinierten (Grundeinstellungen) Komplexitäten gebildet. Auf Ihren Wunsch hin können diese Komplexitätsstufen pro Benutzertyp und Schulstufen angepasst werden. Es kann zudem vordefiniert werden ob ein Nutzer das Passwort selber ändern kann bzw. sogar ändern muss bei der Erstanmeldung. Zudem kann definiert werden ob Passwörter nach einer gewissen Zeit ihre Gültigkeit verlieren und neue gesetzt werden müssen.

Diese Komplexitätsstufen sind die folgenden:

Typ	Bezeichnung	Beispiel
Einfach	ein zweisilbiges Wort (z.B. Blume) mit zwei Ziffern getrennt	Blu38me
Einfach mit Sonderzeichen	wie oben, jedoch zusätzlich noch mit einem Sonderzeichen	Blu3+8me
Komplex	8 Zeichen lang, Gross- und Kleinbuchstaben sowie ein Sonderzeichen und eine Ziffer	Xr7%qToP

Falls Sie für eine ganze Klasse (über die Gruppen) die Initialpasswörter neu setzen werden dabei nur die SuS berücksichtigt. Die Passwörter für Personal jedoch nicht.  Diese müssen einzeln neu gesetzt werden in den entsprechenden Datensätzen. 

3 Regenerate Names

Diese Funktion muss nach einem Namenwechsel bei einem User ausgeführt werden, ansonsten bleibt der alte Name im AD / AAD bestehen. Wird hier ein Häkchen gesetzt, wird bei der nächsten Synchronisation der Principal Name neu aus den Stammdaten welche in Scolaris hinterlegt sind gebildet. 

Dabei rutscht die vormals verwendete E-mail Adresse in Alias 1 und allfällige bereits verwendete Alias eine Stufe weiter.

4 DN First Element

Der "Distinguished Name" (DN) definiert den vorderen Teil der E-mail Adresse / des Logins des Benutzers. Dieser muss eindeutig sein und es können nicht mehrere Benutzer den gleichen erhalten. Sollten Sie mehrere Schüler oder Personen mit dem gleichen  Namen im System haben, vergibt Scolaris Connect automatisch eine zusätzliche Zahl (ab 1 aufsteigend für jede Person) damit die Personen damit unterschieden werden können.

Das "DN First Element" kann mittels Doppelklick manuell überschrieben bzw. vorerfasst werden. "CN=" muss dabei immer am Anfang stehenbleiben. Scolaris Connect prüft gleichzeitig im Hintergrund ob bereits ein User über diesen Namen verfügt und liefert in diesem Fall eine Fehlermeldung. Die Funktion Regenerate Names wird einen manuellen DN First Elem immer überschreiben.

5a Eindeutiger Mandant

Jeder Benutzer muss einem eindeutigen Mandanten zugeordnet sein, ansonsten wird eine Warnung ausgegeben. Das Feld "Mandant Source" (kann nicht bearbeitet werden) zeigt, welchen Mandanten der Stammdatensatz in Scolaris freigegeben ist. Der eindeutige Mandant muss mit einem der Mandanten der Source übereinstimmen.

5b Status

Es gibt die folgenden Stati. Diese können (bis auf "zu löschen") manuell gesetzt werden:

Status	Bezeichnung
Aktiviert	der Benutzername ist aktiv, der Nutzer kann Office 365 nutzen
deaktiviert	der User ist vorübergehend deaktiviert, bis er wieder auf "aktiviert" gesetzt wird. Dieser Status kann dann verwendet werden, wenn das Login und die damit verbundenen Daten wie z.B. OneNote oder OneDrive bestehen bleiben sollen, der User jedoch vorübergehend keinen Zugang mehr haben soll (z.B. bei kritischem Verhalten, Gesprächen, Timeouts, Vikariat etc.)
zu löschen	dieser Status kann nicht manuell gesetzt werden sondern wird von einem Automatismus vergeben. Ist ein Austrittsdatum erreicht, wird dieser Status automatisch diesem Nutzer zugeteilt. Der Nutzer wird beim Erreichen der in den Einstellungen definierten Frist gelöscht (z.B. nach 30 Tagen). Nutzen kann er sein Login aber bereits ab Austrittsdatum nicht mehr (sobald der Status "zu löschen" gesetzt ist). Das definitive Löschdatum können Sie dem Feld "Delete" entnehmen.
immun	der Nutzer wird direkt bei der nächsten Synchronisation gelöscht (ohne Karenzzeit!). Wird nicht direkt eine Synchronisation forciert über die entsprechende Funktion geschieht dies bei der üblichen Synchronisation über Nacht.

Die Karenzzeit (in der Regel 30 Tage) besagt wie lange ein Benutzer, welcher als "zu löschen" deklariert wurde ohne Verlust reaktiviert werden könnte. Sie kann von CMI in den Einstellungen auf Ihren Wunsch hin angepasst werden.

Wird ein Benutzer endgültig gelöscht (nach Ablauf der Karenzzeit mit "zu löschen" oder mit dem Status "Immun") hat dieser KEINEN Zugang mehr und auch alle damit verbundenen Daten wie zum Beispiel die One Note Notizbücher oder Daten auf OneDrive werden GELÖSCHT!

Checkliste "zu löschen"

Wenn eine Schülerin oder ein Schüler den Status "zu löschen" trägt, diese:r jedoch "aktiv" sein sollte, überprüfen Sie bitte die folgenden Informationen in den Stammdaten:

• kein Austrittsdatum eingetragen
• einer aktuellen Klasse zugeteilt
• ist im aktuellen Schuljahr
• die Klasse des/der Schülers / Schülerin trägt eine Stufe
• die Klassenstufe entspricht einer in den Einstellungen von Connect aktiven Stufe. Beispiel: Bei der Einrichtung von Connect wurde definiert, dass erst ab Primarstufe Logins und Passwörter für User im Connect gebildet werden sollen. Die Kindergartenstufe wird daher nicht berücksichtigt.
• Der Datensatz der Schülerin oder des Schülers ist einem in den Konfigurationen vorgesehenen Mandanten zugeordnet. 

Formularfilter 

Um die Anzeige der User einzugrenzen, kann in Connect im Navigator ebenfalls der Filter verwendet werden.

Im Formularfilter können Sie so zum Beispiel nach dem Status der Benutzer filtern. Es gibt ebenfalls die Möglichkeit einzelne oder mehrere Benutzer unter User zu filtern, oder auch nach den Kriterien "Neu" (neu erstellte, noch nicht mit AD abgeglichen), User mit aktivem "Password reset" Häkchen, User mit aktivem "Has Changed" oder "Regenerate Name" Häkchen. Bei mehreren konfigurierten Mandanten kann hier auch nach Mandanten gefiltert werden.

Warnungen

Daten validieren

Anhand der Funktion "Daten validieren" (im Modul Schule, Funktionen) werden die im Connect Formular vorhandenen Datensätze auf Warnungen überprüft. Anschliessend werden diese als Nummern neben den Namen des Users angezeigt.

Arten von Warnungen und deren Lösung

Eine Warnung ist ein Hinweis auf mögliche Unstimmigkeiten in den Stammdaten von Scolaris Connect. Warnungen verhindern eine Synchronisation von Scolaris mit dem Active Directory, da diese Unstimmigkeiten zu Fehlern im Active Directory führen würden. Folgende Warnungen können erscheinen:

Nr.	Bedeutung	Beschreibung	Lösung
1	kein eindeutiger Mandant zugewiesen	Der eindeutige Mandant konnte nicht automatisch von Scolaris Connect vergeben werden. Da der Stammdatensatz der Person oder der Gruppe mehreren verschiedenen Mandanten zugeordnet ist.	Im Feld "Eindeutiger Mandant" muss der gültige Mandant ausgewählt werden (Hauptmandant)
2	eindeutiger Mandant ist nicht Teil von Mandant Source	Der Benutzer oder die Gruppe hat zwar einen Eintrag im Feld "Eindeutiger Mandant", dieser ist jedoch nicht Teil der im Feld "Mandant Source" aufgeführten Mandanten.	Im Feld "Eindeutiger Mandant" muss der gültige Mandant ausgewählt werden. Muss tatsächlich jedoch ein weiterer Mandant für Connect konfiguriert werden, wenden Sie sich bitte an CMI.
3	Eindeutiger Madnant ist nicht Teil der Mandanten in Connect	Der Benutzer oder die Gruppe ist einem Mandanten zugeordnert, welcher nicht für Connect vorgesehen wurde.	Im Feld  "Eindeutiger Mandant" muss der gültige Mandant ausgewählt werden. Muss tatsächlich ein weiterer Mandant für Connect konfiguriert werden, wenden Sie sich bitte an CMI.
4	DN First Elem ist nicht eindeutig	Der DN (Distinguished Name = eindeutiger Name) des Benutzers oder der Gruppe ist nicht einzigartig.	Warnung bei Benutzer-Datensätzen: Im Feld bei "Regenerate Names" muss ein Häkchen gesetzt werden, bei der nächsten Sync wird der DN korrigiert und eindeutig gesetzt. Bei Gruppen: Wenden Sie sich bitte an uns.
5	User Principal Name ist nicht vorhanden (nur Benutzer)	Der User Principal Name fehlt	bei "Regenerate Names" ein Häkchen setzen, bei der nächsten Sync wird der UPN korrigiert
6	Sam Account Name nicht vorhanden / nicht eindeutig (nur Benutzer)	der Sam Account Name ist nicht vorhanden oder nicht einzigartig	Regenerate Names aktivieren, bei der nächsten Sync wird der Sam Account Name korrigiert
7	Mail ist ungültig (nur Benutzer)	die Mailadresse, welche aus dem DN und UPN gebildet wird, ist nicht korrekt.	überprüfen Sie die Stammdaten auf Sonderzeichen in Vor- und Nachname oder unnötige Leerschläge. Sofern dort alles korrekt ist, bei Regenerate Name Häkchen setzen. bei der nächsten Sync wird der DN, der UPN und anschliessend daraus auch die Mailadresse korrigiert.
8	Kein eindeutiger Mandant ausgewählt	Diese Warnung könnte aufgrund einem fehlerhaften Parameter in der Grundkonfiguration zurückzuführen sein.	Kontaktieren Sie uns
9	Mail Alias ist ungültig (nur Benutzer)	eine oder mehrere Alias-Mailadressen sind falsch. Dieser Fehler taucht meist nach Behebung einer Warnung Typ 7 auf.	fehlerhafte(n) Mail Alias doppelklicken und manuell korrigieren bzw. löschen.

Bestehen Warnungen kann weder eine manuell angestossene Synchronisation noch die übliche über Nacht durchgeführt werden. Erst wenn alle Warnungen abgearbeitet wurden, wird die Synchronisation wieder durchgeführt.

Groups

Allgemeines

Jeder Benutzer in Scolaris Connect gehört einer oder mehreren Gruppen an. Gruppen werden automatisch jedem Benutzer anhand der Grundeinstellungen von Connect zugeteilt. Welchen Gruppen ein einzelner User zugehört, kann im Register "Membership" beim Benutzer überprüft werden.

Warnungen

Auch Gruppen können Warnungen haben, welche eine Synchronisation verhindern. Prüfen Sie die Gruppen auf Warnungen und arbeiten Sie diese ab, damit wieder eine Synchronisation durchgeführt werden kann.

Kriterien Bildung von Gruppen

Die Kriterien zur automatischen Bildung und Zuordnung von Gruppen geschieht anhand der Konfiguration in den Grundeinstellungen. Sollten Anpassungen diesbezüglich erwünscht sein, wenden Sie sich bitte an uns.

Folgende Möglichkeiten zur Gruppenzuordnung stehen für die Konfiguration in den Einstellungen zur Verfügung:

• Gesamtes Personal und alle Schüler pro Schulhaus
• Gesamtes Personal
• Personal pro Mandant
• Personal pro Mandant und Funktion
• Personal pro Schulhaus
• Personal pro Schulhaus und Stufe
• alle Schüler
• Schüler pro Mandant
• Schüler inkl. Lehrperson 1 pro Klasse
• Schüler pro Schulhaus
• Schüler pro Schulhaus und Stufe

Bei der Funktion (Personal) wird auf die Haupt- und Nebenfunktion geachtet. Sollte dies bei einer Person nicht ausreichen, können weitere Funktionen noch im entsprechenden Unterformular des Personaldatensatzes namens "Weitere Funktionen" erfasst werden. 

Aus Lizengründen, kann falls gewünscht zudem in den Grundeinstellungen definiert werden falls nicht alle Personalfunktionen berücksichtigt werden sollen sondern nur gewisse. Dann kann bei jeder auswählbaren Funktion in der entsprechenden Referenztabelle hinterlegt werden, ob diese für die Bildung in Connect berücksichtigt werden soll oder nicht. Kontaktieren Sie uns wenn Sie diesbezüglich weitere Informationen benötigen.

User manuell hinzufügen

Falls Sie einen User manuell Connect hinzufügen möchten, ohne dazu einen Schüler- oder Personaldatensatz anzulegen, ist dies über die "manuellen User" möglich. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Öffnen Sie das Userformular Connect
• Klicken Sie im Menüband "Formular" auf "Neu"
• erfassen Sie im Erfassungsassistenten den Vor- und Nachnamen dieses Users
• doppelklick auf die Neu Zeile

Danach sind noch folgende Schritte nötig:

• Setzen Sie ein Initial-Passwort mittels Doppelklick in das entsprechende Feld
• tragen Sie die Informationen eindeutiger Mandant ein
• wählen Sie den Status "aktiviert"
• auch manuelle User können Warnungen verursachen. Prüfen Sie ob es Warnungen gibt und bearbeiten Sie diese
• Fügen Sie den manuellen User den nötigen Gruppen zu (im Register Membership)
• Setzen Sie das Häkchen bei Regenerate Names

manuelle User sind die einzigen, welche nicht automatisch den entsprechenden Gruppen zugeordnet werden können. Dies müssen Sie manuell vornehmen. Der manuell erstellte User kann einer oder mehreren Gruppen zugeordnet werden. Sobald eine Zeile mit einer Gruppenzugehörigkeit erstellt wurde erscheint eine zusätzliche Leerzeile wo eine weitere Zugehörigkeit definiert werden könnte.

Druckberichte

Es stehen Ihnen auch in Scolaris Connect diverse vorgefertigte Druckberichte zur Verfügung. Um zu den Druckberichten zu gelangen, klicken Sie auf den Druckerbutton im Menüband "Formular" (bei geöffnetem Connect Formular).

Folgende Druckberichte stehen Ihnen zur Verfügung:

im Bereich User	Userkarte	der Druckbericht "Userkarte" bildet pro User 1 A4 Seite mit dem Login und Passwort des Users. Dies ist dazu gedacht, dass dieses Schreiben direkt an die einzelnen User abgegeben werden kann.
im Bereich Groups	Klassenliste drucken	Die Klassenliste bildet die Logins und Initialpasswörter aller SuS einer Klasse ab. Die Lehrperson welche dieser Klasse gehört wird zwar zuoberst angezeigt, jedoch immer OHNE das entsprechende Passwort.
im Bereich Groups	Etiketten drucken	Pro SuS wird eine Etikette gedruckt mit Login und Initialpasswort. Diese kann dann zum Beispiel in das Aufgabenbüchlein geklebt werden.

Überlegen Sie sich immer gut, mit wem Sie die Logininformationen teilen, insbesondere dann, wenn die Schüler kein eigenes Passwort setzen können!